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La « Gestion des temps et des activités », appelée également « GTA » (à ne pas confondre avec le jeu vidéo) est une fonctionnalité du SIRH dédiée au suivi des temps de travail, des présences, des absences et des activités des collaborateurs. Les besoins et les objectifs en termes de gestion des temps et des activités sont différents selon la taille et l’activité de l’entreprise.

Les PME recherchent avant tout un logiciel simple et économique quand les grandes entreprises ou établissements publics recherchent un logiciel sur-mesure adapté à leur processus. C’est pour cela qu’Asys déploie deux logiciels de gestion des temps : Chronos et So’Horsys, qui s’adaptent aux différents besoins des organisations.

Pour une définition complète de la gestion des temps et des activités, retrouvez notre article dédié au sujet de la GTA.

La GTA est un élément incontournable des politiques RH des organisations publiques comme privées, quelque soit le secteur d’activité ou l’effectif.

Les collaborateurs utilisent les solutions de gestion des temps au travers d’un portail RH appelé : “self-service”. Disponible sur un PC ou sur mobile, le self-service permet de faire des demandes de congés, de suivre ses compteurs personnels, de consulter son planning, de modifier les informations de son dossier salarié, etc.

Les managers d’équipe utilisent au quotidien les logiciels de gestion des temps pour suivre les temps de travail de leur équipe, les présences, les absences, les activités réalisées, les pointages réalisés, etc.

La direction des ressources humaines utilise les logiciels de gestion des temps pour réaliser un suivi global des temps de travail, calculer les droits de chaque salarié et réaliser la paie en fin de mois.

Un logiciel de gestion des temps permet d’améliorer la productivité de l’entreprise grâce à l’optimisation de la planification ou l’amélioration du suivi. Il automatise une partie des tâches administratives liées au suivi des présences, des absences, des temps travaillés, telles que :

• Le suivi des temps de travail, des heures supplémentaires, des heures de délégation

• La gestion des temps de présence et des pauses

• La gestion des absences : congés, RTT, récupération, congés spéciaux

• Le suivi analytique des activités et heures passées par tâche

• Le calcul des compteurs individuels pour chaque salarié

• Le pointage par badgeuse traditionnelle ou virtuelle sur smartphone et PC

• Etc.

Les logiciels de gestion des temps proposés par Asys sont personnalisables selon la réglementation et les accords en vigueur dans l’entreprise. Les informations liées aux temps de travail sont mises à jour en temps réel et consultables par les managers et les salariés.

Pour réussir votre projet de déploiement du logiciel, il est essentiel d'établir au préalable un cahier des charges recensant vos besoins fonctionnels et les spécificités RH de votre organisation.

Selon ces critères, le niveau de personnalisation de l'outil, la puissance de calcul, l'expertise de l'équipe projet sont autant de critères à étudier pour vous guider dans le choix de votre outil de gestion des temps et activités.

Chez Asys, nous développons deux logiciels répondant à des besoins et objectifs différents, ainsi que de nombreuses fonctionnalités afin de garantir l’aboutissement de vos projets GTA.

Chronos répond aux contraintes spécifiques des grandes organisations, privées ou publiques.

So’Horsys est la solution de gestion des temps clé en main pour répondre aux attentes des PME aux besoins complexes.

Le logiciel de GTA assure l’entreprise de respecter les obligations légales. L’automatisation et le calcul précis de nos outils garantissent la conformité aux cadres législatifs et conventionnels via des compteurs de contrôle (annuels, mensuels, périodiques) et alertent dès qu’une situation n’est pas conforme.

Avec l’essor du télétravail, nos solutions vous permettent de mettre en place des outils assurant le respect des exigences réglementaires.

Retrouvez notre article dédié à la réforme du télétravail et des nouvelles obligations.

La GTA permet de dématérialiser les processus RH et de permettre aux collaborateurs de se recentrer sur leur métier, sur des tâches à haute valeur ajoutée. Le calcul du droit se faire automatiquement, en prenant en compte les situations particulières. Les salariés peuvent faire la demande de congés eux-mêmes, avec une validation du manager. Aussi le portail collaborateur permet d’accéder à différents services : télétravail, astreintes, tickets restaurant, avec un processus de validation à plusieurs niveaux.

Notre solution de gestion des temps est conçue pour s’intégrer avec une variété de logiciels de paie, de gestion de l’intérim, d’ERP et services de messageries. Elle est compatible avec les principales solutions de paie, y compris Sage, Cegid, CPage, Ciril, Meta 4, Nibelis, Payfit, Silae ou ADP. De plus, elle prend également en charge les interfaces pour les services d’intérim comme Pilott ou Pixid.

Pour être efficace et fonctionner correctement, un logiciel de gestion des temps de travail doit être personnalisé selon vos accords d’entreprise et conventions collectives en vigueur.

Nous vous proposons alors des démos personnalisées plutôt qu’une version d’essai standard.

Pour découvrir tout le potentiel de notre solution, prenez contact avec nous dès aujourd’hui ici.

Asys édite deux solutions pour deux types d’entreprises :

• Chronos s’adresse aux grandes organisations publiques et/ou privées.

• So’Horsys s’adresse aux plus petites structures : PME, ETI et collectivités.

Nos deux solutions RH permettent de concilier ergonomie, puissance de calcul, aide aux prises de décisions et capacité de paramétrage quelque soit la taille de l'entreprise.

Oui, notre logiciel de gestion des temps permet l’annualisation et la modulation des temps de travail. Les compteurs des temps de travail sont accessibles aux managers, aux RH ainsi qu’aux collaborateurs, permettant une transparence totale. Les heures supplémentaires sont lissées sur l’année, offrant une gestion optimisée de la saisonnalité. Notre solution facilite la gestion des variations de charge de travail tout en assurant la conformité réglementaire.

Pour en savoir plus, consultez notre e-book dédié à l’annualisation des temps de travail.

Oui, notre logiciel de gestion des temps permet l’annualisation et la modulation des temps de travail. Les compteurs des temps de travail sont accessibles aux managers, aux RH ainsi qu’aux collaborateurs, permettant une transparence totale. Les heures supplémentaires sont lissées sur l’année, offrant une gestion optimisée de la saisonnalité. Notre solution facilite la gestion des variations de charge de travail tout en assurant la conformité réglementaire.

Pour en savoir plus, consultez notre e-book dédié à l’annualisation des temps de travail.

Oui, nos logiciels de GTA Chronos et So'Horsys sont flexibles et permettent de traiter les congés les plus classiques (congés payés, RTT, congés pour évènements familiaux, congés par anticipation, etc). Nous pouvons aussi traiter les congés spécifiques à votre établissement, selon les conventions collectives par paramétrage personnalisé.

Oui, vous pouvez utiliser nos solutions pour gérer uniquement les absences, en choisissant le module “congés”. Mais la gestion des congés est une composante essentielle de la gestion des temps et des activités. Vous accéderez donc à d’autres fonctionnalités de gestion des temps et de reporting des collaborateurs disponibles au sein de nos logiciels GTA.

Oui, les logiciels de GTA Chronos et So’Horsys sont utilisables sur smartphone, sans besoin de télécharger d’application. Cela permet une utilisation mobile au même niveau de mise à jour que la version PC. Votre gestionnaire RH vous donnera la procédure pour vous connecter à votre portail RH depuis votre smartphone ou PC.

Oui, le suivi des activités est directement lié à l’occupation de vos équipes. Vous pouvez donc mettre en place un suivi d’activités sur plusieurs niveaux et personnaliser les libellés. Ainsi, le suivi d’activités reflète fidèlement votre organisation, permettant à vos salariés de s’y retrouver facilement. Cela permet également au contrôleur de gestion et équipes RH d'être informés de l’occupation des équipes.

Cette personnalisation est indispensable dans les secteurs aux organisations complexes comme l’industrie notamment.

Un logiciel de gestion des temps de travail vous aide à connaître les présences et les absences. Le suivi d’activités va plus loin pour connaître de manière fine l’activité des équipes sur un projet, sur une activité de production, etc. Il aide les équipes RH et DAF à disposer d’informations fiables pour anticiper les dérives et avoir une vision juste des coûts.

Tous les secteurs sont concernés par la déclaration du temps passé par activité. Nos solutions de GTA vous permettent de piloter l’activité de vos collaborateur. Cette information est essentielle pour les équipes RH ainsi que pour le contrôle de gestion.

Le suivi des activités est un enjeu important surtout pour les secteurs à grande diversité d’activité comme l’industrie ou les services. Cela permet de maintenir une vue d’ensemble des activités.

Mettre en place une badgeuse pour vos collaborateurs ou vos agents nécessite de préparer en amont votre projet. Nous vous recommandons de suivre plusieurs étapes indispensables à la réussite de votre projet.

Commencez par lister dans un document toutes vos questions liées à la mise en place de la badgeuse. Cela peut-être un cahier des charges ou un document plus succinct. Vous trouverez un exemple de cahier des charges en cliquant ici.

Ensuite, définissez des règles de gestion pour les badgeages : processus de correction des pointages, gestion du débit/crédit, gestion des heures supplémentaires, etc.

N'oubliez pas de respecter la RGPD dans votre politique de collecte des données personnelles des salariés ou des agents.
Vous devrez également informer les représentants du personnel et communiquez à l'ensemble des employés sur la mise en place des badgeuses.

Retrouvez tous nos conseils sur la mise en place d'une badgeuse / pointeuse dans cet article.

La collecte des données de temps de travail peut provenir de différentes sources : déclaration du salarié, du manager, pré-remplissage avec des horaires de travail théoriques ou encore depuis la badgeuse.

Quatre critères principaux peuvent vous aider à choisir le type de badgeuse : l'environnement de la pointeuse (froid, poussière…), le profil des utilisateurs, l'emplacement des badgeuses ou encore les fonctionnalités disponibles depuis la badgeuse.

Retrouvez notre article complet avec nos conseils pour bien choisir votre badgeuse.

Non, nos badgeuses ne permettent pas de prendre une photo ou une empreinte digitale lors du pointage.

La CNIL rappelle le principe de minimisation. Cela signifie que les données à caractère personnel recueillies doivent l'être de manière adéquate, pertinente et limité à ce qui est nécessaire selon les finalités de traitement.

Nous proposons des systèmes de badgeage et d’accès simples, principalement destinés à recueillir les temps de travail de manière fiable. La prise de photo ou d’empreinte n’entre donc pas dans le champ de nos solutions.

Oui, vous pouvez choisir de louer vos badgeuses plutôt que de les acheter. L'installation, l'assistance et la maintenance sont assurées par les équipes Asys. Vous disposez d'un seul et unique interlocuteur pour votre solution de gestion des temps et votre matériel de pointage.

Intégrée à votre abonnement mensuel SaaS, la mise à disposition de badgeuses en location ne nécessite ni investissement ni immobilisation.

Seules les badgeuses Pyrescom peuvent être utilisées, et cela afin de vous garantir un renvoi d’information en temps réel. En revanche, sous couvert de tests concluants, vous pouvez utiliser vos badges sur nos badgeuses.

La gestion des plannings en entreprise d’un point de vue RH consiste à organiser au mieux les ressources humaines et les ressources matérielles. Une bonne gestion de la planification a pour objectif de fiabiliser l’organisation des équipes et d’accroître le suivi de la performance.

Les plannings RH proposent de nombreuses fonctionnalités adaptées au secteur d’activité, à la taille et donc aux besoins des entreprises.
En fonction des besoins de l’entreprise ou du rôle du collaborateur au sein de la société, différents types de plannings peuvent être utilisés : plannings collectifs ou individuels, les plannings mensuels, les plannings journaliers, les plannings horaires ou encore les plannings par postes.

Un logiciel de gestion des plannings offre de nombreux avantages pour tous les utilisateurs :

• Abandon des fichiers Excel ou planning sur papier : les services RH et responsables peuvent abandonner les méthodes traditionnelles au profit de solutions plus efficaces.

• Partage de l’information : l’information est mieux partagée entre tous les services, facilitant la collaboration et la communication.

• Mise à jour en temps réel : permettant aux managers et salariés d’avoir les informations les plus récentes.

• Accessibilité : les logiciels sont accessibles sur PC, smartphone ou tablette.

• Simplicité d’utilisation : les logiciels de plannings en mode Saas sont simples à utiliser.

• Fonctionnalités variées : diverses fonctionnalités existent pour gérer des plannings simples ou optimisés, répondant aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Les grands groupes internationaux, les grandes entreprises, les PME ou encore les centres hospitaliers n’ont pas les mêmes besoins. Cela dépend du nombre d’employés, de l’organisation mise en place ou encore de la complexité réglementaire.

Dans les secteurs où l’activité est saisonnière, avec de fortes variations d’une période à l’autre, la gestion des plannings est au cœur des préoccupations des DRH et des managers. C’est le cas notamment pour l’hôtellerie restauration ou les loisirs.

Les grandes entreprises recherchent généralement des solutions collaboratives, sécurisées et avec de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter à leur gestion RH. En revanche, les petites et moyennes entreprises recherchent un logiciel simple à utiliser et facile à mettre en place pour rester très attentifs aux coûts du logiciel.

Les centres hospitaliers ont la particularité de gérer différemment les plannings de deux types de collaborateurs : le personnel médical et non médical. Cela demande une gestion des plannings et des fonctionnalités très particulière, qu’assure notre logiciel Chronos.

La gestion automatisée des plannings entre dans le champ de la planification optimisée. Elle permet de réaliser des plannings au plus près des besoins des entreprises ou des organisations. Différents niveaux de planification existent :

• Le premier niveau de planification se limite à la planification horaire.

• Le second niveau concerne la planification sous contraintes, qui prend en compte de nombreux facteurs (légal, social, compétences des salariés…) et des objectifs (commerciaux, financiers…)

• Le dernier niveau correspond à la planification optimisée, autrement dit la planification sous contraintes automatique, qui assure le respect du droit du travail tout en générant les plannings les plus efficaces pour l’entreprise et le salarié.

Retrouvez les 8 enjeux de la planification automatisée du personnel dans notre article dédié.

Pour choisir son logiciel de planning, commencez par définir précisément vos besoins : nombre d’utilisateurs, fonctionnalités indispensables (affichage des plannings, notifications, gestion des absences) et intégration avec vos outils existants.

Pensez également à la capacité du logiciel à évoluer avec la croissance de votre entreprise. Assurez-vous qu'il s'intègre harmonieusement à vos processus internes pour faciliter son adoption par vos équipes. En optant pour une solution sécurisée et fiable, vous garantissez une gestion efficace de vos plannings, tout en optimisant l’organisation quotidienne de vos collaborateurs.

Le premier objectif d’un planning est de mettre en adéquation les ressources de l’entreprise avec ses objectifs de production, qu’il s’agisse de produire des biens (industrie, agroalimentaire, manufacturing, etc) ou des services (services aux entreprises, aux particuliers, éducation, santé, administration, etc). Un planning permet d’organiser le nombre de ressources et leur profil (compétence notamment).

La gestion des plannings est complémentaire à la gestion des temps qui permet d’assurer le contrôle des temps de travail. La gestion des temps vise à assurer le respect des dispositions légales en matière de temps de travail, de repos, d’emploi, de congés, etc.

La gestion des plannings s’attache davantage à connaître les activités du salarié durant son temps de travail et à éviter les situations de sureffectif ou sous-effectif.

Un bon planning répond à trois critères :

• Avoir la bonne personne : disposer de ressources qualifiées pour le poste à occuper.

• Au bon endroit : assurer que la personne est planifiée là où on a besoin d’elle (service, chaîne de production, magasin, lieu d’intervention).

• Au bon moment : avoir le bon nombre de ressources lorsque l’entreprise en a besoin pour éviter les situations de sur ou sous-effectif.

La planification est réalisée par les services RH ou par les managers suivant l’organisation de l’entreprise. La gestion des plannings peut-être complexe et chronophage. Pour gagner du temps et être plus fiable, les logiciels de gestion RH proposent de nombreuses fonctionnalités de gestion des plannings.

Les logiciels de gestion de plannings permettent de travailler sur des plannings selon différentes périodes : plannings passés ou plannings prévisionnels. Différents types de plannings existent :

• Planning journalier : zoom sur une journée pour une vision précise des heures de présence, des pointages, des activités et des affectations analytique horaires.

• Planning hebdomadaire : affichage d’une semaine complète avec différents types d’informations RH.

• Planning mensuel : vision plus large affichant un mois de travail.

• Planning annuel : vision d’ensemble des temps de travail et des activités sur une année.

Chaque type de planning peut être collectif (plusieurs salariés) ou individuel (un seul salarié). Les logiciels de GTA d’Asys permettent de personnaliser ces périodes pour répondre aux différentes organisations de l’entreprise.

La principale différence entre les logiciels de planification manuelle et les logiciels de planification sous contraintes concerne l'automatisation. 

Avec un logiciel de planning classique, l'utilisateur doit renseigner lui-même les horaires, les activités, les temps de présence de ses collaborateurs. 

Le logiciel de planification automatique propose un planning prérempli avec les horaires et les affectations au poste. La proposition répond aux contraintes RH et aux souhaits plus personnels des salariés. Le gestionnaire peut ensuite ajuster à la main la proposition et relancer le moteur de calcul pour aboutir un planning sur-mesure. 

Retrouvez les 8 enjeux de la planification automatisée du personnel dans notre article dédié.

Toutes les organisations peuvent utiliser une solution de planification automatique sous contraintes. 

Certains secteurs soumis à des contraintes fortes de saisonnalité, de pic de fréquentation ou d'optimisation des ressources sont particulièrement intéressés par les logiciels de planification automatique. 

Par exemple, nos clients dans le retail ou la restauration utilisent nos solutions. Leur particularité ? Ils ont des horaires d'ouverture larges, avec des postes nécessitant des compétences particulières et une législation du travail complexe. 

Il n’existe pas de nombre minimum de collaborateurs pour adopter un logiciel de planification sous contrainte. Cependant plusieurs facteurs peuvent influencer ce choix : la complexité des tâches, les contraintes à gérer et l’efficacité recherchée.

Comme tout projet SIRH, il est indispensable de clarifier votre besoin et vos attentes dans un cahier des charges. 

Découvrez nos modèles gratuits de cahier des charges afin de bien définir votre besoin et votre projet.

Les logiciels ne ciblent pas le même public. Un logiciel RH pour le Personnel Médical aide la DAM à gérer les temps de travail des praticiens (médecins et internes). Alors qu’un logiciel RH pour le Personnel Non Médical aide la DRH à gérer les temps de travail du personnel soignant, administratif et techniques.

Certaines fonctionnalités sont communes telle que la gestion des absences. Aussi tous les utilisateurs ont accès au portail et peuvent visualiser leurs compteurs.

Mais la plupart des fonctionnalités et des modules proposés par le logiciel de GTT sont différentes. Pour le personnel médical, on retrouve le suivi de l’OS (Obligation de Service) la gestion des TTA, les récupérations, les tableaux de service, les tableaux de gardes et astreintes, et le portail praticien.

Pour le personnel non médical, les DRH suivent l’OAT (Obligation Annuelle de Travail), les plannings collectifs, les horaires (de jour/ de nuit), les temps de repos (fixes ou variables), les badgeages, les remplacements. Les agents peuvent avoir accès à leur propre portail pour accéder à leur compteurs et suivre leurs activités via le portail agent.

Le logiciel Chronos permet de centraliser la gestion des temps de travail de votre personnel médical (praticiens et internes).

Le suivi des temps de travail des internes est géré et fiabilisé par Chronos grâce à la création et la traçabilité des plannings, la mise en place d'alertes pour informer les cadres de santé de tout événement lié aux plannings, la digitalisation des processus de déclaration des temps de travail, la gestion des absences, le suivi de l'OAT, etc.

Pour en savoir plus, découvrez notre article dédié : Comment gérer les temps de travail des internes avec le logiciel Chronos ?

Opter pour un logiciel spécialisé et dédié au Personnel Médical vous permet de :

• Consolider vos données RH (compteurs, absences, activités…) liées à la gestion des temps de travail des praticiens et des internes dans un seul et même outil.

• Utiliser un logiciel accessible à tous (DAM, chef de service, praticien, interne…), et simple d’utilisation.

Chronos, développé par des consultants experts du secteur de la santé vous assure une adaptation totale aux besoins spécifiques du domaine médical.

Oui Chronos est effectivement interopérable avec divers outils SI. Il prend en charge différents types de systèmes de paie (Sage, Silae, Cegid, Ciril, Meta 4…). Il s’intègre avec des outils de gestion du Personnel Non Médical comme Hublo ainsi que des outils de gestion de l’intérim tel que Pixid. De plus, nous sommes dotés d’un catalogue d’API permettant de communiquer avec d’autres produits et services.

Oui, notre logiciel de gestion RH est une solution SaaS RH. C'est à dire que vous utilisez le SIRH en ligne sans vous préoccuper de l'hébergement, de la sécurité ou de la disponibilité.

Votre solution RH en ligne est accessible depuis un PC, un smartphone ou une tablette. Les données sont mises à jour et sauvegardées automatiquement. 

Côté budget, pas de surprise. Tout est compris dans l'abonnement mensuel à votre logiciel RH en ligne : l'hébergement, les mises à jour, l'accès au support. 

Afin d’en savoir plus sur les avantages de passer à une solution RH en mode SaaS, retrouvez notre article dédié.

Non, nos solutions couvrent uniquement la gestion des temps de travail, la gestion des plannings, la gestion RH hors paie.

Un logiciel de paie permet d’établir et d’éditer les bulletins de paie et de réaliser les déclarations sociales obligatoires comme la DSN, la DADS, etc.

Nos solutions de GTA permettent de préparer les données nécessaires à l’établissement des fiches de paie : heures supplémentaires, jours de congés, primes liées à certains postes ou horaires, etc.

Nos logiciels de GTA s’interfacent avec la plupart des logiciels de paie du marché pour un processus RH fluide, sans ressaisies et sécurisé : Silae, Cegid, ADP, Sage, Nibelis, Talentia, Cegedim , NovRH.

En fonction des modules de GTA dont vous disposez, vos collaborateurs deviendront autonomes pour initier les demandes suivantes :

• Demandes d’ajout de pointage

• Demandes de modification d’informations personnelles

• Demandes de congés

• Possibilité de choisir le type d’absences lors de la demande

• Déclaration des activités et des temps passés

• Demandes de changement d’horaire sur une journée ou sur un cycle de travail

• Pointage virtuel lors d’un changement d’activité

• Etc.

Dans nos logiciels de GTA, le manager choisit les informations ou alertes qu'il souhaite recevoir. Cela inclut par exemple :

• Demandes de congés à valider

• Pointages à corriger

• Alerte sur un compteur d’annualisation en dépassement 

• Absences en attente de validation

• Alerte d'absentéisme

• Compteurs de droit ayant atteint une limite définie

Oui, un module GED existe, accessible 24h/24, 7j/7. Il regroupe tous les documents du collaborateur, et est accessible depuis son espace personnel. Un accès restreint peut être offert aux managers pour qu’ils retrouvent facilement des informations sur le collaborateur.

Pour en savoir plus : notre module de GED.

Toutes nos équipes sont basées en France. Elles sont réparties sur 2 agences : Lyon et Nantes.

Nous avons des consultants présents dans différentes régions afin de garantir une proximité avec nos clients. Nous proposons également nos services à distance.

Découvrez toutes nos informations clés sur la page “Découvrir Asys”.

Oui ! Nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents.

Vous pouvez consulter nos offres d’emplois, et découvrir notre culture d’entreprise sur la page “On recrute !”.

Nos solutions de gestion des temps sont hébergées chez notre partenaire Oracle. Hébergeur certifié, il dispose des meilleures technologies pour garantir la sécurité de vos données.

Découvrez notre article “Pourquoi un logiciel SaaS protège vos données RH?” pour plus d’informations.

Nos solutions de GTA répondent aux attentes du RGPD. Asys assure la sécurité des données personnelles, et garantit aux utilisateurs un droit d’accès, de suppression et de rectification de leurs données personnelles.

Pour mieux comprendre le RGPD, retrouvez notre article “RGPD : Quel impact sur les données personnelles traitées par les RH ?”