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La « Gestion des temps et des activités », appelée également « GTA » (à ne pas confondre avec le jeu vidéo) est une fonctionnalité du SIRH dédiée au suivi des temps de travail, des présences, des absences et des activités des collaborateurs. Les besoins et les objectifs en termes de gestion des temps et des activités sont différents selon la taille et l’activité de l’entreprise.

Les PME recherchent avant tout un logiciel simple et économique quand les grandes entreprises ou établissements publics recherchent un logiciel sur-mesure adapté à leur processus. C’est pour cela qu’Asys déploie deux logiciels de gestion des temps : Chronos et So’Horsys, qui s’adaptent aux différents besoins des organisations.

Pour une définition complète de la gestion des temps et des activités, retrouvez notre article dédié au sujet de la GTA.

La GTA est un élément incontournable des politiques RH des organisations publiques comme privées, quelque soit le secteur d’activité ou l’effectif.

Les collaborateurs utilisent les solutions de gestion des temps au travers d’un portail RH appelé : “self-service”. Disponible sur un PC ou sur mobile, le self-service permet de faire des demandes de congés, de suivre ses compteurs personnels, de consulter son planning, de modifier les informations de son dossier salarié, etc.

Les managers d’équipe utilisent au quotidien les logiciels de gestion des temps pour suivre les temps de travail de leur équipe, les présences, les absences, les activités réalisées, les pointages réalisés, etc.

La direction des ressources humaines utilise les logiciels de gestion des temps pour réaliser un suivi global des temps de travail, calculer les droits de chaque salarié et réaliser la paie en fin de mois.

Un logiciel de gestion des temps permet d’améliorer la productivité de l’entreprise grâce à l’optimisation de la planification ou l’amélioration du suivi. Il automatise une partie des tâches administratives liées au suivi des présences, des absences, des temps travaillés, telles que :

• Le suivi des temps de travail, des heures supplémentaires, des heures de délégation

• La gestion des temps de présence et des pauses

• La gestion des absences : congés, RTT, récupération, congés spéciaux

• Le suivi analytique des activités et heures passées par tâche

• Le calcul des compteurs individuels pour chaque salarié

• Le pointage par badgeuse traditionnelle ou virtuelle sur smartphone et PC

• Etc.

Les logiciels de gestion des temps proposés par Asys sont personnalisables selon la réglementation et les accords en vigueur dans l’entreprise. Les informations liées aux temps de travail sont mises à jour en temps réel et consultables par les managers et les salariés.

Pour réussir votre projet de déploiement du logiciel, il est essentiel d'établir au préalable un cahier des charges recensant vos besoins fonctionnels et les spécificités RH de votre organisation.

Selon ces critères, le niveau de personnalisation de l'outil, la puissance de calcul, l'expertise de l'équipe projet sont autant de critères à étudier pour vous guider dans le choix de votre outil de gestion des temps et activités.

Chez Asys, nous développons trois logiciels répondant à des besoins et objectifs différents, ainsi que de nombreuses fonctionnalités afin de garantir l’aboutissement de vos projets SIRH.

Chronos répond aux contraintes spécifiques des grandes organisations, privées ou publiques.

So’Horsys est la solution de gestion des temps clé en main pour répondre aux attentes des PME aux besoins complexes.

Le logiciel de GTA assure l’entreprise de respecter les obligations légales. L’automatisation et le calcul précis de nos outils garantissent la conformité aux cadres législatifs et conventionnels via des compteurs de contrôle (annuels, mensuels, périodiques) et alertent dès qu’une situation n’est pas conforme.

Avec l’essor du télétravail, nos solutions vous permettent de mettre en place des outils assurant le respect des exigences réglementaires.

Retrouvez notre article dédié à la réforme du télétravail et des nouvelles obligations.

La GTA permet de dématérialiser les processus RH et de permettre aux collaborateurs de se recentrer sur leur métier, sur des tâches à haute valeur ajoutée. Le calcul du droit se faire automatiquement, en prenant en compte les situations particulières. Les salariés peuvent faire la demande de congés eux-mêmes, avec une validation du manager. Aussi le portail collaborateur permet d’accéder à différents services : télétravail, astreintes, tickets restaurant, avec un processus de validation à plusieurs niveaux.

Notre solution de gestion des temps est conçue pour s’intégrer avec une variété de logiciels de paie, de gestion de l’intérim, d’ERP et services de messageries. Elle est compatible avec les 30 principales solutions de paie, y compris Sage, Cegid, CPage, Ciril, Meta 4, Nibelis, Payfit, Silae ou ADP. De plus, elle prend également en charge les interfaces pour les services d’intérim comme Pilott ou Pixid.

Pour être efficace et fonctionner correctement, un logiciel de gestion des temps de travail doit être personnalisé selon vos accords d’entreprise et conventions collectives en vigueur.

Nous vous proposons alors des démos personnalisées plutôt qu’une version d’essai standard.

Pour découvrir tout le potentiel de notre solution, prenez contact avec nous dès aujourd’hui ici.

Asys édite deux solutions pour deux types d’entreprises :

• Chronos s’adresse aux grandes organisations publiques et/ou privées.

• So’Horsys s’adresse aux plus petites structures : PME, ETI et collectivités.

Nos deux solutions RH permettent de concilier ergonomie, puissance de calcul, aide aux prises de décisions et capacité de paramétrage quelque soit la taille de l'entreprise.

Oui, notre logiciel de gestion des temps permet l’annualisation et la modulation des temps de travail. Les compteurs des temps de travail sont accessibles aux managers, aux RH ainsi qu’aux collaborateurs, permettant une transparence totale. Les heures supplémentaires sont lissées sur l’année, offrant une gestion optimisée de la saisonnalité. Notre solution facilite la gestion des variations de charge de travail tout en assurant la conformité réglementaire.

Pour en savoir plus, consultez notre e-book dédié à l’annualisation des temps de travail.

Oui, notre logiciel de gestion des temps permet l’annualisation et la modulation des temps de travail. Les compteurs des temps de travail sont accessibles aux managers, aux RH ainsi qu’aux collaborateurs, permettant une transparence totale. Les heures supplémentaires sont lissées sur l’année, offrant une gestion optimisée de la saisonnalité. Notre solution facilite la gestion des variations de charge de travail tout en assurant la conformité réglementaire.

Pour en savoir plus, consultez notre e-book dédié à l’annualisation des temps de travail.

Oui, nos logiciels RH Chronos et So'Horsys sont flexibles et permettent de traiter les congés les plus classiques (congés payés, RTT, congés pour évènements familiaux, congés par anticipation, etc). Nous pouvons aussi traiter les congés spécifiques à votre établissement, selon les conventions collectives par paramétrage personnalisé.

Oui, vous pouvez utiliser nos solutions pour gérer uniquement les absences, en choisissant le module “congés”. Mais la gestion des congés est une composante essentielle de la gestion des temps et des activités. Vous accéderez donc à d’autres fonctionnalités de gestion des temps, de reporting et de gestion administrative des collaborateurs disponibles au sein de nos logiciels SIRH.

Oui, les logiciels RH Chronos et So’Horsys sont utilisables sur smartphone, sans besoin de télécharger d’application. Cela permet une utilisation mobile au même niveau de mise à jour que la version PC. Votre gestionnaire RH vous donnera la procédure pour vous connecter à votre portail RH depuis votre smartphone ou PC.

Oui, le suivi des activités est directement lié à l’occupation de vos équipes. Vous pouvez donc mettre en place un suivi d’activités sur plusieurs niveaux et personnaliser les libellés. Ainsi, le suivi d’activités reflète fidèlement votre organisation, permettant à vos salariés de s’y retrouver facilement. Cela permet également au contrôleur de gestion et équipes RH d'être informés de l’occupation des équipes.

Cette personnalisation est indispensable dans les secteurs aux organisations complexes comme l’industrie notamment.

Un logiciel de gestion des temps de travail vous aide à connaître les présences et les absences. Le suivi d’activités va plus loin pour connaître de manière fine l’activité des équipes sur un projet, sur une activité de production, etc. Il aide les équipes RH et DAF à disposer d’informations fiables pour anticiper les dérives et avoir une vision juste des coûts.

Tous les secteurs sont concernés par la déclaration du temps passé par activité. Nos solutions RH vous permettent de piloter l’activité de vos collaborateur. Cette information est essentielle pour les équipes RH ainsi que pour le contrôle de gestion.

Le suivi des activités est un enjeu important surtout pour les secteurs à grande diversité d’activité comme l’industrie ou les services. Cela permet de maintenir une vue d’ensemble des activités.

Mettre en place une badgeuse pour vos collaborateurs ou vos agents nécessite de préparer en amont votre projet. Nous vous recommandons de suivre plusieurs étapes indispensables à la réussite de votre projet.

Commencez par lister dans un document toutes vos questions liées à la mise en place de la badgeuse. Cela peut-être un cahier des charges ou un document plus succinct. Vous trouverez un exemple de cahier des charges en cliquant ici.

Ensuite, définissez des règles de gestion pour les badgeages : processus de correction des pointages, gestion du débit/crédit, gestion des heures supplémentaires, etc.

N'oubliez pas de respecter la RGPD dans votre politique de collecte des données personnelles des salariés ou des agents.
Vous devrez également informer les représentants du personnel et communiquez à l'ensemble des employés sur la mise en place des badgeuses.

Retrouvez tous nos conseils sur la mise en place d'une badgeuse / pointeuse dans cet article.

La collecte des données de temps de travail peut provenir de différentes sources : déclaration du salarié, du manager, pré-remplissage avec des horaires de travail théoriques ou encore depuis la badgeuse.

Quatre critères principaux peuvent vous aider à choisir le type de badgeuse : l'environnement de la pointeuse (froid, poussière…), le profil des utilisateurs, l'emplacement des badgeuses ou encore les fonctionnalités disponibles depuis la badgeuse.

Retrouvez notre article complet avec nos conseils pour bien choisir votre badgeuse.

Non, nos badgeuses ne permettent pas de prendre une photo ou une empreinte digitale lors du pointage.

La CNIL rappelle le principe de minimisation. Cela signifie que les données à caractère personnel recueillies doivent l'être de manière adéquate, pertinente et limité à ce qui est nécessaire selon les finalités de traitement.

Nous proposons des systèmes de badgeage et d’accès simples, principalement destinés à recueillir les temps de travail de manière fiable. La prise de photo ou d’empreinte n’entre donc pas dans le champ de nos solutions.

Oui, vous pouvez choisir de louer vos badgeuses plutôt que de les acheter. L'installation, l'assistance et la maintenance sont assurées par les équipes Asys. Vous disposez d'un seul et unique interlocuteur pour votre solution de gestion des temps et votre matériel de pointage.

Intégrée à votre abonnement mensuel Saas, la mise à disposition de badgeuses en location ne nécessite ni investissement ni immobilisation.

Seules les badgeuses Pyrescom peuvent être utilisées, et cela afin de vous garantir un renvoi d’information en temps réel. En revanche, sous couvert de tests concluants, vous pouvez utiliser vos badges sur nos badgeuses.

La gestion des plannings en entreprise d’un point de vue RH consiste à organiser au mieux les ressources humaines et les ressources matérielles. Une bonne gestion de la planification a pour objectif de fiabiliser l’organisation des équipes et d’accroître le suivi de la performance.

Les plannings RH proposent de nombreuses fonctionnalités adaptées au secteur d’activité, à la taille et donc aux besoins des entreprises.
En fonction des besoins de l’entreprise ou du rôle du collaborateur au sein de la société, différents types de plannings peuvent être utilisés : plannings collectifs ou individuels, les plannings mensuels, les plannings journaliers, les plannings horaires ou encore les plannings par postes.

Un logiciel de gestion des plannings offre de nombreux avantages pour tous les utilisateurs :

• Abandon des fichiers Excel ou planning sur papier : les services RH et responsables peuvent abandonner les méthodes traditionnelles au profit de solutions plus efficaces.

• Partage de l’information : l’information est mieux partagée entre tous les services, facilitant la collaboration et la communication.

• Mise à jour en temps réel : permettant aux managers et salariés d’avoir les informations les plus récentes.

• Accessibilité : les logiciels sont accessibles sur PC, smartphone ou tablette.

• Simplicité d’utilisation : les logiciels de plannings en mode Saas sont simples à utiliser.

• Fonctionnalités variées : diverses fonctionnalités existent pour gérer des plannings simples ou optimisés, répondant aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Les grands groupes internationaux, les grandes entreprises, les PME ou encore les centres hospitaliers n’ont pas les mêmes besoins. Cela dépend du nombre d’employés, de l’organisation mise en place ou encore de la complexité réglementaire.

Dans les secteurs où l’activité est saisonnière, avec de fortes variations d’une période à l’autre, la gestion des plannings est au cœur des préoccupations des DRH et des managers. C’est le cas notamment pour l’hôtellerie restauration ou les loisirs.

Les grandes entreprises recherchent généralement des solutions collaboratives, sécurisées et avec de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter à leur gestion RH. En revanche, les petites et moyennes entreprises recherchent un logiciel simple à utiliser et facile à mettre en place pour rester très attentifs aux coûts du logiciel.

Les centres hospitaliers ont la particularité de gérer différemment les plannings de deux types de collaborateurs : le personnel médical et non médical. Cela demande une gestion des plannings et des fonctionnalités très particulière, qu’assure notre logiciel Chronos.

La gestion automatisée des plannings entre dans le champ de la planification optimisée. Elle permet de réaliser des plannings au plus près des besoins des entreprises ou des organisations. Différents niveaux de planification existent :

• Le premier niveau de planification se limite à la planification horaire.

• Le second niveau concerne la planification sous contraintes, qui prend en compte de nombreux facteurs (légal, social, compétences des salariés…) et des objectifs (commerciaux, financiers…)

• Le dernier niveau correspond à la planification optimisée, autrement dit la planification sous contraintes automatique, qui assure le respect du droit du travail tout en générant les plannings les plus efficaces pour l’entreprise et le salarié.

Retrouvez les 8 enjeux de la planification automatisée du personnel dans notre article dédié.

Le premier objectif d’un planning est de mettre en adéquation les ressources de l’entreprise avec ses objectifs de production, qu’il s’agisse de produire des biens (industrie, agroalimentaire, manufacturing, etc) ou des services (services aux entreprises, aux particuliers, éducation, santé, administration, etc). Un planning permet d’organiser le nombre de ressources et leur profil (compétence notamment).

La gestion des plannings est complémentaire à la gestion des temps qui permet d’assurer le contrôle des temps de travail. La gestion des temps vise à assurer le respect des dispositions légales en matière de temps de travail, de repos, d’emploi, de congés, etc.

La gestion des plannings s’attache davantage à connaître les activités du salarié durant son temps de travail et à éviter les situations de sureffectif ou sous-effectif.

Un bon planning répond à trois critères :

• Avoir la bonne personne : disposer de ressources qualifiées pour le poste à occuper.

• Au bon endroit : assurer que la personne est planifiée là où on a besoin d’elle (service, chaîne de production, magasin, lieu d’intervention).

• Au bon moment : avoir le bon nombre de ressources lorsque l’entreprise en a besoin pour éviter les situations de sur ou sous-effectif.

La planification est réalisée par les services RH ou par les managers suivant l’organisation de l’entreprise. La gestion des plannings peut-être complexe et chronophage. Pour gagner du temps et être plus fiable, les logiciels de gestion RH proposent de nombreuses fonctionnalités de gestion des plannings.

Les logiciels de gestion de plannings permettent de travailler sur des plannings selon différentes périodes : plannings passés ou plannings prévisionnels. Différents types de plannings existent :

• Planning journalier : zoom sur une journée pour une vision précise des heures de présence, des pointages, des activités et des affectations analytique horaires.

• Planning hebdomadaire : affichage d’une semaine complète avec différents types d’informations RH.

• Planning mensuel : vision plus large affichant un mois de travail.

• Planning annuel : vision d’ensemble des temps de travail et des activités sur une année.

Chaque type de planning peut être collectif (plusieurs salariés) ou individuel (un seul salarié). Les logiciels RH d’Asys permettent de personnaliser ces périodes pour répondre aux différentes organisations de l’entreprise.

La principale différence entre les logiciels de planification manuelle et les logiciels de planification sous contraintes concerne l'automatisation. 

Avec un logiciel de planning classique, l'utilisateur doit renseigner lui-même les horaires, les activités, les temps de présence de ses collaborateurs. 

Le logiciel de planification automatique propose un planning prérempli avec les horaires et les affectations au poste. La proposition répond aux contraintes RH et aux souhaits plus personnels des salariés. Le gestionnaire peut ensuite ajuster à la main la proposition et relancer le moteur de calcul pour aboutir un planning sur-mesure. 

Retrouvez les 8 enjeux de la planification automatisée du personnel dans notre article dédié.

Toutes les organisations peuvent utiliser une solution de planification automatique sous contraintes. 

Certains secteurs soumis à des contraintes fortes de saisonnalité, de pic de fréquentation ou d'optimisation des ressources sont particulièrement intéressés par les logiciels de planification automatique. 

Par exemple, nos clients dans le retail ou la restauration utilisent nos solutions. Leur particularité ? Ils ont des horaires d'ouverture larges, avec des postes nécessitant des compétences particulières et une législation du travail complexe. 

Il n’existe pas de nombre minimum de collaborateurs pour adopter un logiciel de planification sous contrainte. Cependant plusieurs facteurs peuvent influencer ce choix : la complexité des tâches, les contraintes à gérer et l’efficacité recherchée.

Comme tout projet SIRH, il est indispensable de clarifier votre besoin et vos attentes dans un cahier des charges. 

Découvrez nos modèles gratuits de cahier des charges afin de bien définir votre besoin et votre projet.

Les logiciels ne ciblent pas le même public. Un logiciel RH pour le Personnel Médical aide la DAM à gérer les temps de travail des praticiens (médecins et internes). Alors qu’un logiciel RH pour le Personnel Non Médical aide la DRH à gérer les temps de travail du personnel soignant, administratif et techniques.

Certaines fonctionnalités sont communes telle que la gestion des absences. Aussi tous les utilisateurs ont accès au portail et peuvent visualiser leurs compteurs.

Mais la plupart des fonctionnalités et des modules proposés par le logiciel de GTT sont différentes. Pour le personnel médical, on retrouve le suivi de l’OS (Obligation de Service) la gestion des TTA, les récupérations, les tableaux de service, les tableaux de gardes et astreintes, et le portail praticien.

Pour le personnel non médical, les DRH suivent l’OAT (Obligation Annuelle de Travail), les plannings collectifs, les horaires (de jour/ de nuit), les temps de repos (fixes ou variables), les badgeages, les remplacements. Les agents peuvent avoir accès à leur propre portail pour accéder à leur compteurs et suivre leurs activités via le portail agent.

Le logiciel Chronos permet de centraliser la gestion des temps de travail de votre personnel médical (praticiens et internes).

Le suivi des temps de travail des internes est géré et fiabilisé par Chronos grâce à la création et la traçabilité des plannings, la mise en place d'alertes pour informer les cadres de santé de tout événement lié aux plannings, la digitalisation des processus de déclaration des temps de travail, la gestion des absences, le suivi de l'OAT, etc.

Pour en savoir plus, découvrez notre article dédié : Comment gérer les temps de travail des internes avec le logiciel Chronos ?

Opter pour un logiciel spécialisé et dédié au Personnel Médical vous permet de :

• Consolider vos données RH (compteurs, absences, activités…) liées à la gestion des temps de travail des praticiens et des internes dans un seul et même outil.

• Utiliser un logiciel accessible à tous (DAM, chef de service, praticien, interne…), et simple d’utilisation.

Chronos, développé par des consultants experts du secteur de la santé vous assure une adaptation totale aux besoins spécifiques du domaine médical.

Oui Chronos est effectivement interopérable avec divers outils SI. Il prend en charge différents types de systèmes de paie (Sage, Silae, Cegid, Ciril, Meta 4…). Il s’intègre avec des outils de gestion du Personnel Non Médical comme Hublo ainsi que des outils de gestion de l’intérim tel que Pixid. De plus, nous sommes dotés d’un catalogue d’API permettant de communiquer avec d’autres produits et services.

La performance implique de fédérer des individualités et de créer des collectifs. Avec la gestion des talents, vous accompagnez vos collaborateurs tout au long de son parcours, contribuant ainsi à l’amélioration continue de la performance globale.

Onboarding, entretiens, formations, compétences : vous donnez du sens à chaque personne. Vous lui fournissez également les armes pour relever les défis de votre entreprise : capacité d'adaptation, savoir-faire, savoir-être, etc.

La gestion des talents vous donne une vision claire de ce pilotage RH, et vous permet de mesurer la progression.

L'onboarding désigne l'intégration d'un nouveau collaborateur au sein de votre structure. Il s'agit d'une étape-clé de l'expérience collaborateur. Il est crucial pour faire une bonne première impression, basée sur la qualité de l’accueil, des ressources, des formations et interactions. Un logiciel dédié permet de rendre les nouvelles recrues rapidement opérationnelles tout en simplifiant les démarches associées.

Avec une telle plateforme de collecte des données, cela permet une expérience collaborateur plus moderne et fluide.

Découvrez notre e-book dédié : Comment réussir son onboarding RH?

Les formats d’entretien se sont diversifiés ces dernières années, permettant de réaliser des bilans plus fréquent, sans attendre 12 mois.

Ainsi, en plus des entretiens annuels, on voit émerger de nouvelles formes :

• One on One (O3) : un entretien mensuel pour faire un point sur l'avancement, et identifier les succès et les frustrations.

• Entretien semi-annuel : un échange intermédiaire à mi-année. Il est plus informel que l'entretien annuel, il permet de prendre du recul sur l'année en cours.

• Entretien de fin de période d'essai : cette réunion permet de faire un bilan des débuts du collaborateur pour valoriser les succès et souligner les points d'amélioration.

• Entretien de fin de projet : ce format est utile dans le cadre d'un projet important, pour prendre le temps de tirer tous les enseignements.

Découvrez notre article sur les entretiens professionnels.

Notre logiciel Premium-RH peut considérablement améliorer le développement des compétences grâce à plusieurs fonctionnalités clés :

• Le référentiel de compétences personnalisable est adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cela assure une évaluation précise et pertinente des compétences.

• Grâce à une analyse des compétences et des besoins, le logiciel propose des formations spécifiques pour chaque collaborateur, optimisant leur développement personnel.

• Avec sa vue d’ensemble, le logiciel facilite la recherche de collaborateurs pour des postes clés favorisant la mobilité interne.

• La plateforme digitale permet aux collaborateurs de gérer leur développement de manière autonome.

L'onboarding désigne la phase d'intégration d'une nouvelle recrue au sein de l'entreprise.

Elle est constituée de trois moments-clés : la période avant l'arrivée de la recrue, son premier jour, et les premières semaines.

L'objectif est d'offrir la meilleure expérience possible à la nouvelle recrue : d'abord en l'équipant rapidement et ensuite en lui permettant de découvrir l'entreprise et de monter en compétence rapidement.

Cela requière des processus clairs et suivis, où chaque étape est clairement définie et associée à un responsable et une date.

Pour plus d’informations découvrez notre e-book dédié : Comment réussir son onboarding RH ?

En disposant d'un module recrutement au sein du SIRH, vous disposez d'une continuité lorsque le candidat intègre l'entreprise. Aussi, cela permet de disposer de l’information en temps réel. Le tout améliorant l’expérience du candidat en rendant la procédure fluide et structurée.

Sans ressaisie, les données basculent automatiquement vers l'onboarding, l'administration du personnel, etc.

Nos logiciels s'interfacent avec votre logiciel de paie. Ils peuvent ainsi envoyer automatiquement les informations de la nouvelle recrue.

Découvrez notre article sur l’onboarding chez Asys, et nos conseils à ce sujet.

Les fonctionnalités d'un logiciel entretien sont nombreuses. Elles ont pour objectifs d'automatiser certaines tâches chronophages, de fluidifier l'organisation et de valider chaque étape d'un entretien.

Le logiciel entretien permet de planifier automatiquement les fonctionnalités suivantes :

• Création de campagnes d'entretiens en masse et individuels par le manager ;

• Définition de la liste des personnes concernées par la campagne en amont (RH, managers et collaborateurs) ;

• Planning prévisionnel des entretiens ;

• Envoi de convocations automatisées par e-mail ;

• Dates de début et de fin des campagnes d'entretiens.

Ce logiciel permet de créer des contenus adaptés avant et pendant l'entretien :

• Création et personnalisation des trames d'entretiens ;

• Construction des grilles d'évaluation pour le manager ;

• Saisie des éléments préparatoires à l'entretien par le manager et le collaborateur ;

• Paramétrage des comptes-rendus ;

• Mise en avant des moment forts de l'entretien.

Découvrez comment réussir ses recrutements dans notre article dédié.

Le logiciel entretien dispose de fonctionnalités d'interface entre les parties prenantes afin d'assurer le suivi des informations en temps réel :

• Automation et personnalisation du processus d'entretien avant, pendant et après (convocation, préparation, compte-rendu/évaluations et validation) ; 

• Interconnexion avec le module formation

Enfin, le logiciel permet également d'avoir des données claires et précises  :

• Actualisation permanente du planning des entretiens ;

• Etat d'avancement en temps réel de la campagne ;

• Reporting sur les campagnes en cours.

Notre logiciel Premium-RH couvre l'ensemble des missions liées aux entretiens :

• L'interconnexion entre les différents modules (modules formation, gestion des compétences, recrutement) permet une meilleure circulation des données.

• La centralisation de l'ensemble des données du collaborateur (gestion des compétences, planning, pilotage automatisé...).

• La digitalisation de vos campagnes d'entretiens, vous n'utiliserez plus de papier. La plupart de vos tâches chronophages seront automatisés.

Il permet également d’améliorer l’engagement des collaborateurs, avec une plateforme accessible par tous.

Seuls les entretiens professionnels sont obligatoires :

• L'entretien professionnel tous les 2 ans.

• L'entretien professionnel tous les 6 ans.

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre article Quels sont les entretiens professionnels ? 1/2.

Parmi les entretiens recommandés, on retrouve :

• L'entretien de mi-parcours professionnel.

• L'entretien d'embauche.

• L'entretien annuel d'évaluation.

• L'entretien one to one.

• L'entretien de reprise suite à une longue absence.

• L'entretien de fin de carrière.

Pour plus d’informations, découvrez notre article sur les entretiens recommandés en entreprise 2/2.

On distingue 3 types de compétences : savoir, savoir-être, savoir-faire. Elles sont indissociables et nécessaires pour un pilotage efficace des emplois et des compétences.

Le savoir désigne les connaissances théoriques qui se rapportent aux métiers. Il s'acquiert sur les bancs de l'école puis tout au long des années professionnelles. On y retrouve par exemple le droit social, les techniques de vente ou encore l’utilisation de machines dans l’industrie.

Le savoir-faire correspond à la capacité à réaliser une tâche ou un travail. Il s'agit d'une mise en pratique de connaissances pour obtenir un résultat concret. Des exemples de savoir-faire : utiliser une machine, créer une plaquette, animer une réunion, etc.

Le savoir-être - parfois aussi appelé "soft-skills" - se rapporte au comportement de l'individu, vis-à-vis des collaborateurs, des clients, des partenaires, etc. Le savoir-être englobe ainsi des qualités comme l'empathie, l'agilité, le sens d'initiative, etc.

Le référentiel de compétences permet de définir précisément les compétences requises pour chaque poste au sein de l’organisation. Avec le logiciel Premium-RH vous pouvez créer votre propre référentiel de compétences.

Nous vous recommandons 6 étapes pour mener à bien cette démarche :

1. Définir l’objectif de votre référentiel de compétences

2. Centraliser toutes les compétences de votre entreprise au même endroit

3. Parfaire la syntaxe de vos compétences

4. Ajouter des descriptions explicites pour les managers et détaillées pour chaque compétence

5. Ranger les compétences dans des catégories définies

6. Digitaliser cette matière dans votre SIRH

Cela vous facilite la description des tâches et des responsabilités. N’hésitez pas à consulter notre article “Comment élaborer son plan de développement de compétences?” pour davantage d’information.

La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est une approche qui se base sur les compétences pour faire évoluer son effectif et répondre aux enjeux stratégiques et RH.

La GPEC cartographie toutes les compétences associées à chaque poste, et évalue pour chaque collaborateur ses compétences et le niveau de maîtrise associé.

L'approche permet à la fois :

• À court terme : d'identifier des compétences à développer. Également de trouver les collaborateurs les plus à mêmes d'occuper un poste.

• À long terme : de s'assurer que les compétences existantes au sein de l'effectif sont celles nécessaires pour répondre aux enjeux et à la stratégie de l'entreprise.

La GPEC mène ainsi à des actions de formation, de recrutement, ou de mobilité interne.

La gestion collaborateur est un ensemble de référentiels structurés qui regroupe et organise toutes les données collaborateurs.

Les données peuvent être saisies directement ou consolidées à partir d'autres modules ou logiciels RH.

Notre logiciel Premium-RH permet ainsi de fournir une vision à 360° de ses effectifs ainsi que de chacun de ses collaborateurs avec les historiques individuels.

L'administration du collaborateur rassemble toutes les données qui irriguent l'ensemble de votre SIRH.

L'enjeu est ainsi de créer un "hub" de données qui est adapté à son entreprise. Il contient les données personnelles du collaborateur (date de naissance, adresse, etc.) auxquelles viennent s'ajouter celles liées à la vie RH (justificatifs, postes, rémunérations, etc.).

L'administration du personnel joue ainsi un rôle de pivot avec vos autres modules ainsi que d'autres logiciels de gestion des temps.

Découvrez les fonctionnalités clés des outils SIRH dans notre article dédié.

Des technologies comme l'OCR (Optical Caracter Recognition) permet de renseigner des notes de frais à partir d'images.

Ainsi, à partir d'une photo de la facture, le logiciel est en mesure de renseigner automatiquement les différents éléments : libellé, montant, date, etc.

Fini les déclarations rébarbatives !

Oui, notre logiciel de gestion RH est une solution SaaS RH. C'est à dire que vous utilisez le SIRH en ligne sans vous préoccuper de l'hébergement, de la sécurité ou de la disponibilité.

Votre solution RH en ligne est accessible depuis un PC, un smartphone ou une tablette. Les données sont mises à jour et sauvegardées automatiquement. 

Côté budget, pas de surprise. Tout est compris dans l'abonnement mensuel à votre logiciel RH en ligne : l'hébergement, les mises à jour, l'accès au support. 

Afin d’en savoir plus sur les avantages de passer à une solution RH en mode SaaS, retrouvez notre article dédié.

L’administration du personnel et la Gestion des Ressources Humaines sont deux aspects complémentaires mais distincts des ressources humaines.

L'administration du personnel désigne les tâches administratives RH liées au personnel. Elle a un sens très opérationnel et est indispensable au bon fonctionnement de l'activité RH. L’administration du personnel inclut les actions nécessaires à la conformité et au respect des obligations légales. Un référentiel de données à jour est un prérequis de l'administration du personnel.

La Gestion des Ressources Humaines (GRH) a une portée plus stratégique et plus globale. Elle inclut l'administration du personnel, mais vise à développer l'engagement et à mener des actions RH qui répondent aux enjeux de l'entreprise. Cela inclut notamment les évolutions de carrière, la gestion des compétences, la QVT, etc.

L'administration des ressources humaines inclut l'ensemble des données RH du collaborateur :

• Données personnelles : date de naissance, adresse, etc.

• Données liées à la vie RH : justificatifs, postes, rémunérations, date d'intégration, date de visite médicale etc.

Ces données sont récoltées au fur et à mesure des processus RH associés au collaborateur : onboarding, entretien, absence, visite médicale, etc.

Elles peuvent être supprimées ou anonymisées dans le temps pour répondre aux obligations légales. Elles sont également restituées de manière synthétique pour produire des analyses sur l'effectif.

L'accès aux données est paramétrable via des droits : il est ouvert à l'employé, à l'équipe RH, au manager ou à d'autres personnes si nécessaire. Chaque profil bénéficie d'un accès limité aux données qui lui sont pertinentes, afin de préserver la confidentialité des données.
Il est également possible de notifier des utilisateurs quand une donnée est modifiée.

Pour plus d’information, découvrez notre article : Pourquoi un logiciel SaaS protège vos données RH?

Non, nos solutions couvrent uniquement la gestion des temps de travail, la gestion des plannings, la gestion des talents et l’administration RH hors paie.

Un logiciel de paie permet d’établir et d’éditer les bulletins de paie et de réaliser les déclarations sociales obligatoires comme la DSN, la DADS, etc.

Nos solutions SIRH permettent de préparer les données nécessaires à l’établissement des fiches de paie : heures supplémentaires, jours de congés, primes liées à certains postes ou horaires, etc.

Nos logiciels SIRH s’interfacent avec la plupart des logiciels de paie du marché pour un processus RH fluide, sans ressaisies et sécurisé : Silae, Cegid, ADP, Sage, Nibelis, Talentia, Cegedim , NovRH.

Pour bien choisir son logiciel de gestion des notes de frais il faut tout d’abord considérer ses fonctionnalités indispensables :

• Un accès simple pour les managers et le collaborateur.

• Le pré-remplissage automatique via une technologie comme l'OCR.

Mais ne négligez pas ses trois sujets complémentaires :

• La personnalisation des règles de gestion : catégories, plafonds, liste invités, trajets officiels, imputation analytique, etc.

• Les étapes qui suivent la validation : export pour l'équipe comptable, suivi administratif, etc.

• L'accès collaborateur : il s'agit de choisir entre des applications mobiles de notes de frais ou des sites accessibles via ordinateur ou téléphone. Nous avons opté pour la deuxième solution, afin de s'affranchir des problèmes de téléchargement et de mises à jour que posent les applications mobiles.

Opter pour un module de gestion des notes de frais au sein d'un SIRH permet de simplifier la personnalisation des données. Vous pourrez ainsi prendre en compte des champs de la fiche salariés (par exemple la puissance fiscale du véhicule) pour personnaliser votre gestion. Sans ressaisie.

Par ailleurs, les notes de frais sont gérées au même endroit que les autres éléments RH. Et vous limitez le nombre d'interlocuteurs pour vos solutions RH.

Pour plus d’informations, découvrez notre article Qu’est ce qu’un module de notes de frais?

L'OCR est une technologie qui identifie et lit le texte sur une photo. Elle se base sur des algorithmes avancés. Elle interprète la photo d'un justificatif pour identifier les principaux éléments (montant, date, TVA, libellé, etc.) et ainsi préremplir automatiquement votre note de frais.

Le collaborateur gagne du temps et les équipes RH gagnent en fiabilité des données. L'OCR améliore ainsi grandement la gestion des notes de frais.

Pour plus de détails, retrouvez notre article : Lancement d’un nouveau module notes de frais !

Dans notre logiciel Premium-RH nous retrouvons le concept de taux de cotisation AT/MP. Les acronymes AT et MP désignent respectivement les Accidents du Travail et les Maladies Professionnelles.
Le taux de cotisation est calculé annuellement sur la base de coûts moyens, correspondant à la moyenne des dépenses causées par des sinistres (accidents) de gravité équivalente dans chaque secteur d'activité.

Ainsi, à chaque sinistre correspond un coût moyen, en fonction de sa gravité.

Optimiser ses cotisations AT/MP, c’est mettre en place toutes les étapes du management des risques professionnels.

L'objectif est d'obtenir des résultats autant quantitatifs que qualitatifs, à travers des actions complémentaires les unes aux autres.

Il est d’abord indispensable de mettre en place des actions de prévention, pour éviter la survenance du sinistre.

Ensuite, il est nécessaire de se préoccuper du devenir d’un dossier AT/MP dès la phase déclarative, de suivre l'évolution du dossier au fil du temps, et d’avoir une approche globale du sinistre.

Notre logiciel Premium-RH permet de centraliser toutes les informations relatives aux incidents et accidents de travail. Cela facilite l’analyse des causes et des facteurs de risque.

La rédaction du document unique est obligatoire depuis le 5 novembre 2001 et celui-ci doit être mis à jour au moins une fois par an.

Le Document Unique (DU ou DUER) fait l’inventaire des risques nuisibles à la sécurité de chaque salarié et préconise des actions pour réduire les risques.

Un défaut de transcription ou de mise à jour des résultats de l’évaluation des risques est sanctionné d’une amende de 1 500 euros par unité de travail et en cas de récidive de 3 000 euros par unité de travail (articles 132-11 et 132-15 du Code pénal).

Découvrez notre To-Do list des RH afin de ne manquer aucune échéance !

Le module Bilan social est connecté aux autres modules du SIRH : gestion administrative, formation, onboarding, entretien. Les données sont déjà disponibles au même endroit.

Au moment de générer les rapports, l'outil peut ainsi directement accéder aux informations pour vous aider à sortir les indicateurs nécessaires comme les effectifs de l'entreprise, l'évolution de la masse salariale, etc.

Le contenu du bilan social individuel est spécifique à chaque entreprise. C'est à elle de choisir les plus pertinents, selon son activité et sa stratégie.

On y retrouve régulièrement les éléments de rémunération fixe et variable, de temps de travail, de protection social, de formation, etc.

Utiliser un logiciel de reporting social vous permet de définir ces éléments une fois pour toutes, et de choisir les modes de calcul. Une fois ceci réalisé, vous pourrez générer ces données à tout moment en un clic.

En fonction des modules SIRH dont vous disposez, vos collaborateurs deviendront autonomes pour initier les demandes suivantes :

• Demande de formation

• Demandes d’ajout de pointage

• Demandes de modification d’informations personnelles

• Demandes de congés

• Possibilité de choisir le type d’absences lors de la demande

• Déclaration des activités et des temps passés

• Demandes de changement d’horaire sur une journée ou sur un cycle de travail

• Pointage virtuel lors d’un changement d’activité

• Etc.

Dans Premium-RH, le manager choisit les informations ou alertes qu'il souhaite recevoir. Cela inclut par exemple :

• Demandes de congés à valider

• Pointages à corriger

• Alerte sur un compteur d’annualisation en dépassement

• Fin de contrat à venir

• Échéance de validité d’une compétence ou d’une habilitation

• Absences en attente de validation

• Alerte de renouvellement de visite médicale, carte de séjour, ...

• Alerte d'absentéisme

• Compteurs de droit ayant atteint une limite définie

• Nouveaux salariés entrants

Oui, un module GED existe, accessible 24h/24, 7j/7. Il regroupe tous les documents du collaborateur, et est accessible depuis son espace personnel. Un accès restreint peut être offert aux managers pour qu’ils retrouvent facilement des informations sur le collaborateur.

Pour en savoir plus : notre module de GED.

Toutes nos équipes sont basées en France. Elles sont réparties sur 2 agences : Lyon et Nantes.

Nous avons des consultants présents dans différentes régions afin de garantir une proximité avec nos clients. Nous proposons également nos services à distance.

Découvrez toutes nos informations clés sur la page “Découvrir Asys”.

Oui ! Nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents.

Vous pouvez consulter nos offres d’emplois, et découvrir notre culture d’entreprise sur la page “On recrute !”.

Nos solutions de gestion des temps sont hébergées chez notre partenaire Oracle. Hébergeur certifié, il dispose des meilleures technologies pour garantir la sécurité de vos données.

Découvrez notre article “Pourquoi un logiciel SaaS protège vos données RH?” pour plus d’informations.

Nos solutions RH répondent aux attentes du RGPD. Asys assure la sécurité des données personnelles, et garantit aux utilisateurs un droit d’accès, de suppression et de rectification de leurs données personnelles.

Pour mieux comprendre le RGPD, retrouvez notre article “RGPD : Quel impact sur les données personnelles traitées par les RH ?”