10/01/2023

Lecture : 5 min

Les fonctionnalités indispensables d'un logiciel GTT pour la santé

La gestion des temps de travail à l'hôpital requiert des solutions GTT spécifiques, capables de s'adapter à une réelle complexité. Fabien Métrard, Responsable produit du logiciel Chronos, passe en revue les thèmes indispensables pour vous aider à bien choisir votre logiciel de GTT pour le personnel médical ou non médical. 

Pilotez l'OAT avec un calcul au fil de l'année 📊

Le suivi de l'Obligation Annuelle de Travail (OAT) est un point central de votre futur logiciel de GTT. Pour calculer l'OAT, on prend en compte différents critères qui peuvent évoluer dans l'année : agent à temps plein/temps partiel, au décompte horaire/forfait jour, agent de jour/de nuit, avec repos fixe ou repos variable, etc.

 

La force d'un logiciel de gestion des temps est de comparer le temps de travail déjà réalisé avec l'obligation annuelle. Vous êtes ainsi sûr de piloter les écarts au plus près pour chaque agent de votre service.

 

Bon à savoir 💡

A tout moment de l'année, vous disposez du temps de travail réalisé qui est projeté en fin de période. Vous anticipez ainsi les dérives d'heures supplémentaires ou les heures dues à l'établissement.

 

Des éléments variables de paie fiables et prévisionnels 💰

Les bulletins de salaire sont édités via le logiciel de paie en utilisant les éléments variables de paie (EVP) calculés par le logiciel de gestion des temps. La fiabilité des EVP repose sur la capacité de votre logiciel GTT à les calculer selon les modalités organisationnelles en place : calcul automatique à partir du planning, déclaration d'heures supplémentaires avec workflow de validation, primes liées au service.

 

Les périodes de calcul doivent s'adapter au service concerné : semaine, cycle de plusieurs semaines, suivi mensuel puis annuel du contingent d'heures supplémentaires. 

 

Le logiciel de gestion des temps doit calculer, majorer, distribuer dans les rubriques de paie adéquates puis permettre une prévisualisation avant envoi en paie.

 

Bon à savoir 💡

Votre logiciel de GTT doit aussi calculer en prévisionnel, de sorte à piloter, alerter et anticiper les éventuelles heures supplémentaires, et ainsi plus facilement les absorber, les lisser ou les répartir.

 

 

Découvrez le témoignage du CHU de Limoges

 

Planning : une gestion simplifiée et des plannings pour chaque usage 📅

Le planning catalyse beaucoup d'enjeux et de tensions dans les services. De son côté, le planificateur doit assurer la continuité des soins et l'équité des plannings en jonglant avec les maquettes organisationnelles, les horaires, les lieux de travail ou les postes. Et cela, dans un temps limité pour le cadre.

 

En matière de planning, vous devez être attentif à la restitution et à la consultation faite par chacun selon ses besoins : agent, cadre de santé, RH ou chef d'établissement. On sous-estime parfois le nombre de besoins différents et donc de formats de restitution nécessaires pour un seul et même planning.

 

Bon à savoir 💡

Nous vous conseillons d'établir des modèles de plannings personnalisés par pôle ou service. Passez autant de temps que nécessaire sur la conception des plannings. C'est un sujet central de votre projet et une tâche quotidienne pour les cadre de santé ou les équipes RH.

 

En ce qui concerne la construction des plannings, nous vous recommandons de rationnaliser les éléments utilisés comme les codes horaires, lieux de travail ou les postes. Vous devez absolument éviter de multiplier les codes horaires. Certains sont parfois utilisés par une poignée de personnes puis dupliqués pour un autre service. Tous ces éléments sont difficiles à mettre à jour ou même à comprendre pour les utilisateurs.

 

Nous vous conseillons également de limiter le nombre d'éléments du planning mais de gérer de manière assez poussée les droits de chacun sur chaque item : qui peut les lire ? les utiliser dans un planning ? les modifier ? 

 

Absences : simplifiez la gestion du CET ✅

La gestion des absences est peut-être le sujet le mieux décrit pour les textes de loi et à la fois le plus interprété par chaque établissement. Chacun de nos clients dans la santé a défini sa méthode d'acquisition des droits aux congés et la manière de les utiliser.

 

Bon à savoir 💡

Parmi tous les sujets liés aux absences, la gestion du CET (Compte Epargne Temps) est un sujet central. D'autant que les provisions de CET constituent un élément important pour les établissements dans la construction de leur budget.

 

La gestion des CET est une fonctionnalité classique des logiciels de gestion des temps de travail. Vérifiez tout de même que la solution choisie est flexible pour pouvoir s'adapter à vos processus :

  • Alimentation du CET : qu'est-ce qui peut alimenter le CET ? (congés, RTT, etc. ?) dans quelle limite ? à quelle période ? qui alimente le CET (existence d'un workflow de validation) ? est-il alimenté en heures, en jours, en équivalent temps plein ?
  • Exercice de l'option : payer, point retraite, conservation en CET

 

Gestion des effectifs : pilotez les effectifs et gérez les remplacements 👩‍⚕️👨‍⚕️

La gestion des effectifs est directement liée à la gestion des plannings pour assurer la qualité et la sécurité des soins.

Dans un logiciel de gestion des temps, la gestion des effectifs est matérialisée selon 2 éléments :

  • Les besoins d'un service en terme de nombre d'IDE, AS, ASH, etc. (issus de la maquette organisationnelle, qui formalise la répartition des différents postes de travail au cours d'une semaine considérée standard)
  • La couverture de ce besoin.

L'actualisation de la couverture en temps réel permet de gagner en temps et en sérénité.

 

Le deuxième levier pour atteindre les objectifs d'effectif est la gestion des remplacements. Avec un logiciel GTT adapté, cette tâche chronophage peut largement être optimisée. 

 

Première piste : gérer des pools de remplacements

Votre logiciel de GTT doit vous permettre de créer une population dynamique de remplaçants. Il est primordial de pouvoir rechercher dans cette population selon plusieurs critères issus de la gestion des temps : compteur d'heures supplémentaires, compétences de la personne, temps de repos depuis la dernière vacation, etc.

 

Au-delà de la recherche de personnes compétentes et disponibles, la gestion de la mobilité doit aussi être gérée dans votre logiciel. Une personne en mobilité est directement visible dans le nouveau planning de son service d'accueil et les éléments variables de paie liés à sa nouvelle affectation sont automatiquement envoyés en paie.

 

Deuxième piste : utiliser une solution de gestion des remplacements comme Hublo

Simplifiez votre quotidien en passant 4 fois moins de temps à trouver vos remplaçants avec un logiciel de gestion des remplacements tel que Hublo. En quelques clics, vous pouvez envoyer une proposition de mission au réseau de votre établissement (par SMS ou par email), cibler les personnes disponibles et compétentes pour occuper le poste et ainsi sélectionner votre remplaçant.

 

Bon à savoir 💡

Interfacée à votre logiciel de gestion des temps, la solution de gestion des remplacements vous permettra d'intégrer automatiquement des remplaçants dans vos plannings, de mettre à jour vos compteurs en fin de mission et de transmettre les éléments variables de paie en fin de période.

 

Le portail agent : jouez la proximité 💻

Le portail agent est l'espace personnel du collaborateur accessible depuis un PC ou via mobile/tablette. Vous pouvez mettre à disposition tous types d'information comme le suivi des compteurs d'absences, les compteurs de débit/crédit, de CET ou encore la consultation du planning individuel ou de service.

 

L'agent peut aussi poser une demande de congés, de RTT, épargner des jours sur son CET, faire une demande de modification d'information personnelle comme un changement d'adresse, etc.

Le portail agent est une excellente opportunité pour donner plus d'autonomie à vos agents. Pour que cela fonctionne, vous devez accompagner les deux types d'utilisateurs :

  • Les agents, qui vont utiliser leur propre compte
  • Et les cadres de santé, qui seront votre relai quotidien.

Bon à savoir 💡

Variez les supports de formation pour vous adapter à l'audience : tuto vidéo au format court, documentation écrite avec captures d'écran adaptées aux règles GTT propres à l'établissement, session de formation flash de 15 minutes, etc. Trouvez le support qui sera le plus proche de vos agents !

 

Les badgeuses traditionnelles ou sur PC 📛

La badgeuse est un moyen simple et fiable pour récolter les temps de travail : prise de poste, pause, fin de poste. La badgeuse est paramétrée pour s'adapter à votre organisation : tolérance de badgeage avant/après un horaire de début de travail, possibilité de badger les pause ou non, badgeage pour certains profils d'agents, etc.

 

Vous pouvez aussi associer des badgeuses physiques qui s'utilisent avec un badge de type carte magnétique et des badgeuses dites "virtuelles", c'est-à-dire sur un PC. Ce type de badgeage est bien adapté au personnel administratif qui peut pratiquer le télétravail.

 

 

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