Qu'est-ce que la gestion des plannings ?

La gestion des plannings : définition

La gestion des plannings en entreprise, d'un point de vue RH, consiste à organiser et coordonner les ressources humaines et les ressources matérielles pour atteindre les objectifs de production ou de chiffre d'affaires.

Les plannings RH proposent de nombreuses fonctionnalités adaptées au secteur d'activité, à la taille et donc aux besoins des entreprises. En fonction des besoins de l'entreprise ou du rôle du collaborateur au sein de la société, différents types de plannings peuvent être utilisés : les plannings collectifs ou individuels, les plannings horaires, journaliers et mensuels, et les plannings par poste, aussi appelés plannings inversés.

Les enjeux autour de la gestion des plannings

Un enjeu économique pour l'entreprise

Le premier objectif de la gestion des plannings est d'éviter les situations de sous-effectif ou de sureffectif. La gestion des effectifs est une des composantes majeures de la performance de l'entreprise.

Les situations de sureffectif peuvent nuire à la compétitivité de l'entreprise puisque des personnes sont présentes sans être pleinement occupées.

A l'inverse, s'il n'y a pas assez de main d'œuvre lors d'un pic d'activités, l'entreprise est en situation de sous-effectif. Cela pénalise ses performances car elle n'est pas en mesure de réaliser ses objectifs de production ou de vente.

Le chiffre d'affaires est alors impacté due à une mauvaise gestion des plannings d'équipe.

Des enjeux de performance pour l'entreprise

La gestion des plannings revêt des enjeux légaux pour la gestion des équipes. En effet, une mauvaise gestion des plannings et des horaires peut entraîner des dépassements de temps de travail ou le non-respect des temps de repos par exemple.

Une bonne gestion des plannings impacte aussi de manière positive la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs.  La prise en compte des disponibilités personnelles et des contraintes de chacun rejaillit sur la motivation des équipes et la qualité de vie au travail. La gestion des plannings est une compétence managériale importante. 

La gestion des plannings est un élément clé pour la satisfaction des clients et consommateurs. Prenons l'exemple d'un point de vente, une bonne planification des équipes permet d'améliorer la qualité du service et la prise en charge du client en réduisant son temps d'attente lors des pics d'activités. 

Dans certains secteurs comme le médical ou les activités de loisirs, le planning implique aussi les sujets de sécurité. Certains salariés avec des compétences spécifiques doivent impérativement être présents pour ouvrir un service de soins ou une activité dans un parc de loisirs.  La planification est un élément clé pour planifier la bonne personne au bon moment avec la bonne compétence. 

Un outil de communication interne

La digitalisation des plannings fluidifie les échanges entre le manager et son équipe. Tous les collaborateurs ont accès, en temps réel, à leurs plannings individuel et/ou collectif. Disponible sur PC, smartphone ou tablette, un logiciel de planning est accessible partout et tout le temps, ce qui permet aux collaborateurs d'y accéder tant sur leur temps professionnel que sur leur temps personnel.

Les différentes gestions des plannings en fonction de l'entreprise 

Les grands groupes internationaux, les grandes entreprises, les PME ou encore les centres hospitaliers n’ont pas les mêmes besoins. Cela dépend du nombre d’employés, de l’organisation mise en place ou encore de la complexité du réglementaire.

La gestion des plannings dans les grandes entreprises françaises et internationales

De manière générale, les grandes entreprises attendent des solutions collaboratives, sécurisées et avec de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter à leur gestion RH.

Les grandes entreprises souhaitent centraliser et sécuriser leurs données RH (solution SaaS) afin de pouvoir gérer plusieurs sociétés au sein d'un seul et même logiciel de gestion des temps.

Les grandes entreprises internationales recherchent également des solutions web multilingues, partagées à travers le monde, capables de gérer des règlements différents selon les pays.

La gestion des plannings dans les PME

Quand les grandes entreprises recherchent plutôt une solution qui s'adapte complètement à leur processus et aux multiples niveaux de validation, les Petites et Moyennes Entreprises recherchent quant à elles un logiciel simple à utiliser et rapide à mettre en place. Les PME vont être plus attentives aux coûts du logiciel.

La gestion des plannings dans les centres hospitaliers

Les centres hospitaliers ont la particularité de gérer différemment les plannings de deux types de collaborateurs : le personnel médical (PM) et le personnel non médical (PNM). La gestion de planning médical fait appel à des fonctionnalités très particulières : gestion des remplacements, tableau de gardes et astreintes, tableau des affaires médicales, etc.

La gestion des plannings est stratégique dans la santé avec des enjeux de maîtrise des coûts importants.

La gestion des plannings dans les entreprises soumises à de fortes variations d'activité

Dans les secteurs où l’activité est saisonnière, avec de fortes variations d'activités d’une période à l’autre (loisirs, hôtellerie, stations de ski, etc.), la gestion des plannings est au cœur des préoccupations des DRH et des managers.

La gestion des contrats courts type CDD ou contrats saisonniers, l'anticipation des plannings et la gestion des aléas sont des enjeux récurrents dans ces entreprises.

Quel logiciel de planification correspond à votre entreprise et comment bien choisir sa gestion des plannings ?

Le choix de votre logiciel de gestion des temps et de planification est essentiel pour le bon fonctionnement de votre management et la performance de votre entreprise.

Choisir un logiciel de gestion des plannings adapté à votre entreprise et à vos besoins

Pour commencer, il est important de se poser les bonnes questions pour trouver le logiciel adapté à votre secteur et à vos besoins :

• Ai-je besoin d'un logiciel spécialisé en planning ou d'un logiciel RH généraliste ?
• Ai-je besoin d'un logiciel tout inclus ou modulaire ?
• Le logiciel prend-il en compte mes spécificités réglementaires et métiers ?
• Le logiciel s'interface-t-il avec mon logiciel de paie ou autres logiciels RH ?
• Le logiciel permet-il d'anticiper tous les niveaux de décentralisation (manager, collaborateur, gestionnaire RH, etc.) ?

Réussir son projet de gestion des plannings

Une fois le choix du logiciel effectué, il faut planifier sa mise en place au sein de votre organisation. Il est important d'impliquer les collaborateurs dès le début du projet afin de réussir au mieux votre projet planning. Pour rappel, privilégiez une interface simple d'utilisation et ergonomique, disponible sur PC, smartphone et tablette, via le web.