1er employeur du Limousin, le CHU de Limoges a adopté le logiciel Chronos en 2019 pour gérer les temps et les plannings du personnel non médical.
Objectifs : automatiser la gestion de tous les droits des agents et centraliser la création de plannings.
Eve Diederichs, Responsable RH, et Benjamin Plaire, Chef de projet SI, partagent leur retour d’expérience sur la 1ère phase du projet Chronos qui concerne la moitié des effectifs du CHU.
Centraliser la gestion des temps de travail et des droits des agents
Le CHU rassemble de très nombreux métiers avec autant de spécificités pour le décompte du temps de travail.
« Les horaires de travail sont très hétérogènes : personnel technique avec astreinte, service de soins, imagerie où l’on travaille par poste, services en 12h, avec ou sans heures supplémentaires, etc. Chronos nous permet d’unifier la gestion des temps de nos différents établissements au sein d’un seul outil » explique Benjamin Plaire, Chef de projet SI.
Les droits aux congés, récupérations, repos différentiel ou heures supplémentaires sont ainsi calculés de manière automatique et en temps réel d’après la planification réalisée par les gestionnaires.
Piloter simplement la mobilité des agents :
Pour les cadres, Chronos Santé permet de jongler facilement entre les différentes populations d’agents.
« Nous avons un pool de remplaçants et suivons la mobilité des agents avec Chronos. Les cadres voient qui arrive ou part de leur équipe depuis le tableau de bord Chronos pour planifier au mieux leur effectif » précise Eve Diederichs, Responsable RH.
Faciliter le quotidien des cadres avec des modèles de plannings et des alertes ciblées
Le planning est le support de travail quotidien des cadres de santé. Les équipes du CHU ont souhaité leur proposer des modèles définis pour chaque usage.
La mise en place de Chronos a également permis de supprimer l’utilisation des plannings Excel pour les services qui travaillent par postes comme la pharmacie ou la restauration. La visualisation des effectifs planifiés par rapport aux besoins, directement au bas du planning, aide les gestionnaires à planifier le bon nombre d’agents qualifiés pour assurer la continuité des services.« Nous avons créé des modèles de plannings pour visualiser les soldes journaliers de repos différentiel ou les évolutions des badgeages à la journée. Cela donne aux cadres une vision dynamique de leur équipe » explique Benjamin Plaire.
Des alertes ciblées pour respecter les temps de travail :
Les alertes informatives ou bloquantes aident les gestionnaires à piloter leur service tout en respectant les contraintes légales.
« Nous avons beaucoup d’alertes liées au badgeage, à la planification d’horaires, au respect des plages de repos, au temps d’astreinte par mois » détaille Benjamin Plaire.
Déployer la gestion des temps sur le terrain grâce au self-service
Les agents accèdent à leur self-service avec des fonctionnalités différentes selon leur profil.
« Pose de congés, consultation de solde ou de son planning mais aussi déclaration d’heures supplémentaires ou d’intervention sur astreintes : le self-service fluidifie les échanges. Les gestionnaires n’ont plus qu’à valider ou pas la demande pour une prise en compte par Chronos. On évite les ressaisies dans des fichiers Excel » indique Eve Diederichs.
Délester les cadres des tâches chronophages :
Les cadres de santé accèdent également à une feuille de validation mensuelle, pour rapidement déclarer les heures supplémentaires qui feront l’objet d’une récupération ou d’une rémunération. Le CHU souhaite ainsi sécuriser les paies tout autant que délester les responsables d’équipes des tâches les plus chronophages.
Gérer plusieurs établissements au sein d’une même solution RH
Après cette 1ère phase, le CHU de Limoges déploie Chronos au CH de St Junien avec qui il est en direction commune. La gestion des droits des agents est différente mais le CH intégrera la base de données Chronos existante.
« Cela nous permet d’avoir une gestion RH adaptée à chaque établissement, pour les compteurs par exemple, mais une gestion informatique unique, plus facile à administrer au quotidien » explique Benjamin Plaire.
Puis en 2021, la totalité des effectifs du CHU basculera sur Chronos.
Les équipes d’Asys remercient Eve Diederichs, Benjamin Plaire et le CHU de Limoges pour leur témoignage et leur confiance.
