LOGICIEL DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Sécuriser les moments clés de vos RH avec une signature probante

La signature électronique a plusieurs avantages : assurer la conformité des procédures sensibles et accélérer les délais de signature de documents qui étaient jusqu'ici en format papier.

Vos documents dématérialisés et signés depuis votre logiciel SIRH

La signature électronique est disponible directement depuis votre logiciel SIRH. Les documents signés sont ensuite stockés dans le dossier numérique du collaborateur. C'est simple, fluide et sécurisé.

Onboarding : signature des documents contractuels depuis le logiciel SIRH pour le collaborateur et l'employeur
Sécurité au travail : signature électronique pour les documents de sécurité ou d'habilitations comme les autorisations de conduite, les fiches de prise en charge ou les dotations de matériels
Entretiens : signature électronique des documents d'évaluations, des entretiens obligatoires ou facultatifs

Une valeur probante en cas de litige

Vous pouvez choisir entre 3 niveaux de sécurité suivant le type de document à signer. Le coût de la signature électronique est différent suivant le niveau de sécurisation.

La signature simple peut être utilisée pour la remise d'équipements ou encore la signature des entretiens professionnels des 2 ans
La signature électronique avancée : la plus couramment utilisée pour les documents pouvant donner lieu à un différend comme les contrats de travail, les passeports d'habilitations, les compte-rendus d'entretien annuel s'ils mentionnent des engagements financiers par exemple
La signature électronique qualifiée requiert des contrôles d'identité du signataire plus poussés et a une valeur équivalente à la signature manuscrite.

Pour tout savoir sur les niveaux de certifications, consultez les conseils de notre experte RH dans cet article

Primobox, notre partenaire de confiance pour la signature électronique

Primobox est un prestataire de services de confiance numérique (PSCo). La certification des signatures par Primobox est totalement transparente pour l'utilisateur de nos logiciels SIRH, votre interlocuteur unique est Asys.

Tiers de confiance membre de la FNTC
Solutions de signatures électroniques conformes au cadre règlementaire
Traçabilité juridique garantie
Solution SaaS opérationnelle en quelques jours sans impact sur le système d'information existant

Vos documents dématérialisés et signés depuis votre logiciel SIRH

Onboarding : signature des documents contractuels depuis le logiciel SIRH pour le collaborateur et l'employeur
Sécurité au travail : signature électronique pour les documents de sécurité ou d'habilitations comme les autorisations de conduite, les fiches de prise en charge ou les dotations de matériels
Entretiens : signature électronique des documents d'évaluations, des entretiens obligatoires ou facultatifs

Une valeur probante en cas de litige

Vous pouvez choisir entre 3 niveaux de sécurité suivant le type de document à signer. Le coût de la signature électronique est différent suivant le niveau de sécurisation.

La signature simple peut être utilisée pour la remise d'équipements ou encore la signature des entretiens professionnels des 2 ans
La signature électronique avancée : la plus couramment utilisée pour les documents pouvant donner lieu à un différend comme les contrats de travail, les passeports d'habilitations, les compte-rendus d'entretien annuel s'ils mentionnent des engagements financiers par exemple
La signature électronique qualifiée requiert des contrôles d'identité du signataire plus poussés et a une valeur équivalente à la signature manuscrite.

Pour tout savoir sur les niveaux de certifications, consultez les conseils de notre experte RH dans cet article

Primobox, notre partenaire de confiance pour la signature électronique

Tiers de confiance membre de la FNTC
Solutions de signatures électroniques conformes au cadre règlementaire
Traçabilité juridique garantie
Solution SaaS opérationnelle en quelques jours sans impact sur le système d'information existant

Pourquoi choisir notre solution de signature électronique ?

Que vous soyez une PME, une grande entreprise, un établissement de santé ou une collectivité, nos logiciels de gestion RH garantissent la conformité de vos signatures.

Facile pour le collaborateur

Plus besoin de se déplacer pour signer un document, celui-ci est accessible depuis l'espace collaborateur en ligne. Le document est ensuite disponible dans le dossier numérique du collaborateur.

Rapide pour le manager

Toutes les signatures et le suivi se fait depuis le logiciel SIRH. Fini les impressions, les scans à envoyer aux multiples interlocuteurs comme les RH ou le collaborateur.

Fiable pour les équipes RH

La signature électronique permet de boucler un processus RH dans sa globalité : depuis l'édition du document en ligne jusqu'à la signature sécurisée. Et le document est stocké au bon endroit pour les managers, le service RH et le collaborateur.

Ils utilisent les logiciels Asys

Découvrez comment nos clients gagnent en productivité et en fiabilité
sur leur processus RH

Proteor
Christine Barbon, Directrice RH

« Avec Premium RH, nous gérons plus de collaborateurs avec les mêmes effectifs RH. Nous avons divisé par deux le temps passé à réaliser les paies et avons fortement réduit les flux papiers. Les données RH sont collectées et centralisées à travers Premium-RH ».

Industrie
850 collaborateurs

Lire le témoignage

Everial
Stéphanie Ponsot, Resp. SIRH

« Avec Premium-RH, nous gérons la chaîne dans sa globalité, de l'arrivée du collaborateur jusqu'à la paie. Un outil unique pour retrouver à la fois son contrat, ses congés, ses entretiens, etc. Les managers se concentrent davantage sur les échanges avec le collaborateur. ».

Services
276 collaborateurs

Lire le témoignage

Masfip
Marcel Attelan, Vice-Président RH

« En terme de gestion des temps et des activités, l’enjeu pour nous est de maîtriser le badgeage, et les heures de récupération. So’Horsys nous permet de dématérialiser nos processus et donc de gagner en temps et en fiabilité des données ».

Mutuelle
85 collaborateurs

Lire le témoignage

Questions fréquentes

Opter pour la signature électronique de documents peut amener quelques questions. Nous avons répertorié pour vous les questions et réponses fréquemment posées, afin que vous puissiez faire un choix réfléchi.

Qu'est ce que la signature électronique ?

Selon l'article 1367 du code civil second alinéa, la signature électronique "consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache".
La signature électronique a la même valeur qu'une signature manuscrite suivant le niveau de sécurisation choisi.

Souvent confondue avec la signature numérique, la signature électronique est pourtant bien plus fiable que son homologue et possède même une valeur juridique probante. Conforme aux réglementations juridiques les plus strictes, la signature électronique offre des niveaux de garantie plus élevés sur l’identité d’un signataire.
La signature électronique est composée d’une suite de caractères numériques, appelée certificat, qui garantit l’identité des signataires et la valeur juridique du document signé.

Il existe également la signature électronique avancée. Cela suppose l’obtention préalable d’un certificat de signature électronique. Les certificats de signature électronique qualifiés au sens du règlement n°910/2014 « eIDAS » sont délivrés par des Prestataires de Services de Certification Electronique (PSCE) qualifiés.

L'ANNSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d'Information) précise que seule la société LSTI est habilitée à qualifier les prestataires de service de confiance au sens du décret n°2010-112 du 2 février 2010.

Quels sont les documents à faire signer en 2ème niveau de sécurité (signature avancée) ?

Notre recommandation : utiliser la signature électronique avancée pour les actes pouvant donner lieu à un différend juridique.

Par exemple : les contrats de travail et avenants au contrat, les comptes-rendus d’entretien annuel et notamment lorsque ces derniers fixent des engagements financiers, des objectifs à réaliser, etc.

Les documents relatifs à la sécurité nous semblent aussi requérir une signature avancée comme les passeports d’habilitations et de recyclage des habilitations nécessaire pour la réalisation de travaux dangereux.