LOGICIEL DE GESTION DES NOTES DE FRAIS

Vous allez vous faire des amis tellement c'est simple

Divisez par trois le temps passé sur la saisie des notes de frais, grâce au remplissage automatique. Et gagnez du temps sur le traitement des notes. Plus de compromis : notre logiciel est ergonomique et intégré nativement aux SIRH.

Demander une démo

Note de frais
Personnalisation de fonctionnement
Processus de validation
Contenu responsive
Stockage sécurisé

Vous n'aimez pas saisir vos notes de frais ? Nous non plus !


Prenez la photo du justificatif depuis votre portable. Laissez-nous remplir automatiquement la date, le montant TTC, la devise et le libellé de votre note de frais. Nous calculons même le kilométrage réalisé.

  • Photo de vos justificatifs
  • Technologie OCR qui analyse le texte de la photo et remplit la note de frais (en collaboration avec Mindee)
  • API Google Map pour définir le kilométrage réalisé
  • IK (Indemnité Kilométrique) récupérée à partir de la fiche collaborateur, par année et suivant son véhicule

Vos règles, vos habitudes


Appliquez votre politique de notes de frais en paramétrant vos préférences : catégories de dépense, plafonds, liste invités, trajets officiels, imputations analytiques, etc. Car il faut toujours intégrer les cas particuliers dans une gestion optimale des notes de frais

  • Personnalisation de 4 masques différents : restaurant, indemnités kilométriques, carburant ou standard
  • Nombre illimité de catégories par masque
  • Gestion différente selon les profils

Un processus décentralisé


Digitalisez l'intégralité du processus, selon vos souhaits et en mode collaboratif. Les salariés saisissent. Les managers valident. Les exports sont générés pour l'équipe comptable.

  • Workflow de validation suivant vos processus internes
  • Saisie et validation depuis ordinateur ou mobile
  • Système d'alertes lié au processus de validation
  • Envoi des écritures en comptabilité.

Où vous voulez, et surtout quand vous voulez


Vos collaborateurs et managers utilisent MyPremium, accessible via ordinateur, tablette ou mobile. Pas d'application de note de frais à télécharger.

  • Site PWA adapté aux mobiles, tablettes et ordinateurs
  • Écrans épurés pour un usage simplifié

Traité et intégré à votre SIRH


Disposez de données justes avec un contrôle efficient. Les calculs de TVA sont automatisés (multi taux) et les justificatifs scannés sont stockés (avec valeur probante). Fini la conservation papier et les fichiers Excel.

  • Calculs de TVA
  • Stockage avec valeur probante
Note de frais

Vous n'aimez pas saisir vos notes de frais ? Nous non plus !


Prenez la photo du justificatif depuis votre portable. Laissez-nous remplir automatiquement la date, le montant TTC, la devise et le libellé de votre note de frais. Nous calculons même le kilométrage réalisé.

  • Photo de vos justificatifs
  • Technologie OCR qui analyse le texte de la photo et remplit la note de frais (en collaboration avec Mindee)
  • API Google Map pour définir le kilométrage réalisé
  • IK (Indemnité Kilométrique) récupérée à partir de la fiche collaborateur, par année et suivant son véhicule
Personnalisation de fonctionnement

Vos règles, vos habitudes


Appliquez votre politique de notes de frais en paramétrant vos préférences : catégories de dépense, plafonds, liste invités, trajets officiels, imputations analytiques, etc. Car il faut toujours intégrer les cas particuliers dans une gestion optimale des notes de frais

  • Personnalisation de 4 masques différents : restaurant, indemnités kilométriques, carburant ou standard
  • Nombre illimité de catégories par masque
  • Gestion différente selon les profils
Processus de validation

Un processus décentralisé


Digitalisez l'intégralité du processus, selon vos souhaits et en mode collaboratif. Les salariés saisissent. Les managers valident. Les exports sont générés pour l'équipe comptable.

  • Workflow de validation suivant vos processus internes
  • Saisie et validation depuis ordinateur ou mobile
  • Système d'alertes lié au processus de validation
  • Envoi des écritures en comptabilité.
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Où vous voulez, et surtout quand vous voulez


Vos collaborateurs et managers utilisent MyPremium, accessible via ordinateur, tablette ou mobile. Pas d'application de note de frais à télécharger.

  • Site PWA adapté aux mobiles, tablettes et ordinateurs
  • Écrans épurés pour un usage simplifié
Stockage sécurisé

Traité et intégré à votre SIRH


Disposez de données justes avec un contrôle efficient. Les calculs de TVA sont automatisés (multi taux) et les justificatifs scannés sont stockés (avec valeur probante). Fini la conservation papier et les fichiers Excel.

  • Calculs de TVA
  • Stockage avec valeur probante

Pourquoi choisir notre logiciel de notes de frais ?

Que vous soyez une PME, une grande entreprise, un établissement de santé ou une collectivité, nos logiciels simplifient la gestion des notes de frais.

 

Ergonomie et intégration

Plus besoin de choisir entre un logiciel intégré au SIRH et un logiciel externe et ergonomique. Notre gestion des notes de frais combine le meilleur des mondes

Des fonctionnalités avancées

Pré-remplissage des notes de frais (via OCR), valeur probante, calcul des distances en voiture : notre solution de notes de frais met la technologie au service des utilisateurs.

Intégration à la gestion des temps

Les impacts des notes de frais sont répercutés. Ex : si un l’un de vos collaborateurs invite l’un de ses collègues au restaurant, possibilité de déclencher une annulation de ticket-restaurant pour ce dernier

Ils gèrent leurs talents avec les logiciels Asys

Découvrez comment nos clients gagnent en productivité et en fiabilité sur la gestion administrative

Proteor
Christine Barbon, Directrice RH

« Avec Premium RH, nous gérons plus de collaborateurs avec les mêmes effectifs RH. Nous avons divisé par deux le temps passé à réaliser les paies et avons fortement réduit les flux papiers. Les données RH sont collectées et centralisées à travers Premium-RH ».

Industrie
850 collaborateurs

Lire le témoignage

Everial
Stéphanie Ponsot, Resp. SIRH

« Avec Premium-RH, nous gérons la chaîne dans sa globalité, de l'arrivée du collaborateur jusqu'à la paie. Un outil unique pour retrouver à la fois son contrat, ses congés, ses entretiens, etc. Les managers se concentrent davantage sur les échanges avec le collaborateur. ».

Services
276 collaborateurs

Lire le témoignage

Riu Paris
Ana Almeida, technicienne Paie

« Chronos nous permet de décentraliser un grand nombre d’opérations et d’éviter des ressaisies chronophages. L’information est aussi directement accessible aux managers sans passer par le service RH. 90% des embauches courtes sont automatisées ».

Retail
900 collaborateurs

Lire le témoignage

Lire les témoignages

Questions fréquentes

Choisir une solution de notes de frais peut soulever quelques questions. Nous avons listé pour vous les questions et réponses fréquemment posées, afin que vous puissiez faire un choix réfléchi.

Voir toutes les FAQ

Quels sont les conseils pour choisir le bon logiciel de gestion des notes de frais ?

On attend souvent les éléments suivants d'un logiciel de paie :
  • Un accès simple pour les managers et le collaborateur
  • Le pré-remplissage automatique via une technologie comme l'OCR
  • La valeur probante

De notre expérience avec des dizaines de clients sur le sujet, il existe trois sujets qui sont négligés :
  • La personnalisation des règles de gestion : catégories, plafonds, liste invités, trajets officiels, imputation analytique, etc.
  • Les étapes qui suivent la validation : export pour l'équipe comptable, suivi administratif, etc.
  • L'accès collaborateur : il s'agit de choisir entre des applications mobiles de notes de frais ou des sites accessible via ordinateur ou téléphone. Nous avons opté pour la deuxième solution, afin de s'affranchir des problèmes de téléchargement et de mises à jour que posent les applications mobiles.

 

Quel est l'intérêt de prendre un module de notes de frais intégré au SIRH ?

Opter pour un module de gestion des notes de frais au sein d'un SIRH permet de simplifier la personnalisation des données. Vous pourrez ainsi prendre en compte des champs de la fiche salariés (par exemple la puissance fiscale du véhicule) pour personnaliser votre gestion. Sans ressaisie.

Par ailleurs, les notes de frais sont gérées au même endroit que les autres éléments RH. Et vous limitez le nombre d'interlocuteurs pour vos solutions RH.

Qu'est-ce que la valeur probante pour une note de frais ?

La valeur probante désigne un type d'archivage qui respecte un certain nombre de règles, pour que le justificatif de dépense (qui est souvent une photo) puisse être considéré comme valable en cas de contrôle par l'administration fiscale.

La valeur probante libère le collaborateur qui n'a plus à conserver des justificatifs papier.

Qu'est ce que l'OCR (ou ROC : Reconnaissance Optique des Caractères) ?

L'OCR est une technologie qui identifie et lit le texte sur une photo. Elle se base sur des algorithmes avancés. Elle unterprète la photo d'un justificatif pour identifier les principaux éléments (montant, date, TVA, libellé, etc.) et ainsi pré-remplir automatiquement votre notes de frais.

Le collaborateur gagne du temps et les équipes RH gagnent en fiabilité des données. L'OCR améliore ainsi grandement la gestion des notes de frais.

Découvrez nos solutions complémentaires au notes de frais

Plus besoin d'attendre,
la solution est déjà là.

Réservez votre démonstration dès maintenant et lancez-vous dans une gestion des ressources humaines efficace et vraiment faite pour vous.

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