La gestion des plannings By ASYS

Définition de la gestion des plannings d’un point de vue RH

La gestion des plannings en entreprise d’un point de vue RH consiste à planifier au mieux les ressources humaines et les ressources matérielles.  Une bonne gestion de la planification a pour avantages de faire gagner du temps aux salariés comme aux managers, de fiabiliser l’organisation interne et d’accroître le suivi de la performance.

Les plannings RH proposent de nombreuses fonctionnalités adaptées au secteur d’activité, à la taille et donc aux besoins des entreprises.

En fonction des besoins de l’entreprise ou du rôle du collaborateur au sein de la société, différents types de plannings peuvent être utilisés : plannings collectifs ou individuels, les plannings mensuels, les plannings journaliers, les plannings horaires  ou encore les plannings par postes qui sont eux inversés.

Il existe une gestion manuelle des plannings ou une création automatique des plannings. Par exemple, dans le cadre de l’annualisation des temps de travail,  il est possible de créer des plannings optimisés sous contraintes de manière automatique.  La planification automatique permet de respecter de nombreuses contraintes juridique, sociale, technique ou encore économique.

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Les enjeux autour du planning

Le premier objectif de la gestion des plannings est d’éviter les situations de sureffectif ou de sous-effectif. La gestion des effectifs est une des composantes de la performance de l’entreprise. Les situations de sureffectif peuvent nuire à la compétitivité de l’entreprise puisque des personnes sont présentes sans être pleinement occupées.

A l’inverse s’il n’y a pas assez de main-d’œuvre lors d’un pic d’activités, l’entreprise est en situation de sous-effectif. Cela pénalise ses performances car elle est n’est pas en mesure de réaliser ses objectifs de production ou de vente. Le chiffre d’affaires est impacté par une mauvaise gestion des plannings d’équipe.  

L’anticipation permet de mieux gérer les plannings pour éviter de recourir aux  heures supplémentaires ou à l’embauche de personnel en intérim par exemple. Le 1er critère pour évaluer un bon planning est qu’il doit couvrir l’activité pour assurer la performance de l’entreprise ou de l’organisation publique

Les enjeux autour du planning sont également légaux, car une mauvaise gestion des plannings peut entraîner des erreurs et par conséquent un non-respect du droit du travail.

La fidélisation des clients est également un enjeu important. Avec une bonne planification, l’entreprise peut éviter des retards, assurer une qualité de service, et même une sécurité dans certains secteurs comme le médical ou les loisirs qui reçoit beaucoup de public

L’enjeu de la satisfaction des employés, garantissant également leur motivation et donc la performance de l’entreprise, n’est pas à ignorer. Une bonne gestion des plannings d’équipe et l’anticipation comme règle d’or contribuent à la qualité de vie au travail. Un planning bien géré fait partie des qualités à avoir pour un manager. Un bon logiciel planning permet aussi de fluidifier la communication en interne.

 

Quels sont les différents besoins en planning en fonction de l’entreprise ?

Les grands groupes internationaux, les grandes entreprises, les PMEs ou encore les centres hospitaliers n’ont pas les mêmes besoins. Cela dépend du nombre d’employés, de l’organisation mise en place ou encore de la complexité du réglementaire. Dans les secteurs où l’activité est saisonnière, avec de fortes variations d’un période à l’autre, la gestion des plannings est au cœur des préoccupations des DRH et des managers.

De manière générale, les grandes entreprises attendent des solutions collaboratives, sécurisées et avec de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter à leur gestion RH. A contrario, les petites et moyennes entreprises recherchent un logiciel en mode SaaS, simple à utiliser et facile à mettre en place pour rester très attentifs aux coûts du logiciel.

Les centres hospitaliers ont la particularité de gérer différemment les plannings de deux types de collaborateurs : le personnel médical et non médical. Cela demande une gestion des plannings et des fonctionnalités très particulières.

 

Quel logiciel de planification correspond à votre entreprise et comment bien choisir sa gestion des plannings ?

Le choix de votre logiciel de gestion des temps et de planification est essentiel pour le bon fonctionnement de votre management et la performance de votre entreprise.

Pour commencer, il y a de nombreuses questions à se poser pour trouver le logiciel adapté à votre secteur et à vos besoins : ai-je besoin d’un logiciel spécialisé en planning ou d’un logiciel RH généraliste ? un logiciel tout inclus ou modulaire ? en location (mode SaaS) ou en acquisition ?

Une fois le choix du logiciel effectué, il faut planifier son intégration dans votre organisation et impliquer les collaborateurs dès le début du projet, afin de réussir au mieux son projet planning. Privilégier une interface simple d’utilisation et ergonomique, disponible sur PC, smartphone ou tablette via le web, permettra à tous de prendre en main facilement le logiciel et de s’adapter au changement.