Comment choisir son logiciel de gestion de planning en entreprise​ ?

Découvrez dans cet article comment choisir le bon logiciel de gestion de planning en entreprise.

Quels bénéfices à adopter un logiciel de planning ?

Les logiciels de planning viennent simplifier la visibilité des équipes et de leurs managers en entreprise. 

En effet, avec la crise sanitaire de 2020, le monde du travail a évolué. L’adoption du télétravail a transformé les habitudes des équipes. Les exigences de ces dernières en matière de qualité de vie au travail également. C’est pourquoi la gestion des temps de travail est un enjeu majeur pour les entreprises.

Voici d’autres bénéfices à l’adoption d’un logiciel de gestion de planning :

• Gain de temps : avec l’automatisation des tâches répétitives, un logiciel de gestion du temps de travail soulage le quotidien des équipes opérationnelles.
• Accessible et instantané : les logiciels de gestion de planning en entreprise permettent à ses utilisateurs d’avoir des planning actuels, pour éviter les confusions internes lors des changements tardifs. 
• Outil d’anticipation : ce type de solution permet d’avoir une vision globale, très utile pour les personnes chargées d’allouer les ressources humaines. 

Les critères principaux pour choisir le bon logiciel de gestion de planning en entreprise

Vous connaissez les bénéfices à l’adoption d’un logiciel de gestion de planning, mais savez-vous sur quels critères vous baser ? 

Voici une checklist des caractéristiques à avoir dans une solution de gestion des plannings : 

• La facilité d’utilisation : un bon logiciel affiche correctement l’information, avec un design d’interface intuitif pour faciliter son adoption par vos équipes.
• La compatibilité avec votre environnement : les intégrations entre vos logiciels doivent être réalisables. Un outil de gestion des plannings en entreprise peut être connecté à vos logiciels de SIRH, tels que les outils de paie par exemple.
• Le degré de personnalisation : la solution doit pouvoir être paramétrée selon vos spécificités de secteur d’activité et les réglementations en vigueur. Avec un degré de personnalisation qui correspond à vos attentes pour faciliter l’usage des équipes dans le futur.
• Les possibilités collaboratives : l’outil de gestion de planning doit vous faciliter le partage des informations en interne de manière fluide. Les fonctionnalités de notification et multi-utilisateurs sont vraiment à ajouter dans votre checklist pour trouver la bonne solution de gestion des plannings.

Enfin, pour vous aider dans votre usage quotidien du logiciel, vérifiez qu’il possède un système de support ou de ticket client pour répondre rapidement à vos questions. Un autre élément à considérer est la fréquence de mises à jour et nouvelles fonctionnalités qui sortent sur le logiciel. Votre outil doit vivre et s’adapter constamment à vos besoins !

Les fonctionnalités clés d’un bon logiciel de gestion de planning 

Découvrons à présent quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion de planning performant.

Une bonne personnalisation pour répondre aux besoins complexes 

Les professionnels chargés de la gestion du temps de travail ont des obligations très variées selon les secteurs d’activité de leur entreprise. Les types de logiciels utilisés dans les hôpitaux sont différents de ceux utilisés dans l’industrie par exemple. C’est pourquoi il est primordial d’avoir un outil qui puisse s’adapter aux spécificités des métiers.

Voici quelques exemples de fonctionnalités à avoir pour s’assurer que le logiciel que vous choisissez possède suffisamment de possibilités de personnalisation. Différents modes d’affichages sont essentiels pour rester productif dans la gestion de planning en entreprise : 

• En fonction de votre organisation : affichage de la durée des cycles de travail, des roulements d’équipe, sur des plages de dates personnalisées, etc. 
• En fonction des temporalités : des plannings journaliers, hebdomadaires, mensuels ou annuels selon les spécificités des secteurs.
• En fonction du degré de détail souhaité : affectation par poste de travail VS affectation analytique, événements sur la journée, possibilité d’ajouter des commentaires, etc.

Autres éléments à prendre en compte : 

• Affichage des compteurs horaires visibles pour donner suffisamment de recul à l’employé comme au manager. 
• Édition facile et en temps réel pour faciliter la communication interne des événements : arrêts, congés, absences, etc. 
• Impression papier sur le terrain : la possibilité d’imprimer les plannings de manière accessible, sans perturber la mise en page. 

Un logiciel de planning qui s’adapte aux utilisateurs et non l’inverse 

Vous l’aurez compris, un bon logiciel doit être facile d’usage pour faciliter son adoption par les équipes. La personnalisation peut aller encore un cran plus loin avec des paramétrages selon le rôle de l’utilisateur. C’est un bon moyen de gérer les différents accès de manière centralisée.

Exemple de rôles à attribuer : Service RH, chef d’équipe, manager, responsable de ligne de production, etc.

Une autre fonctionnalité à garder en tête pour votre logiciel de gestion de planning en entreprise est la possibilité d’utiliser des filtres dynamiques. Filtrer vos plannings par population, par équipe, par site, mais aussi la création de raccourcis et l’affichage de plannings en simultané par exemple.

Un outil qui respecte les réglementations RH 

Toute personne qui s’occupe de la gestion des plannings sait que les incohérences de planning sont des risques pour la santé de l’entreprise et le respect des réglementations en vigueur.

Votre logiciel de gestion doit vous accompagner dans le respect des réglementations, pour qu’elles ne soient pas une charge mentale à porter au quotidien.

Pour traiter cet aspect, les fonctionnalités d’alertes ou de notification préventives sont très pratiques. Ce sont elles qui pourront vous informer en temps réel des incohérences d’un planning ou de non-respect des réglementations en vigueur.

Au-delà de lancer des alertes, vous pouvez également personnaliser votre outil et en faire une véritable aide à la prise de décision. La possibilité de créer des notifications personnalisées vous permettra de mieux contrôler les effectifs présents dans chaque service, et de mieux répartir le temps de travail. 

Les erreurs à éviter lors de la sélection d'un logiciel de gestion de planning en entreprise

Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités principales à vérifier avant d’adopter un logiciel de gestion de planning, voyons les erreurs à éviter : 

• Ne pas se fixer d’objectif 

Comme tout nouveau projet, une des principales étapes est de définir les objectifs en amont et les attentes finales. Négliger cette étape peut conduire à l’adoption d’un outil sans vision précise, ce qui peut perturber les équipes devant ce changement. 

• Ne pas rédiger de cahier des charges 

Avant de vous lancer dans l’adoption de l’outil, pensez à formaliser vos besoins sur le papier. La création d’un cahier des charges permet de prendre en compte tous les aspects indispensables de votre nouveau logiciel : d’un point de vue fonctionnel mais aussi technique.

[TÉLÉCHARGEZ VOTRE CAHIER DES CHARGES]

• Ne pas former ses équipes 

Le cerveau humain déteste le changement. Il y a un risque que les collaborateurs soient réfractaires à l'adoption d’un nouveau logiciel. Si vos équipes ne savent pas l’utiliser, elles ne verront pas la valeur de ce changement, c’est-à-dire un gain de temps, de productivité et d’anticipation. 

Si vous intégrez un nouvel outil à votre écosystème, il faut forcément passer par la case formation.  

• Ne pas prendre en compte les retours utilisateurs

Autre point important : une fois l’outil intégré dans votre structure, soyez attentifs aux retours des collaborateurs. Certes, l’outil est personnalisé en fonction de votre secteur d’activité, mais vos équipes auront des expériences terrains et des idées d’optimisation. Pour cela, instaurez une bonne communication puis faites évoluer les paramétrages afin de peaufiner l’usage de votre logiciel de gestion des plannings. 

Le succès d'une entreprise pharmaceutique grâce à un logiciel de planning

Après avoir vu les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion de planning et les erreurs à éviter, découvrez à présent comment Naos a pris soin de sa gestion du temps.

Naos, acteur mondial des produits pharmaceutiques et cosmétiques (Bioderma, Esthederm, État pur), a adopté en 2020 le logiciel de gestion de planning Chronos. L’objectif était de digitaliser la planification et optimiser la gestion du temps de ses 1 200 collaborateurs répartis sur 13 sites. 

La solution a permis de centraliser la gestion RH, de fiabiliser les processus de paie (via une synchronisation avec ADP) et de simplifier la gestion de plannings complexes liés à des horaires atypiques (2x7, 3x8, nuit, etc.). 

Aujourd’hui, les équipes RH créent des plannings adaptés à leur activité, avec génération automatique des éléments variables de paie. Les collaborateurs gagnent en autonomie pour consulter leurs plannings et poser leurs congés. Les managers reçoivent des alertes en cas d’anomalie de badgeage et peuvent agir rapidement. Le système fiabilise le décompte du temps de travail et limite les erreurs. 

La solution est adaptée à la complexité réglementaire de leur secteur d’activité.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour choisir votre logiciel de gestion de planning en entreprise. Pour en apprendre plus sur ce sujet, découvrez à présent comment optimiser la gestion du planning industriel.