Définition de la planification ou gestion des plannings d’un point de vue RH

 

La planification des ressources humaines c’est la définition des besoins humains et matériels, puis l’organisation dans le temps et l’optimisation de ces ressources. 

La planification RH est un facteur clé de succès pour les entreprises ou les organisations publiques. Une planification des ressources humaines efficace aide les organisations à atteindre leurs objectifs.

La gestion des plannings dans une entreprise est généralement prise en charge par le service RH ou par les managers opérationnels. Le planning est également un outil de management dans le temps pour anticiper les besoins et l’utilisation des ressources disponibles dans l’entreprise ou l’organisation.

Les salariés, pour plus d’autonomie, peuvent également agir sur leurs plannings depuis des portails collaborateurs mis à disposition par les logiciels RH. Cela leur permet  aussi de communiquer avec leurs managers et service RH.

 

Quels sont les objectifs d’un planning?

Le premier objectif d’un planning est de mettre en adéquation les ressources de l’entreprise avec ses objectifs de production, qu’il s’agisse de produire des biens (industrie, agroalimentaire, manufacturing, etc) ou des services (services aux entreprises, aux particuliers, éducation, santé, administration, etc). Un planning permet d’organiser le nombre de ressources et leur profil (compétence notamment).

La gestion des plannings est complémentaire à la gestion des temps qui permet d’assurer le contrôle des temps de travail. La gestion des temps vise à assurer le respect des dispositions légales en matière de temps de travail, de repos, d’emploi, de congés, etc.

La gestion des plannings s’attache davantage à connaître les activités du salariés durant son temps de travail et à éviter les situations de sur-effectif ou sous-effectif.

Un bon planning répond à trois critères :

  • Avoir la bonne personne : disposer de ressources qualifiées pour le poste à occuper
  • Au bon endroit : assurer que la personne est planifiée là où on a besoin d’elle (service, chaine de production, magasin, lieu d’intervention)
  • Au bon moment : avoir le bon nombre de ressources lorsque l’entreprise en a besoin pour éviter les situations de sur ou sous-effectif

 

La planification est réalisée par les services RH ou par les managers suivant l’organisation de l’entreprise. La gestion des plannings peut-être complexe et chronophage. Pour gagner du temps et être plus fiable, les logiciels de gestion RH proposent de nombreuses fonctionnalités de gestion des plannings.

Un logiciel de gestion des plannings a de nombreux avantages :

  • Les services RH et les responsables d’équipe abandonnent les fichiers Excel® ou les plannings sur papier
  • L’information est mieux partagée par tous les services
  • Les plannings sont mis à jour en temps réel selon les changements pour les managers et les salariés
  • Les règles de gestion des plannings aident les services RH à respecter le droit du travail
  • Les logiciels RH sont disponibles sur PC, smartphone ou tablette
  • Les logiciels de plannings en mode SaaS sont simples à utiliser
  • Les logiciels de planning proposent différentes fonctionnalités pour gérer des plannings simples ou faire des plannings optimisés.

 

Selon l’activité ou la taille de l’entreprise, les logiciels de gestion des plannings offrent des fonctionnalités différentes. Les PME, les grandes entreprises ou les organisations publiques (hôpitaux, collectivités,  services publics) ont des attentes différentes en matière de planning. Les logiciels RH doivent s’adapter aux contraintes de planification en fonction du secteur de l’entreprise et répondre à tous les besoins.

 

Quels sont les différents types de planning ?

Les logiciels de gestion RH proposent plusieurs fonctionnalités pour la gestion des plannings. Chaque type de planning donne des informations différentes selon les besoins de l’utilisateur : service RH, service paie, manager de service, manager d’équipe, salarié. On observe trois types de plannings différents :

 

Les plannings d’équipe collectifs vs les plannings individuels

Pour un manager, le planning collectif permet d’avoir une vision globale de son équipe. Les logiciels RH édités par Asys proposent des plannings multilignes pour afficher plusieurs informations RH : horaires de présence, cycle de travail, activité, posté occupé, lieu d’affectation, absence du salarié, etc. Selon ses souhaits ou ses droits, l’utilisateur peut afficher certaines informations ou personnaliser son planning.

Le planning individuel permet d’afficher un seul salarié. Il peut contenir les mêmes informations RH que les plannings collectifs pour assurer le suivi des temps de travail du salarié.

Pour chacun des plannings, le manager peut accéder à tous types d’information liées aux temps de travail : horaires, congés, RTT, suivi de l’annualisation, compteurs de droit, suivi d’activité, etc.

Les plannings collectifs comme individuels sont accessibles à tous les collaborateurs selon leurs droits : responsable de service, chef d’équipe, manager opérationnel, salarié, responsable paie, etc.

 

Planning journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel

Les logiciels de gestion des plannings permettent de travailler sur des plannings selon différentes périodes : plannings passés ou plannings prévisionnels.

Chaque type de planning (journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel) peut concerner plusieurs salariés (plannings collectif) ou un seul salarié (planning individuel). Les logiciels RH Asys permettent de personnaliser les périodes utilisées dans les plannings pour répondre aux différentes organisations de l’entreprise (planning en période décalée).

Le planning journalier zoome sur une journée. Il permet d’avoir une vision précise des heures de présence du salarié, de ses pointages, de ses activités et de ses affectations analytiques horaires.

Le planning hebdomadaire permet d’afficher une semaine complète avec différents types d’informations RH. Le planning mensuel donne une vision plus large en affichant un mois de travail. Enfin le planning annuel donne une vision d’ensemble des temps de travail et des activités sur une année. Pour chaque type de planning, on peut afficher tous types d’information liées aux temps de travail.

 

Pourquoi utiliser la planification automatique ?

La gestion automatisée des plannings entre dans le champ de la planification optimisée. Elle permet de réaliser des plannings au plus près des besoins des entreprises ou des organisations.

La planification optimisée – aussi appelée planification automatique sous contraintes - s’appuie sur les données issues de la recherche opérationnelle et l’intelligence artificielle. La planification optimisée prend en compte de nombreuses contraintes (légales, sociales, compétence des salariés, etc) et des objectifs (objectifs commerciaux, financiers, etc).

Les logiciels de planification sous contraintes permettent de créer des plannings de manière automatique qui assurent le respect du droit du travail tout en générant les plannings les plus efficaces pour l’entreprise et le salarié.

Les solutions de planification optimisée aident les entreprises à avoir la bonne personne, au bon endroit, avec les bonnes ressources et au bon moment pour maximiser à 100% les performances de l’entreprise ; tout en évitant l’erreur humaine !