Transport : outils et bonnes pratiques RH pour gérer les absences

Dans cet article, découvrez des outils et des bonnes pratiques face à l’absentéisme récurrent dans le secteur du transport. Les équipes RH y trouvent des solutions pour sécuriser les enjeux business. En parallèle, chaque collaborateur bénéficie d’une gestion des temps et des activités plus équilibrée et adaptée.

Comprendre la gestion des absences dans le secteur du transport

La gestion des absences dans le secteur du transport recouvre plusieurs réalités. Elle inclut les heures de compensation ou jours de récupération liés aux horaires atypiques. Elle intègre aussi les absences dues aux contraintes physiques du métier. Ces dernières entraînent plus fréquemment des arrêts maladie, en dehors des congés légaux ou des compensations prévues.

Ces absences, parfois imprévues, complexifient la planification des équipes. Les entreprises doivent alors ajuster les plannings afin de maintenir la production et la qualité de service. De plus, les métiers du transport exigent souvent des compétences spécifiques, comme certains permis professionnels. Cette réalité limite le recours à l’intérim ou aux remplacements classiques.

Qu’est-ce que la gestion des absences ?

Face à un absentéisme croissant, la gestion des absences devient un enjeu central pour les RH et les managers. Elle ne se limite pas à cocher des cases administratives. Elle engage directement la qualité de service, l’équité entre collaborateurs et l’expérience de travail.

• Du côté managérial, elle consiste à assurer la continuité de service, à maintenir l’équité entre les collaborateurs, et à anticiper les absences légales.
• Du côté RH, elle vise à garantir la conformité légale, à préserver l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle, et à anticiper les besoins en recrutement.

Quels sont les types d’absences ?

Ces distinctions aident les équipes RH et les managers à adapter la gestion des temps. Elles facilitent aussi la continuité de service tout en tenant compte de la réalité vécue par chaque collaborateur.

Les enjeux spécifiques de la gestion des absences dans le transport

Dans le secteur du transport, chaque absence a un effet immédiat sur la continuité du service. Chauffeurs, conducteurs, contrôleurs ou personnels de maintenance : leur présence conditionne directement la sécurité, la ponctualité et la satisfaction client.

Un absent non remplacé peut entraîner des retards, une baisse de capacité ou une désorganisation logistique. Les RH doivent donc gérer en permanence :

• la réactivité pour organiser des remplacements,
• la polyvalence des équipes afin de limiter l’impact d’un imprévu,
• la conformité réglementaire (temps de conduite, repos obligatoires, sécurité),
• et le suivi de l’absentéisme pour anticiper ses effets sur l’activité.

Ces enjeux font de la gestion des absences un sujet stratégique pour garantir la qualité de service et la satisfaction des usagers.

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Outils et solutions logicielles pour la gestion des absences dans le transport

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des absences et congés ?

Un logiciel de gestion des absences et congés centralise les demandes des collaborateurs et les décisions de leurs managers. Les équipes accèdent ainsi à une vue claire des plannings et à une automatisation des processus de demande et validation. Des alertes signalent aussi les dépassements de droits ou l’absence de prise de congés avant certaines échéances.

Ces solutions intègrent différents formulaires d’absence selon leur nature, avec des compteurs à jour en temps réel. Cela facilite la planification des équipes et assure la continuité de service. Les collaborateurs restent autonomes dans la gestion de leurs absences, tandis que les managers disposent d’une vision globale pour valider les demandes au regard du planning d’équipe.

Les RH et managers peuvent également saisir des absences imprévues, comme un arrêt maladie. De plus, un logiciel de gestion des absences se connecte au SIRH, à la paie ou aux outils de remplacement. Les données circulent alors entre systèmes, toujours à jour et fiables. Ainsi, la paie reste juste, les données collaborateurs sont fiables et les remplacements organisés plus facilement.

Fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des absences

• Déclarer facilement ses absences et congés en toute autonomie.
• Mettre à jour automatiquement les plannings collectifs et individuels.
• Recevoir des alertes en cas de dépassement ou d’oubli de congés.
• Visualiser en un coup d’œil les absences et la disponibilité des équipes.
• Connecter la solution à la paie et au SIRH pour fiabiliser les données.
• Synchroniser les absences avec les messageries d’entreprise.
• Digitaliser tous les compteurs : congés, RTT, CET, télétravail, etc.
• Personnaliser les workflows de validation des absences selon les règles internes.
• Joindre des justificatifs ou documents à chaque type de demande.

Exemples de solutions de gestion des congés et absences

Asys propose deux logiciels de gestion des congés et absences adaptés aux besoins des collaborateurs, managers et équipes RH. Ces solutions simplifient le suivi des absences, renforcent la conformité légale et s’adaptent aux spécificités de chaque organisation :

• Chronos : un logiciel de gestion des temps conçu pour les grandes organisations. Il s’adapte à la diversité et à la complexité des structures en intégrant toutes les règles : multi-filiales, multi-sites, multi-contrats, multi-conventions.
• So’Horsys : une solution pensée pour les PME et ETI. Elle s’aligne sur les processus internes, prend en compte votre réglementaire et optimise la gestion RH au quotidien.

Avec ces deux logiciels, les entreprises disposent d’outils fiables et flexibles pour simplifier la gestion des absences et renforcer l’efficacité de leurs équipes.

So’Horsys nous a simplifié la gestion des absences, même avec une trentaine d’agences. Tout est centralisé, les validations sont fluides, et les données sont fiables.

Jean-Christian Goyet, Chef de projet SIRH, Groupe Bert

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Organisation RH et bonnes pratiques pour limiter l’impact des absences

La gestion efficace des absences en 5 points

Une gestion optimale des absences aide les RH et les managers à réduire l’impact sur les équipes et sur l’activité de l’entreprise. Pour agir efficacement, voici 5 bonnes pratiques à mettre en place :

• Anticiper les absences liées aux spécificités métier : congés, RTT, compensation, CET, etc.
• Centraliser toutes les données d’absences dans un logiciel unique afin d’éviter erreurs et oublis.
• Communiquer régulièrement sur les absences prévues pour ajuster les plannings d’équipe et préserver l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
• Planifier les remplacements en amont pour garantir des profils adaptés aux compétences requises.
• Mesurer l’absentéisme afin d’identifier les causes principales et définir des actions correctives.

En appliquant ces 5 points, les organisations gagnent en fiabilité, en équité et en performance collective.

Comment organiser la gestion des absences des salariés ?

Un logiciel de gestion des absences et congés structure les workflows en fonction de la typologie des demandes : congés, CET, repos compensateur ou arrêt maladie.

Chaque collaborateur accède à un portail personnalisé pour saisir ses demandes, consulter ses compteurs d’absences et recevoir des alertes automatiques en cas de dépassement ou de droits non utilisés.

Du côté manager, une vue d’ensemble claire permet d’analyser les demandes de l’équipe et de valider en tenant compte des besoins du service. Le manager peut également planifier les congés pour assurer un roulement équitable et préserver la continuité d’activité.

Enfin, les équipes RH disposent de rapports détaillés pour suivre les absences et analyser les données. En cas d’absence imprévue, comme un arrêt maladie, un code d’absence est généré et mis à jour automatiquement dans les plannings individuels et collectifs. Cette organisation garantit une gestion fluide et fiable pour tous les acteurs.

Comment gérer les absences imprévues (maladie, accident, transport) ?

La gestion des absences imprévues devient plus simple avec un logiciel de gestion des temps et activités. Les informations sont centralisées et mises à jour automatiquement grâce à des workflows paramétrés. Lorsqu’un collaborateur est absent de manière soudaine, un code d’absence peut être enregistré par les RH, ou parfois par le manager. Le planning individuel du collaborateur se met alors à jour, puis le planning collectif de l’équipe s’adapte en conséquence.

Le manager reçoit une alerte en cas de manque sur un poste clé. Il peut alors vérifier si un collaborateur interne, disponible et disposant des compétences nécessaires, peut assurer la mission. Si aucune ressource interne n’est mobilisable, la solution peut se connecter à un logiciel de gestion des remplacements comme Pixid. Une demande externe est alors envoyée, avec les compétences requises pour garantir la continuité du service.

Quelles solutions s’offrent aux entreprises du secteur des transports pour gérer les absences ?

Pour gérer les absences, les entreprises peuvent adopter un logiciel de gestion des temps et activités avec des fonctionnalités dédiées. Lorsqu’il est connecté à un logiciel de remplacements comme Pixid, la gestion des remplaçants devient simple et fluide. Le logiciel intègre les intérimaires et remplaçants directement dans les plannings et fiches collaborateurs, assurant ainsi une paie juste et des informations toujours à jour.

Dans des secteurs comme le transport, soumis à la saisonnalité et à un fort taux d’absentéisme, les entreprises peuvent également opter pour l’annualisation ou la modulation du temps de travail. Cette organisation permet de mobiliser des collaborateurs déjà en poste pour couvrir les absences. Grâce à l’annualisation du temps de travail, les heures supplémentaires se lissent sur l’année et sont comptabilisées dès le dépassement du contingent annuel. Les managers et les équipes RH gagnent ainsi en flexibilité et en efficacité dans la planification des remplacements.