Outil GTA : comment évaluer votre logiciel et choisir la meilleure solution ?

Un logiciel de GTA peut rester en place des années sans qu’on le questionne. Et pourtant, certaines équipes RH continuent de gérer les absences, les plannings ou les compteurs avec des outils rigides, mal connectés aux autres systèmes, ou difficiles à faire évoluer.

Ce décalage finit toujours par se voir : demandes traitées trop tard, erreurs de paie, heures supplémentaires non remontées. Mais attention, avant d’envisager un changement de solution, il faut prendre soin d’évaluer objectivement l’existant. Justement, c’est exactement ce que nous vous proposons avec cet article axé pratique !

C’est quoi un outil de GTA en RH ?

Qu’est-ce que la GTA ? 

GTA signifie “gestion des temps et des activités”. Ce système permet 

• d’enregistrer le temps de présence, 
• de suivre les horaires, 
• de valider les demandes d’absences, 
• et de contrôler les heures supplémentaires. 

Il alimente ensuite la paie, les reportings RH et parfois la planification.

Ce type de logiciel centralise l’ensemble des données liées au temps de travail. Certains intègrent aussi des règles de gestion propres à chaque convention collective, des droits à congés variables, ou des systèmes d’alertes paramétrables. Tout dépend du niveau de personnalisation recherché.

Une brique souvent sous-estimée

Dans beaucoup d’entreprises, l’outil de GTA a été mis en place il y a plusieurs années. Il continue de tourner, souvent en silence. Pourtant, c’est lui qui fait le lien entre les collaborateurs, les managers et les services RH. C’est lui qui déclenche les workflows, alimente les compteurs, signale les anomalies.

Aussi, lorsqu’il est bien configuré, il réduit la charge de travail côté RH, limite les erreurs de paie et fiabilise les données. Il permet aussi aux managers de suivre les plannings de leurs équipes, d’anticiper les absences, et de mieux répartir la charge. Du côté des salariés, il rend visibles les compteurs, simplifie les demandes et offre davantage d’autonomie.

Votre solution de GTA répond-elle encore aux besoins de votre entreprise ?

Des signaux qui ne trompent pas

Certaines équipes RH doivent encore relancer à la main des validations d’absence. D’autres reçoivent leurs plannings avec deux jours de retard. 

À chaque cycle de paie, les mêmes anomalies reviennent : compteurs mal alimentés ,heures non comptabilisées, données incomplètes. Ce n’est pas toujours un problème humain. Parfois, c’est simplement l’outil qui ne suit plus.

La détection des erreurs repose souvent sur des extractions Excel bricolées. Les responsables doivent comparer les tableaux ligne par ligne, faute de mieux. Les collaborateurs n’ont pas toujours accès à leur solde en temps réel. Les managers perdent du temps à corriger au lieu de piloter.

Une grille pour évaluer votre outil de GTA

Avant de lancer un nouveau projet, il peut être opportun de faire un point rapide. Cette évaluation repose sur quelques critères simples :

• Fonctionnalités disponibles : gestion des horaires, des absences, des heures supplémentaires, des jours travaillés ou non.
• Interface : application mobile, accès web, navigation fluide, lisibilité et simplicité  des tableaux.
• Personnalisation : adaptation aux règles internes, configuration des processus, gestion multi-sites.
• Interopérabilité : connexion avec la paie, le SIRH, les outils métiers ou les badgeuses physiques.
• Suivi : reporting, alertes, anomalies détectées automatiquement, remontée des indicateurs.

Chaque entreprise peut utiliser cette grille pour comparer son outil aux besoins du terrain. Le but n’est pas de cocher toutes les cases, mais d’identifier les écarts. Ceux qui empêchent de fonctionner correctement au quotidien.

Changer d’outil de GTA : comment faire le bon choix ?

Commencer par les besoins, pas par les fonctionnalités

Avant de comparer les logiciels puis de faire le bon choix, il faut poser les bases : 

• Combien de sites à gérer ? 
• Quels types de contrats ? 
• Quelles interactions avec les autres outils RH ? 

Des questions d’autant plus importantes qu’un service RH qui traite 50 feuilles de temps par mois n’aura pas les mêmes attentes qu’un groupe multi-établissements avec 600 collaborateurs.

Certains recherchent une interface simple pour suivre les horaires, valider les demandes d’absence et calculer les heures supplémentaires. C’est le cas des PME et ETI, pour lesquelles So’Horsys propose une solution accessible, structurée et évolutive.

En fonction des besoins , certaines entreprises  se tournent vers des solutions capables d’absorber des règles complexes et de communiquer avec un SIRH ou un ERP déjà en place. Pour ces organisations, souvent multi-sites ou avec des plannings à forte contrainte, Chronos offre une couverture adaptée.

Ce que les RH oublient souvent de tester avant de changer de solution

Comparer les logiciels GTA à partir de démos marketing ou de grilles figées, c’est souvent le réflexe. Mais ce n’est pas suffisant. La vraie question : est-ce que l’outil tient la route dans votre contexte ?

Avant de trancher, il est utile de simuler des cas concrets issus du quotidien RH :

• Une absence à cheval sur deux cycles horaires
• Une régularisation d’heures supplémentaires avec justificatif
• Un export destiné à la paie avec des règles internes particulières
• Une demande d’absence initiée par un salarié terrain, sans accès au portail web

Ce type de test permet de valider la couverture fonctionnelle, la réactivité de l’éditeur, et la capacité de l’outil à gérer vos spécificités.

💡 À éviter lors du choix d’un outil de GTA

• Se limiter à une présentation produit sans scénario réel
• Choisir uniquement sur le prix ou l’interface
• Négliger les impacts sur les équipes terrain et l’adoption par les équipes(accès, saisie, portabilité)
• Oublier d’impliquer les managers dans la phase de test
• Supposer que l’éditeur gérera les règles internes “par défaut”

Conclusion

Un outil de GTA ne se choisit pas à l’aveugle ni sur la base d’un tableau comparatif standard. Ce qui fonctionne pour une structure peut freiner une autre. Tout dépend de l’organisation, des équipes en place, des contraintes à respecter.

Avant de changer de solution, il faut comprendre ce qui bloque dans l’existant, clarifier les priorités, et confronter les outils du marché à ces critères précis. Pas besoin d’une usine à gaz. Juste d’un système fiable, évolutif, bien intégré au reste.

Si l’évaluation de votre logiciel actuel soulève plus de questions que de réponses, il est peut-être temps de passer à l’étape suivante… La Team Asys est là pour vous aider !