Comment choisir un logiciel GTA pour son entreprise ?

Pourquoi bien choisir son logiciel GTA est stratégique pour votre entreprise ?

Un logiciel GTA ne se résume pas à un simple outil de pointage. Il joue un rôle clé dans la digitalisation des processus RH, avec des impacts concrets :

• Automatisation du suivi des temps de travail, des heures supplémentaires, des congés et des absences
• Respect des obligations légales (durées maximales, repos, etc.)
• Sécurisation et fiabilisation des données de paie, grâce à une collecte centralisée et précise des temps de présence
• Gain de temps pour les services RH et les managers
• Amélioration de l’expérience collaborateur (grâce à des interfaces intuitives et des workflows fluides).

Si vous souhaitez aussi centraliser et fiabiliser les données relatives aux temps de travail, le logiciel GTA peut être intégré au cœur de votre système d’administration du personnel, en lien avec la paie, la planification ou encore le portail RH.

Maintenant que vous avez compris pourquoi bien choisir son logiciel GTA est capital pour votre entreprise, nous allons vous aider à comprendre les critères qui peuvent aider à faire votre choix.

Les critères principaux pour choisir un logiciel GTA pour son entreprise

Voici les principaux points à évaluer pour faire un choix pertinent.

1. Définir vos besoins fonctionnels

Chaque entreprise a des exigences spécifiques. Posez-vous la question : “de quels outils avons-nous besoin ?” Assurez-vous que le logiciel permet :

• Le suivi du temps de travail (déclaratif, badgeage, télétravail, télétravail)
• La gestion des absences et congés
• L’intégration avec la paie
• La gestion multi-sites ou multi-sociétés
• La déclaration des activités (suivi analytique ou par projet)

2. Construire un cahier des charges fonctionnel

Pour faciliter la sélection et comparer les offres de façon objective, la rédaction d’un cahier des charges GTA est essentielle. Listez-y vos besoins fonctionnels, vos contraintes techniques, vos priorités budgétaires et vos attentes en termes de déploiement. Ce document facilitera également les échanges avec les éditeurs.

[NOS CONSEILS POUR RÉDIGER VOTRE CAHIER DES CHARGES]

3. S’assurer de la conformité réglementaire et la sécurité

Même si ces exigences peuvent sembler évidentes pour les éditeurs de logiciels GTA, veillez à choisir une solution conforme aux obligations légales françaises (durée du travail, RGPD, archivage, etc.) et hébergée sur des serveurs sécurisés.

4. Vérifier l’ergonomie et l’expérience utilisateur

Le logiciel sera utilisé quotidiennement par vos salariés, managers et RH. Il doit être intuitif, responsive et adapté à tous les usages (bureau, mobile, tablette).

5. S’assurer de la compatibilité avec votre SIRH existant

Vérifiez que la solution est compatible avec vos outils existants : paie, ERP, planning, badgeuse, etc. Une bonne intégration garantit la cohérence et la fiabilité des données.

6. Évaluer la capacité d’évolution de la solution

Votre organisation a ses propres règles. Le logiciel doit pouvoir être personnalisé selon vos conventions collectives, accords d’entreprise, types de contrats, etc. Un accompagnement sur-mesure par l'éditeur est un vrai plus.

7. Anticiper les coûts globaux et le retour sur investissement

Le coût du logiciel GTA est une donnée non négligeable, mais il ne faut pas oublier son retour sur investissement. 

Bien choisir son logiciel GTA peut réduire les erreurs administratives, limiter les coûts de gestion des absences et optimiser la planification des ressources humaines, pour un ROI positif à moyen et long terme.

Cas d’usage en fonction des organisations : comment un bon logiciel GTA change la donne

Voici quelques exemples de ce qu’un logiciel GTA peut apporter en fonction de plusieurs types d’organisations :

• Dans une PME multisites : centralisation des pointages, simplification des plannings par site, remontée des heures en paie.
• Dans un établissement hospitalier : respect des règles conventionnelles, plannings cycliques, alertes sur les temps de repos.
• Dans une entreprise industrielle : badgeuses connectées, suivi des temps d’activité précis par atelier, meilleure analyse de la rentabilité.

Les erreurs à éviter avant de choisir un logiciel GTA pour son entreprise

• Choisir uniquement sur le prix : une solution trop basique peut rapidement devenir limitante.
• Négliger l’implication des utilisateurs : RH, managers et collaborateurs doivent être consultés.
• Sous-estimer le projet de déploiement : l’intégration d’un outil GTA est un projet structurant. Prévoyez de la conduite du changement.
• Oublier l’interopérabilité : un outil mal intégré créera des ruptures dans vos processus.
• Ne pas tester : une démo personnalisée est indispensable pour évaluer la solution.
• Ne pas prévoir de formation : il est essentiel que vos équipes soient formées pour adopter le logiciel de manière optimale.

Une fois les pièges à éviter identifiés, il reste à comparer les solutions existantes pour trouver celle qui correspond le mieux à vos besoins.

Exemples de logiciels GTA à connaître

Pour illustrer, voici quelques solutions disponibles en France (liste non exhaustive) parmi les meilleurs logiciels de gestion des temps :

• Les solutions d’Asys : expert de la gestion des temps et des activités depuis plus de 30 ans, Asys propose des solutions adaptées à chaque type d’organisation :
  • So’Horsys, pensé pour les PME et ETI, avec une prise en main rapide et une couverture fonctionnelle complète.
  • Chronos, dédié aux grandes structures, avec des possibilités de personnalisation avancées et une forte capacité d’intégration dans les SIRH complexes.
• Qoia : solution 100 % cloud pensée pour simplifier la gestion du temps en entreprise, avec une approche moderne centrée sur l’expérience utilisateur.
• KiwiRH : logiciel RH tout-en-un incluant un module GTA, idéal pour les petites structures cherchant une solution simple et rapide à déployer.
• Bizneo : solution complète de gestion des ressources humaines qui convient aux PME et aux ETI. Elle offre une variété de modules pour optimiser la gestion du temps et des talents.

→ Le bon choix dépendra avant tout de votre structure, de vos processus RH, et de vos enjeux internes.