Santé : 5 conseils pour réussir son projet de gestion des temps à l'hôpital

1. Rédigez votre guide de gestion des temps de travail

Le guide de gestion des temps de travail est le document de référence qui définit les règles de temps de travail en vigueur dans l’établissement ou les établissements du groupement hospitalier.

Il est rédigé pour être accessible et compris par tous, en évitant le jargon technique. Il doit être à jour des dernières évolutions règlementaires et modifications d’organisation internes à l’établissement.

Parmi les sujets abordés, on trouve :

• La gestion des temps de travail, avec par exemple les spécificités de calcul de l’OAT (Obligation Annuelle de Travail)
• Les règles de gestion des plannings
• La gestion de tous les types d’absences

Le référentiel de GTT est le reflet des pratiques de l’établissement, parfois issus de l’interprétation de la loi. Il est à destination de tous les collaborateurs : agents, cadres de santé, partenaires sociaux, etc.

Le référentiel de temps de travail permet aussi d’harmoniser des pratiques déjà existantes ou différentes selon les établissements d’un GHT par exemple. Il donne une vue d’ensemble de l’organisation GTT dans l’établissement et des spécificités des services.

Avec cette première étape, vous êtes déjà en train de préparer l’implémentation de votre futur logiciel de gestion des temps.

2. Constituez une équipe projet pluridisciplinaire

La réussite de votre projet réside dans la mobilisation des équipes tout au long des étapes du projet :

• Définition des besoins et contraintes auxquels la solution doit répondre

• Consultation des offres et choix d’une solution de GTT
• Ateliers d’analyses fonctionnelles et techniques avec l’éditeur de logiciel retenu
• Recette de la solution GTT et mise en production dans l’établissement
• Formation, assistance et accompagnement du changement auprès des utilisateurs RH, des cadres de santé et des agents

La composition de l'équipe projet est aussi importante : elle doit être à la fois multi-métiers et restreinte en termes de nombre de participants. L'équipe projet doit connaître le guide de gestion des temps et aussi le fonctionnement des différents services concernés.

Le logiciel de gestion des temps a vocation à être utilisé dans tous les services. Il est donc important de travailler en collaboration avec les équipes de chaque service, pour adapter le déploiement au plus près de leur fonctionnement, les associer et les accompagner au mieux dans l'adoption du nouveau logiciel GTT. 

Pensez à intégrer un sponsor interne au groupe projet. Le sponsor a un rôle important car il agit en soutien du projet, peut arbitrer certaines décisions pour lever des blocages et assure la représentation de la Direction de l’établissement.

3. Choisissez une solution de GTT et des équipes spécialisées en santé 

On prêche sûrement pour notre paroisse. Mais la gestion des temps et des plannings à l'hôpital nécessite une connaissance pointue du fonctionnement de la fonction publique hospitalière. 

La solution que vous allez choisir doit être conçue pour couvrir tous les métiers de l'hôpital : les médecins, les paramédicaux, les ressources techniciennes comme les unités de préparation culinaire, l'imagerie médicale ou encore les laboratoires d'analyses en biologie. Tous ces métiers complémentaires qui cohabitent à l'hôpital doivent aussi cohabiter dans votre futur logiciel pour une gestion unifiée des équipes.

Le fonctionnement même de l'hôpital appelle une grande richesse fonctionnelle qu'une solution de GTT généraliste ne saura pas couvrir. Prenons l’exemple de la gestion des temps du personnel médical, la solution de GTT doit impérativement proposer un planning organisé sur 4 plages de travail. C'est pourquoi, chez Asys, nous sommes attentifs à construire nos solutions avec nos clients santé au travers d'atelier de co-construction de notre roadmap. 

Soyez également attentifs aux équipes de consultant(e)s qui vous accompagnent. Connaître le fonctionnement de l'hôpital, de la GTT du personnel médical et non médical, anticiper les exigences du multi-établissement : exigez des équipes expérimentées pour sécuriser votre projet de GTT. 

4. Prévoyez le temps de recette adéquat avant de déployer la solution de GTT

La recette est une phase de test en conditions réelles pour valider que la solution finalisée réponde bien aux besoins définis en début de projet, lors des ateliers de spécifications fonctionnelles et techniques.

La recette est le moment clé qui vient clôturer les semaines passées sur l’analyse et le paramétrage de votre solution. C’est aussi la préparation du déploiement aux utilisateurs de votre solution. De notre expérience, c’est un moment charnière où se joue la réussite du projet.

Une des difficultés rencontrées sur certains projets est de vouloir déployer la solution aux utilisateurs à une date figée sans avoir pris le temps de faire une recette complète. En amont de votre projet, prévoyez la phase de recette comme un temps obligatoire et incompressible de votre planning. Prévoyez d’y consacrer un temps conséquent. C’est difficile car vous serez sur la fin du projet avec l’envie de clôturer et pris par votre quotidien.

La recette est en elle-même un mini projet avec des objectifs, un plan de recette, une équipe et un planning. Le plan de recette doit prévoir le processus de remontées d’anomalies et leur résolution, notamment en tenant compte de leur criticité.

Ayez en tête que la recette peut impacter les jalons du projet et du marché public comme la vérification d’aptitude (VA). La VA est une étape qui a lieu après la mise en ordre de marche de la solution afin de vérifier qu’elle présente bien les caractéristiques techniques spécifiées dans les documents du marché.

5. Misez sur l'accompagnement et la formation

La formation et l’accompagnement des cadres de santé lors de la mise en place d’un nouvel outil de gestion des temps sont indispensables. Ils seront vos relais sur le terrain, ne négligez pas leur formation. Pensez à adapter les supports de formation aux différents publics : document PDF illustré, vidéo courte ou plus longue selon le sujet, illustration, livret imprimé, etc.

Pour les cadres, la formation ne doit pas se faire trop tôt : l’idéal est qu’ils puissent utiliser l’outil en sortant de formation.
Lorsque vous ouvrirez aux agents leur portail RH (pose de congés, consultation de planning, de compteurs, etc.), misez sur la proximité pour les former. Par exemple, en allant sur le terrain, dans les salles de pauses ou la nuit pour les agents décalés.

Pour finir, pensez à identifier clairement un ou plusieurs référents internes. Il/elle pourra répondre aux questions des agents sur l’utilisation du logiciel, leur rappeler les bonnes pratiques, etc. Nous vous recommandons de choisir un agent de la DRH ou de la DAM ainsi que des cadres de santé référents par service.