Santé : 5 conseils pour réussir son projet de gestion des temps

 

Le secteur de la santé publique est régi par une règlementation de gestion des temps de travail complexe. De nombreuses spécificités entrent en jeu pour prévoir, suivre et décompter les temps de travail des agents médicaux et non médicaux. Pierre-Jean Gandon, responsable produit de la solution de gestion des temps Chronos, livre ici 5 clés essentielles pour réussir son projet de gestion des temps en santé

Pierre Jean Gandon - Chronos
Pierre-Jean Gandon - Responsable Produit Chronos

Santé : réussir projet de gestion des temps

1. Rédigez votre guide de gestion des temps de travail

Le guide de gestion des temps de travail dans la fonction publique hospitalière est le document de référence pour les directions, les agents et les partenaires sociaux. Avant tout projet de gestion des temps, il est indispensable de recenser dans ce guide, toutes les règles au sein des services hospitaliers, ou établissements dans le cas d'un GHT (Groupement Hospitalier de Territoire). Par exemple, on retrouve parmi ces règles :

  • le calcul de l’OAT (Obligation Annuelle de Travail)
  • le calcul des RTT et des heures supplémentaires
  • le calcul du TTA (Temps de Travail Additionnel)
  • les règles de gestion des repos fixes/variables
  • les règles de gestion des horaires jour/nuit

Vous devrez ensuite harmoniser ces règles, les décrire de manière claire et les faire valider auprès de tous les interlocuteurs concernés. Ce document vous aidera alors à bâtir un cahier des charges.

 

2. Constituez une équipe projet solide

La réussite d'un projet de gestion des temps réside dans la mobilisation des équipes tout au long des phases du projet :

  • rédaction du cahier des charges
  • consultation des offres et choix d’une solution de GTA
  • rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques
  • recette et mise en production
  • formation, assistance et accompagnement du changement

La composition de l'équipe est aussi importante : elle doit être à la fois multi-métiers et restreinte en termes de nombre de participants. L'équipe projet doit connaître le guide de gestion des temps et aussi le fonctionnement des différents services concernés par le projet. Comme le logiciel de gestion des temps prend en compte les métiers de chaque service médical, il est important d’inclure tous ces métiers dans le projet pour adapter l'outil au jargon médical et au fonctionnement du service pour faciliter l'adoption du nouvel outil.

 

3. Choisissez votre solution de gestion des temps en santé 

De nombreux prestataires existent sur le marché des solutions de gestion des temps. Certains sont spécialisés sur des secteurs d’activité comme celui de la santé. Les éditeurs de logiciels RH Santé proposent des outils adaptés à la réglementation spécifique de la santé. La diversité des sujets à traiter, la richesse du besoin en gestion des temps de travail du secteur hospitalier qui doit couvrir le personnel médical et non médical, les ressources techniciennes (comme les Unités de Préparation Culinaire, l’imagerie médicale, ou encore les laboratoires d’analyses en biologie), nécessitent un outil évolutif, acceptant un déploiement par couches fonctionnelles successives.

 

4. Prenez le temps de réaliser une recette avant le passage en production

Une des difficultés rencontrées sur certains projets est de vouloir passer la solution en production, c’est-à-dire de la mettre à disposition des utilisateurs, à une date figée sans avoir pris le temps de faire une recette complète. La recette consiste à tester la solution RH avant sa mise en production pour identifier des bugs et s’assurer qu’elle répond aux besoins identifier dans le cahier des charges. Cette phase est essentielle pour garantir le bon fonctionnement de la solution de GTA Santé et son adéquation avec les attentes et les usages métiers. Il ne faut donc pas hésiter à consacrer du temps pour élaborer un plan de recette adéquat et à tenir compte des anomalies remontées, notamment leur criticité, quitte à repousser la date de sortie pour garantir la qualité de la livraison avant la VA (Vérification d’Aptitude). La VA est une étape qui a lieu après la mise en ordre de marche de la solution afin de vérifier qu’elle présente bien les caractéristiques techniques spécifiés dans les documents du marché.

 

5. Misez sur l'accompagnement et la formation

La formation et l’accompagnement des cadres de santé lors de la mise en place d’un nouvel outil de gestion des temps sont indispensables. Il est nécessaire de produire des documents de formation simples, notamment pour l'ouverture de la plateforme aux agents pour qu’ils puissent y déposer leurs demandes d’absences. Généralement, une réunion plénière avec un support de présentation est suffisante pour former ces équipes. Pour les cadres, la formation ne doit pas se faire trop tôt : l’idéal est qu’ils puissent utiliser l’outil en sortant de formation. Souvent, un accompagnement par un référent interne à l’établissement de santé est nécessaire en complément de la formation initiale.

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