30/11/2022

Lecture : 3 min

Les secrets du Père Noël pour optimiser les plannings de sa brigade

Le pic d'activités de l'entreprise Père Noel SA a commencé ! Ce sont des milliers de rennes et de lutins qui viennent renforcer les équipes à l'occasion des fêtes de fin d'année. Le Père Noël et sa DRH ont de quoi s'y perdre ! Heureusement, Père Noël SA est équipé d'un outil magique pour organiser l'ensemble des plannings de sa brigade. Il vous partage ses 5 secrets pour anticiper tous les aléas...

Secret n°1 : recruter et intégrer les saisonniers et intérimaires

Dès novembre, les petits lutins sont sur les chapeaux de roue pour réceptionner et répondre à tous les courriers des petits et des grands. Pour assurer toute la logistique, le Père Noël doit donc recruter de nouvelles forces vives et faire appel à des lutins intérimaires en cette période d'accroissement d'activité.

 

En tant que RH, vous commencez à comprendre la problématique qui s'impose au Père Noël... En effet, recruter beaucoup de personnel d'un coup signifie intégrer manuellement les données personnelles de chaque nouveau collaborateur… et donc un temps administratif lourd et un risque d'erreur important.

 

Son secret ? Un SIRH intégré avec un ATS (logiciel de recrutement) et un module de gestion administrative. Plus besoin de saisir les données des nouveaux embauchés, ils ont eux même complétés leurs informations personnelles et chargés leur documents d'identité via l'interface collaborateur du SIRH. 

 

 

Le conseil du Père Noël 🎅

Pensez à utiliser des solutions de gestion intérim tel que Pixid.

Pour recruter et intégrer ses intérimaires, notre DRH utilise une solution de gestion des intérimaires interfacée avec son logiciel de gestion des temps. La recherche d'intérimaires, l'intégration de leur données personnelles et le suivi de leur temps de travail sont automatisés pour gérer jusqu'à la préfacturation. 

 

Secret n°2 : gérer et anticiper les absences

Intégrer et gérer des milliers de lutins et de rennes c'est aussi augmenter le risque d'absentéisme et d'accidents de travail : entre les cheminées trop étroites et les cadeaux trop lourds...

 

Le Père Noël doit donc anticiper les éventuelles absences et gérer au mieux les remplacements pour maintenir un service continu et s'assurer que tous les (grands) enfants recevront bien leurs cadeaux pour Noël ! 🎁

 

Son secret ?

  • Planifier la bonne personne au bon endroit et au bon moment grâce au module d'aide à la planification de son logiciel de gestion des plannings. 
  • Trouver rapidement un lutin dans sa brigade qui a la bonne compétence pour remplacer au pied levé un collègue en arrêt inopiné grâce à Hublo.

 

Le conseil du Père Noël 🎅

Le logiciel de planification automatique est votre meilleur assistant. Laissez le créer pour vous un planning de manière automatique. Ajustez ensuite sa proposition puis recliquez : vous obtenez le meilleur planning possible selon vos contraintes et vos besoins.

 

 

Secret n°3 : suivre les temps de travail grâce au pointage virtuel

Des milliers de rennes et de lutins parcourent le Monde pendant les fêtes. Pour suivre les présents, les absents, les retardataires et les potentielles heures supplémentaires de sa brigade, le Père Noël a mis en place un système de badgeage virtuel sur smartphone. 

 

Le conseil du Père Noël 🎅

La mise en place du badgeage virtuel me permet de suivre en temps réel les temps de travail de ma brigade, de visualiser les rennes et lutins présents ou absents et ce, peu importe leur localisation, de tracer et traiter les pointages réels ou corrigés.

 

 

Secret n°4 : calculer automatiquement les primes et éléments variables de paie

Intégrer la brigade du Père Noël pourrait en faire rêver plus d'un ! Attention, avant de postuler, pensez à prendre en compte toutes les conditions de travail car voyager dans le monde entier, c'est aussi faire face à :

  • Des conditions météorologiques très extrêmes : une exposition au froid glacial puis à de fortes chaleurs (en passant du Pôle Nord au désert)
  • Des conditions de travail risquées : traverser des cheminées, porter des charges lourdes, se déplacer en traîneau !
  • Du stress au travail : s'assurer de pouvoir livrer à temps tout le monde dans un temps imparti (le soir de Noël c'est mieux !) Même si certains préféreront ouvrir leurs cadeaux le 24 au soir, les puristes les déballeront le 25 matin 😉

Et certaines de ces contraintes génèrent des primes de froid, d'habillage, de déplacement, d'astreintes, etc. 

 

Le conseil du Père Noël 🎅

Pour m'assurer de payer les primes à bon escient, j'ai intégré un logiciel de gestion des temps capable de déclencher automatiquement des primes en fonction des postes occupés par mes lutins. La prime de froid, d'habillage, de grand déplacement sont très faciles à gérer. 

 

 

Secret n°5 : optimiser le tout grâce à un logiciel de gestion des temps !

 

Sans surprise, le dernier secret et conseil du Père Noël consiste à dématérialiser toute la gestion RH de sa brigade afin de piloter les temps de travail de ses équipes, de fiabiliser les suivi d'activités, d'optimiser ses plannings, d'automatiser les calculs d'éléments variables de paie et les flux de données RH.

 

Si le Père Noël t'a convaincu, nous t'invitons à découvrir sa solution de gestion des temps 👇

 

 

Découvrez notre solution Chronos

 

 

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