02/02/2022

Lecture : 3 min

Logiciel congé : Comment bien le choisir ?

Lorsque l’on parle de gestion des congés et des absences, cela vous évoque peut-être des feuilles de calcul Excel, une montagne de papiers, des tâches chronophages (et pénibles !) et parfois même un véritable casse-tête administratif générateur de frustrations et de risques juridiques.

 

Et pourtant, il existe une solution simple et efficace pour gagner en fiabilité, mais également en efficacité tout en améliorant sensiblement le climat social. Il s’agit du logiciel de gestion des absences et des congés. Et comme pour bon nombre de logiciels RH, il est parfois difficile d'avoir une idée précise de ses besoins et des fonctionnalités disponibles. Pour vous aider, suivez le guide !

 

Qu'est-ce qu'un logiciel de congés ?

Un logiciel des congés permet de faciliter et d'automatiser votre gestion des congés et son suivi. Il permet aux RH d'avoir une meilleure traçabilité des jours d'absences des collaborateurs. Tout est digitalisé, la gestion des congés est facilité pour les managers.

 

Logiciel congé : Quelles sont les principales fonctionnalités ?

Pose et suivi des congés accessible

  • Portail RH pour le collaborateur : le collaborateur a une vision globale sur la pose de ses congés, la consultation de ses compteurs, le suivi de ses demandes…
  • Validation simplifiée pour le manager : le manager valide ou invalide directement les demandes, il a une vue sur le planning, l'historique des collaborateurs…

Une flexibilité sur l'outil

  • Pose des différents types de jours non travaillés : congés payés, congés d’ancienneté, RTT, congés par anticipation...
  • Demandes de congés en jour, demi-journée, heures
  • Visibilité sur les demandes validées, refusées et en cours

 

Une gestion sécurisée pour tous

  • Workflow de validation d’absences personnalisable
  • Pose de congés contrôlée suivant les compteurs du salarié
  • Affichage et mise à jour automatique des plannings collectifs et individuels
  • Historique des demandes du collaborateur

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des congés ?

Pour dématérialiser le process de gestion des absences et des congés

En optant pour un logiciel de gestion des congés, vous pourrez dire adieu aux feuilles de papier générées par les diverses demandes d’absences de vos collaborateurs.

 

Fini les demandes égarées ou les demandes faîtes à l’oral sans traçabilité !

La dématérialisation des absences représente également un avantage en termes de calcul des droits à congé et mise à jour des différents compteurs de congés.

 

Dès qu’une demande est validée et enregistrée, les jours de congés restants de vos collaborateurs se calculent automatiquement et leur sont transmis instantanément. Les compteurs individuels sont ainsi fiabilisés.

 

Pour faciliter les tâches administratives RH des managers

Les managers reprennent la main sur la gestion des absences grâce à une solution RH facile à utiliser. Ils reçoivent des alertes d’informations ou de rappel pour valider les demandes. Ils ont une vue actualisée de la situation de chaque collaborateur. L’ensemble du processus est sécurisé avec des calculs automatiques et cela génère ainsi moins d’erreur lors de l’établissement des paies.

 

Pour responsabiliser les collaborateurs en matière de gestion des absences

Il n’est pas rare que les demandes de congé soient sources de tensions au sein des équipes, et plus particulièrement encore lors des prises de congés d’été.

Avec un logiciel de gestion des absences, vos équipes ont une vue d’ensemble sur leur planning pour gérer en toute autonomie les périodes de présence et d’absence de chacun. Les logiciels de gestion des absences permettent de définir différents niveaux de droits et d’accès : salariés, managers, chefs d’atelier, responsables RH, etc. En fonction de leur degré d’intervention, ils auront la possibilité de valider, refuser ou modifier les demandes d’absences de leurs collaborateurs, ce qui aura pour avantage de déléguer un certain nombre de tâches du service RH vers les équipes opérationnelles.

 

Comment choisir son logiciel de congés ?

Afin de vous aider à choisir le logiciel RH qui vous convient, voici quelques critères de choix d’un logiciel de gestion des absences.

 

La typologie du logiciel et le service client proposé

Si la plupart des logiciels actuels fonctionnent sous le mode SaaS, vous garantissant ainsi une maintenance et une mise à jour permanente de votre logiciel, il est également primordial de vous renseigner sur le service client qui vous sera proposé, mais aussi et surtout sur les garanties de la sécurisation de vos données.

Chez Asys, nos équipes de conseil et d’assistance sont toutes basées en France. L’hébergement de nos logiciels d’absence en mode SaaS est assuré par Oracle sur le territoire français.

 

Un logiciel évolutif qui peut s'intégrer à vos solutions déjà existantes

Parmi vos critères de choix, vous devrez également vous attarder sur les modules complémentaires.

Le logiciel de gestion des absences est-il compatible avec votre logiciel de paie ? Le logiciel propose-t-il d’autres fonctionnalités SIRH ? Le logiciel permet-il de gérer tous les types d’absences ? Propose-t-il un système de validation à plusieurs niveaux ?

Vous devez anticiper le futur de votre SIRH et privilégier une solution qui saura suivre votre croissance.

 

Un logiciel simple d'utilisation et accessible par tous et partout

L’ergonomie et la facilité d’accès sont également des critères de choix déterminant lors de votre prise de décision. Ces critères sont primordiaux pour que les collaborateurs utilisent réellement le logiciel et abandonnent Excel.

Les salariés pourront-ils se connecter depuis n’importe quel support disposant d’Internet ou doivent-ils obligatoirement se loguer depuis un ordinateur ? Si oui, les applications pour mobile et tablette sont-elles réellement adaptées à la vue sur Smartphone ? Le logiciel est-il simple d’utilisation et de compréhension ? Peut-on être accompagné lors de la prise en main ?

 

 

 

asys_070 Vous l’aurez compris, pour choisir un logiciel de gestion des absences, vous devez réfléchir à votre usage actuel et futur. Mais avant tout, pensez à vos collaborateurs. Ils seront les principaux utilisateurs. Impliquez-les au maximum et en amont du choix pour garantir une bonne acceptation de votre nouvelle solution de gestion des absences.

 

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