GTA fusion acquisition : comment harmoniser la gestion des temps ?

La difficulté vient du fait que la gestion des temps se situe à la croisée de plusieurs sujets. Chaque société arrive avec ses propres cycles de travail, accords d'aménagement du temps, règles de paie, et logiciels de GTA.

À terme, l'objectif est généralement d'harmoniser cet ensemble. Mais faut-il commencer par les règles de temps de travail ou par les outils ? Et à quel moment engager la convergence ? Plusieurs trajectoires sont possibles.

Pourquoi la GTA est souvent traitée tardivement après une fusion ?

Lors d’une fusion ou d’une acquisition, les équipes RH commencent généralement par sécuriser les sujets les plus immédiats : le devenir des contrats de travail, les conventions collectives applicables ou encore la masse salariale. 

La gestion des temps arrive souvent plus tard, car elle est encore facilement considérée comme un sujet SI. Pourtant, les règles de temps de travail ne disparaissent pas avec l’opération. Les salariés transférés peuvent continuer à relever, au moins temporairement, de règles différentes en matière de durée du travail, de RTT, d’heures supplémentaires, d’astreintes ou de majorations.

Des règles différentes qu’il faut continuer à gérer

C’est dans la GTA que cette coexistence doit être gérée au quotidien. Une entité peut par exemple fonctionner sur une durée hebdomadaire de 35 heures avec déclenchement d’heures supplémentaires, tandis qu’une autre applique un dispositif d’annualisation.

Tant que les règles ne sont pas harmonisées, les outils doivent donc continuer à les appliquer correctement. 

Cela peut conduire la paie à consolider plusieurs flux, les managers à travailler avec différents plannings et les équipes RH à suivre des compteurs calculés selon des règles différentes.

Deux salariés travaillant sur un même site peuvent ainsi avoir des modalités différentes de décompte du temps de travail. La question n’est donc pas seulement de savoir vers quel outil migrer, mais aussi quelles règles cet outil devra gérer pendant la période de transition.

Faut-il attendre la fin de la période de survie des accords pour harmoniser la GTA ?

L'article L. 2261-14 du Code du travail prévoit qu'en cas de mise en cause d'un accord collectif à la suite notamment d'une fusion, d'une cession ou d'une scission, celui-ci continue à produire ses effets jusqu'à l'entrée en vigueur d'un accord de substitution.

En l'absence de nouvel accord, l'ancien continue à s'appliquer pendant un an après l'expiration du préavis.
Avec le préavis légal de trois mois, cette période atteint donc généralement 15 mois, sauf durée supérieure prévue par l'accord.

Les accords relatifs au temps de travail sont directement concernés : cycles, annualisation, RTT ou encore forfaits.

Option 1 : conserver provisoirement les règles existantes

Attendre laisse davantage de temps à la négociation. En revanche, les équipes doivent continuer à gérer plusieurs règles de temps de travail pendant toute cette période.

Concrètement, cela peut signifier deux paramétrages si les systèmes restent distincts, plusieurs jeux de compteurs et différents flux à contrôler avant la paie.

La difficulté se déplace ensuite au moment de la bascule.

À l'issue de la période de survie, les salariés transférés relèvent en principe du statut collectif de l'entreprise d'accueil, sous réserve des droits ayant une autre source, comme le contrat de travail, un usage ou un engagement unilatéral.

En l'absence d'accord de substitution, ils bénéficient également d'une garantie de rémunération annuelle calculée, à durée de travail équivalente, sur les douze derniers mois d'application de l'accord mis en cause.

La préparation de la nouvelle GTA ne signifie pas simplement remplacer un paramétrage par un autre. Il faut déterminer ce que deviennent les compteurs existants, les majorations et les différents éléments de rémunération, puis identifier ceux qui doivent être maintenus, convertis ou compensés.

Option 2 : préparer les nouvelles règles avant l'opération

Il est aussi possible d'anticiper la négociation. Depuis la loi du 8 août 2016, deux dispositifs le permettent :

• l'accord de transition, prévu à l'article L. 2261-14-2 du Code du travail, organise temporairement le statut des salariés transférés. Il entre en vigueur au jour de l'opération et peut s'appliquer pendant trois ans au maximum ;
• l'accord anticipé de substitution et de révision, prévu à l'article L. 2261-14-3, permet de construire un cadre commun applicable dès l'opération.

La qualification de l'accord doit toutefois être regardée de près.

💡À noter

Dans un arrêt du 27 novembre 2024, la Cour de cassation a ainsi jugé qu'un accord qui prolongeait l'ancien statut pour tous les salariés, y compris ceux embauchés après la fusion, sans prévoir de mesures transitoires propres aux salariés transférés, ne pouvait pas être qualifié d'accord de transition.

Deux façons d'unifier les outils de gestion des temps lors d’une fusion-acquisition 

Une fois le calendrier social posé, une autre question se présente : faut-il attendre d'avoir harmonisé les règles avant de changer de GTA ou peut-on commencer par réunir les différentes entités dans un même outil ?

Harmoniser les règles avant de migrer

La première possibilité consiste à négocier le futur cadre commun, puis à migrer les différentes entités vers la GTA cible.

L'avantage est de travailler sur des règles stabilisées. Le paramétrage est construit une fois et la recette porte directement sur le fonctionnement qui doit s'appliquer à terme.

En contrepartie, les outils existants continuent à cohabiter pendant toute la négociation. Il faut donc maintenir plusieurs logiciels, licences et interfaces avec la paie. La consolidation au niveau du groupe peut également continuer à passer par des traitements manuels ou des fichiers Excel.

Réunir d'abord les entités dans un même outil

L'autre possibilité consiste à migrer les différentes sociétés vers une GTA commune tout en conservant, dans un premier temps, leurs règles respectives.

Cette approche permet d'obtenir plus rapidement une vision consolidée et de simplifier l'architecture des interfaces avec la paie, à condition que le système puisse gérer plusieurs jeux de règles en parallèle.

La reprise des compteurs devient alors un point particulièrement sensible.

Le paramétrage doit également respecter les différences qui existent encore entre les populations. Passer à un outil commun ne signifie pas que les règles de temps de travail sont déjà harmonisées.

Le calendrier du dialogue social doit aussi être intégré au projet. Lorsque la GTA permet de contrôler l'activité des salariés, notamment à travers le suivi des horaires ou des présences, l'article L. 2312-38 du Code du travail prévoit une information-consultation préalable du CSE.

Cette trajectoire nécessite donc une GTA capable de gérer plusieurs conventions, accords et statuts dans un même environnement. Chronos répond notamment à cette logique pour les organisations multi-filiales, multi-sites ou multi-conventions, avec des règles de cycles, de compteurs et de primes qui peuvent varier selon les populations.

Le GHT GPNE : trois établissements, une GTA commune

Le GHT Grand Paris Nord-Est réunit trois établissements hospitaliers et environ 7 000 collaborateurs. Avant leur fusion, chacun avait son propre logiciel de gestion des temps et ses habitudes de fonctionnement.

Le passage à Chronos a permis de réunir les trois établissements dans un même outil, mais aussi d'harmoniser leurs pratiques. Depuis son déploiement en 2022, les équipes travaillent à partir des mêmes règles et d'un référentiel commun pour suivre le temps de travail et les compteurs.Ainsi, dans une fusion, la convergence ne concerne pas seulement les outils : il faut aussi mettre d'accord les façons de gérer le temps de travail.

Quels critères regarder avant d’unifier votre GTA ?

Faut-il harmoniser les règles avant de migrer vers une GTA commune, ou réunir d'abord les entités dans un même outil ? Pour trancher, quatre points sont à regarder.

• Combien de temps avez-vous avant la fusion ?
  Si l'opération est préparée plusieurs mois à l'avance, vous pouvez profiter de ce délai pour négocier les futures règles de temps de travail et préparer le paramétrage de la GTA cible. Si le calendrier est plus serré, il faudra probablement conserver plusieurs règles pendant la transition. Dans ce cas, vérifiez que la GTA peut les gérer en parallèle.
• Les règles de temps de travail sont-elles vraiment différentes ?
  Comparez les cycles, l'annualisation, les RTT, les heures supplémentaires, les astreintes, les majorations et les compteurs. Si les deux sociétés fonctionnent déjà de manière proche, la convergence peut être rapide. Si les écarts sont importants, mieux vaut prévoir une période transitoire plutôt que chercher à tout uniformiser au moment de la fusion.
• Combien d'outils faut-il faire cohabiter ?
  Recensez les logiciels de GTA, les badgeuses, les interfaces avec la paie et les fichiers utilisés localement. Maintenir deux environnements pendant quelques mois peut être envisageable. En maintenir quatre ou cinq, avec autant de flux vers la paie, peut rapidement devenir difficile à sécuriser. Plus l'existant est éclaté, plus le passage rapide à un outil commun peut avoir du sens.
• Quelles règles nécessitent une négociation ?
  Une migration technique ne permet pas de décider à elle seule des futures règles de temps de travail. Si la fusion implique de revoir les cycles, les RTT ou certaines modalités de décompte, le calendrier social doit être intégré au projet dès le départ. Il faut également anticiper les consultations du CSE lorsqu'elles sont requises.

Avant de choisir une trajectoire, commencez donc par une cartographie simple : quelles règles s'appliquent dans chaque entité, quels compteurs doivent être repris, quels outils les gèrent et quels flux alimentent la paie ? Vous pourrez alors distinguer ce qui peut être harmonisé dès la fusion de ce qui devra continuer à coexister pendant quelques mois.

Conclusion

Après une fusion, la GTA suit deux calendriers : celui de la négociation sociale et celui des outils. Ils coïncident rarement. L'enjeu consiste donc à organiser leur décalage sans fragiliser la paie.

Si les règles sont négociées avant la migration, le paramétrage repose sur un cadre stable, mais la double gestion dure plus longtemps. Si les entités rejoignent d'abord une même GTA, la consolidation va plus vite. L'outil doit alors faire coexister plusieurs jeux de règles jusqu'à la fin de la convergence. C'est le contexte de chaque opération qui oriente ce choix, à commencer par le temps disponible avant la fusion.