Gestion de la rentrée des internes : les bonnes pratiques RH à suivre

Affectations à finaliser, plannings à stabiliser, journées d’accueil à organiser : chaque rentrée soulève les mêmes tensions logistiques et réglementaires.
Si certains établissements s’en sortent sans accroc, c’est souvent parce qu’ils ont mis en place une méthode solide. Une organisation qui repose sur trois leviers : une préparation bien structurée, des outils de gestion du temps adaptés, et une capacité à ajuster dès les premières semaines.

Préparer la rentrée bien avant novembre

La prise de fonction des internes est certes prévue en novembre, mais la gestion RH démarre elle plusieurs mois en amont. Le cas échéant, les erreurs s’accumulent dès les premières semaines de stage.

Anticiper les étapes clés du calendrier

Dès le mois de mai, les hôpitaux reçoivent les listes prévisionnelles d’internes. Ces données permettent de :

• planifier les affectations par service,
• gérer les conventions,
• et d’initier les démarches auprès de la médecine du travail.

En septembre, les premières réunions de prérentrée sont souvent organisées, avec des arbitrages de dernière minute sur les lieux de stage ou les gardes.
💡 Pour structurer efficacement votre organisation, vous pouvez vous appuyer sur un cahier des charges GTT conçu pour les établissements de santé.

Stabiliser les plannings malgré les contraintes

Chaque interne peut changer de service au cours du semestre ou intervenir sur plusieurs sites. À cela s’ajoutent les obligations réglementaires :

• 48 h hebdomadaires de durées maximales de travail,
• 11 h de repos,
• et des demi-journées pédagogiques.

La construction des plannings devient un exercice d’équilibriste, surtout lorsque l’établissement gère également des praticiens, assistants ou contractuels.

Structurer l’accueil administratif et opérationnel

Le jour de la rentrée, tout doit être prêt. L’enjeu pour les équipes RH et DAM : éviter les points de friction et sécuriser l’arrivée dès les premières heures.

Gérer les formalités sans surcharge

Activation du badge, accès aux outils numériques, remise des tenues, autorisation d’accès aux locaux ou au système d’information… Chaque étape administrative demande une coordination fine entre les RH, les services informatiques, la logistique et les encadrants. En cas de dysfonctionnement, c’est toute l’organisation qui ralentit, et parfois la prise en charge des patients.
Certains hôpitaux choisissent d’automatiser ces tâches via des workflows internes connectés à leur SIRH, pour gagner en fiabilité et en temps.

Prévoir une journée d’accueil structurée

Une demi-journée ou une journée complète d’accueil permet de transmettre les informations clés :

• fonctionnement de l’établissement,
• contacts utiles,
• organisation du service,
• rappels sur les règles de sécurité.

C’est aussi l’occasion de présenter les outils métier utilisés (gestion des temps, logiciels médicaux, etc.) et les droits liés au statut d’interne.
Cette étape contribue à réduire les sollicitations dans les jours qui suivent, et rassure les nouveaux arrivants.

Identifier un interlocuteur par service

Dans les établissements les mieux organisés, un cadre ou un praticien référent est désigné comme point de contact pour les internes. 
Il facilite leur intégration au sein de l’équipe, remonte les éventuels problèmes, et joue un rôle de relais avec les RH. Ce dispositif limite les situations d’isolement et améliore le climat de travail dès les premières semaines.

Suivre le temps de travail conformément à la loi en 5 étapes 

Le temps de travail des internes est régi par le Code de la santé publique (article R6153-2), complété par plusieurs circulaires ministérielles.

En cas de manquement, l’établissement s’expose à des signalements, voire à des contentieux. Dans ce contexte, le suivi ne peut s’appuyer uniquement sur des fichiers Excel ou des déclarations informelles…

Ces exigences ont un impact direct sur la planification. Dans les services soumis à une forte activité, le moindre écart peut compromettre la conformité réglementaire. Agir en amont en élaborant un véritable projet de gestion des temps est souvent une excellente solution.

#1 - Ne pas sous-estimer les risques concrets d’une défaillance du suivi

Sans outil structurant, les dérives passent inaperçues : 

• dépassements non comptabilisés, 
• absence de repos vérifié, 
• surcharge ponctuelle non remontée. 

Ce sont souvent les internes qui alertent, via les syndicats ou les cellules ARS. In fine, cela donne lieu à beaucoup de temps perdu pour les RH, tension dans les équipes, ainsi qu’une image dégradée auprès des promotions suivantes. Mais surtout, la santé des patients pris en charge peut être malmenée.

#2 - S’équiper d’un outil de gestion fiable pour fiabiliser le pilotage

Il existe une multitude de logiciels dédiés à la gestion des temps. Toutefois, les particularités du secteur de la santé invitent à se tourner vers des outils fiables et pensés pour répondre aux spécificités d’un secteur où l’improvisation n’a pas sa place !

Chronos est le logiciel pensé pour faciliter un suivi régulier, documenté et opposable. Gardes, temps de présence, repos : tout est tracé. En cas de réclamation ou de contrôle, les équipes RH disposent d’éléments concrets pour justifier leur organisation.

Le logiciel gère les temps de travail et les plannings du personnel médical et non médical. Leader sur le marché de la santé, Chronos équipe aujourd’hui plus d’un CHU sur deux.

C’est le choix qu’a fait l’Institution Nationale des Invalides, qui a remplacé son ancien système par Chronos pour simplifier la gestion des plannings sur ses deux sites.

L’objectif principal était de permettre aux cadres de santé de se dégager du temps et d’être plus proches du terrain.

Témoigne Laurent Delmas, Chef du département RH.

#3 - Ajuster dès les premières semaines

Même avec une organisation solide, la rentrée peut révéler des écarts entre ce qui a été prévu et la réalité sur le terrain. Charge trop lourde dans un service, encadrement insuffisant, difficultés à accéder aux outils… Ces signaux doivent être repérés rapidement pour éviter une dégradation des conditions de travail, côté internes comme côté équipes encadrantes.

#4 - Collecter les retours sans attendre la fin du semestre

La plupart des établissements qui accueillent régulièrement des internes mettent en place un point d’étape dès les premières semaines. Cela peut prendre la forme d’un entretien rapide, d’un questionnaire anonyme ou d’un échange informel avec les référents de terrain. L’objectif est simple : repérer ce qui bloque, avant que les tensions ne s’installent.

Ce retour terrain permet aussi de valoriser les services qui fonctionnent bien, et de s’appuyer sur eux pour inspirer d’autres organisations.

#5 - Réajuster les plannings et les accompagnements sur le long terme

Lorsque des difficultés sont identifiées, les ajustements peuvent porter sur différents leviers : redéploiement ponctuel d’internes, allègement de certaines charges, appui renforcé d’un tuteur… Les établissements équipés d’un outil comme Chronos disposent d’une visibilité suffisante pour agir sans désorganiser l’ensemble.

La solution permet d’identifier les services en tension, de vérifier les temps de repos effectifs, et d’anticiper les risques de dépassement horaire. Ce suivi évite les décisions à l’aveugle et sécurise l’ensemble de l’organisation.

Les enseignements tirés du semestre d’hiver 2025 serviront aussi à préparer la rentrée suivante. Les établissements qui adoptent cette logique gagnent en fluidité, fidélisent mieux les internes, et valorisent leur image auprès des facultés.

Conclusion

La rentrée des internes n’est pas un simple moment de passage. C’est une séquence RH dense, exigeante, qui mobilise les services bien au-delà du seul mois de novembre.

Les établissements qui anticipent, structurent et outillent leur organisation dès l’amont, limitent les imprévus, gagnent en sérénité… et renforcent leur attractivité auprès des jeunes médecins.

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