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23/01/2025
Lecture : 4 min
Optimisez vos entretiens grâce à un logiciel RH efficace

Chargée de la communication de So'Horsys & Premium-RH
Les entretiens internes sont des moments clés dans la vie professionnelle des collaborateurs. Ils permettent d’échanger sur leurs parcours, leurs ambitions et les défis qu’ils rencontrent. Entretien de recrutement, suivi de carrière, retour de congé ou bilan professionnel, chaque rendez-vous est une occasion d’accompagner, d’écouter et de structurer l’évolution des talents.
Mais comment garantir un suivi efficace et fluide tout en respectant la législation ? Gérer ces entretiens sans outil adapté peut vite devenir une contrainte. Un logiciel RH dédié simplifie l’organisation, centralise les informations et automatise les rappels. Résultat : un gain de temps pour les équipes RH et une meilleure expérience pour les collaborateurs.
Entretien annuel d'évaluation
L'entretien annuel d'évaluation, bien que non obligatoire, encadre l'évolution de votre collaborateur au sein de son poste et de votre structure. Celui-ci est un moment de bilan sur l'année écoulée et de projection sur l'année à venir. S'il n'est pas obligatoire, son exercice doit tout de même être inscrit dans la convention collective de l'entreprise et doit concerner l'ensemble des collaborateurs. De plus, le collaborateur doit être informé de cet entretien annuel d'évaluation.
Source : art. L.1222-3
Entretien professionnel
L'entretien professionnel est quant à lui obligatoire et régit par le code du travail. Cet entretien doit être réalisé tous les deux ans pour le rythme standard d'un collaborateur. L'entretien professionnel a pour objectif de tracer les évolutions professionnelles du collaborateur et imputer les formations adéquates à cette évolution si nécessaire. De plus, tous les six ans, cet entretien professionnel doit faire un état des lieux de l'évolution professionnelle du collaborateur. Ce bilan permet de vérifier si lors de ses 6 ans le collaborateur à bénéficier :
- Du suivi d'au moins une action de formation
- De l'acquisition d'éléments de certification par la formation ou par la validation d'acquis par l'expérience
- D'une évolution salariale ou professionnelle
Source : art. L.6315-1
Entretien de suivi ou intermédiaire
L'entretien de suivi offre au manager un outil efficace pour échanger régulièrement avec son collaborateur. Plus fréquent que l'entretien professionnel (tous les deux ans) ou l'entretien annuel, il sert à faire le point sur les projets en cours. Sa régularité aide à identifier rapidement une surcharge ou une diminution du volume de travail, permettant d'ajuster les tâches en conséquence. Ce rendez-vous favorise aussi le suivi du bien-être et de la qualité de vie au travail, facilitant une intervention rapide en cas de tensions.
Contrairement à l'entretien annuel ou professionnel, qui se concentre sur les ambitions futures du collaborateur et exige une préparation approfondie, l'entretien de suivi peut être plus court. Grâce à sa fréquence, un simple document commun récapitulant les points abordés suffit souvent comme préparation pour le manager.
Il est à noter que cet entretien ne doit être confondu avec l'entretien de suivi d'activité d'un collaborateur en télétravail qui est obligatoire annuellement. En effet, ce dernier permet d’évaluer les conditions de travail à distance, le bien-être du collaborateur et les éventuels ajustements nécessaires. Cet échange structure les pratiques et garantit un suivi adapté aux besoins de chacun.
Source : art. L.1222-10
Entretien de retour d'absence
Un collaborateur revenant d'une absence, comme un congé maternité, un arrêt maladie prolongé, un mandat syndical, ou une période de temps partiel, doit passer un entretien professionnel ou entretien de retour d'absence.
Maintenir une communication, si le collaborateur l'accepte, pendant l'absence, facilite cet entretien. Cela renforce son sentiment d'appartenance à la structure. Avant la date de retour, le manager peut le recontacter pour organiser ce rendez-vous. Cet échange peut se tenir avant la reprise de poste, à l'initiative du collaborateur.
Source : art. L.6315-1
Les défis de la gestion traditionnelle des entretiens
Charge administrative élevée
Utiliser des documents papier ou des fichiers indépendants complique la gestion des entretiens. Chaque étape devient chronophage : prise de notes, transmission aux parties concernées, validation des comptes rendus. Cette méthode exige un modèle unique accessible à tous et nécessite une transmission rapide aux personnes concernées.
De plus, la gestion des invitations devient fastidieuse et chronophage :
- Envoyer une invitation par mail
- Trouver une date commune dans les agendas
- Bloquer le créneau pour l’entretien
- Préparer les éléments nécessaires et les partager en temps voulu
- Conduire l’entretien
- Prendre des notes et les transmettre aux personnes concernées
- Stocker les comptes rendus d'entretiens et les archiver
Risque d'erreurs et de pertes d'informations
La gestion traditionnelle des entretiens pose aussi de sérieux problèmes de traçabilité et de sécurité. Rien ne garantit que les documents soient transmis dans les délais requis ou accessibles uniquement aux personnes autorisées. Ces méthodes n’offrent aucune protection des données, rendant les informations sensibles vulnérables à des accès non autorisés ou à des pertes accidentelles.
De plus, l'absence d'un système centralisé complique la recherche d’historique ou de suivis précis. Les documents peuvent être éparpillés entre plusieurs supports, ce qui complique leur accès et leur suivi. Vérifier que chaque entretien est bien documenté et archivé devient une tâche fastidieuse. Ces lacunes peuvent entraîner des retards, des malentendus ou des violations de la confidentialité.
Manque de centralisation des données
La gestion traditionnelle des entretiens, avec sa charge administrative élevée, ses risques d’erreurs et la perte possible d’informations, affecte directement la performance globale des ressources humaines. L’éparpillement des documents entraîne un manque de centralisation des données, ce qui complique leur partage et leur exploitation.
Cette désorganisation freine la coordination entre les équipes, ralentit les prises de décision et accroît le risque de doublons ou d’informations obsolètes. Une telle inefficacité peut nuire à la réactivité des services RH, compromettre le suivi des collaborateurs et limiter la capacité à mettre en œuvre des actions stratégiques adaptées.
Avantages de l'intégration des entretiens dans un logiciel RH
Centralisation et accessibilité des informations
Un logiciel RH comme Premium-RH présente plusieurs avantages pour les RH et les collaborateurs :
- Centralisation des entretiens dans un outil unique
- Accès aux informations selon le type d’utilisateur (manager, RH, collaborateur)
- Digitalisation des processus
- Adaptation du format à chaque type d’entretien
- Conduite des entretiens simplifiée
- Conservation des données sans risque de perte
Automatisation des processus et des rappels
Intégrer les entretiens dans un logiciel RH permet de les automatiser, réduisant ainsi erreurs et oublis. Ce type de solution offre la possibilité de planifier les entretiens ainsi que les communications associées. Il devient aussi possible de définir une récurrence adaptée à chaque type d’entretien, automatisant ainsi le processus et les rappels.
Personnalisation des formulaires et des grilles d'évaluation
Un logiciel RH bien conçu simplifie également la conduite des entretiens grâce à des formulaires adaptés aux besoins spécifiques. Chaque type d’entretien propose un formulaire et un processus distincts, par exemple, l’entretien professionnel qui nécessite une préparation par le collaborateur. En outre, des grilles d’évaluation liées à certains points permettent d’automatiser des actions, comme la génération d’alertes en fonction des résultats obtenus.
Suivi en temps réel des campagnes d'entretiens
Lancer des campagnes d'entretiens dans un logiciel RH facilite le suivi de leur avancement. Il devient simple de visualiser les collaborateurs ayant déjà réalisé leurs entretiens, ceux en cours et ceux en attente. Le logiciel permet également d’envoyer des rappels aux collaborateurs ou managers pour respecter les échéances des campagnes.
Conformité aux obligations légales et réglementaires
Un logiciel RH dédié à la gestion des entretiens garantit le respect des obligations légales liées à leur récurrence. Il intègre les exigences légales, comme celles de l’entretien professionnel, et peut également inclure les dispositions spécifiques à votre convention collective, comme l’entretien annuel d’évaluation. Le logiciel alerte lorsque l’échéance d’un entretien obligatoire approche, assurant ainsi la conformité légale.
A retenir sur l'entretien dans un logiciel RH
✅Chaque type d’entretien (annuel, professionnel, suivi, retour d'absence) répond à des objectifs spécifiques pour soutenir collaborateurs et managers. ✅Un logiciel RH regroupe toutes les informations dans un outil unique, simplifiant le suivi et réduisant les risques de pertes. ✅Planification, rappels et récurrence des entretiens s'exécutent automatiquement dans un logiciel RH, éliminant oublis et erreurs. |