Gérer sa GTA avec Excel : attention aux coûts cachés !

Excel reste, pour de nombreuses équipes RH et paie, l’outil de référence pour suivre les temps de travail, les absences ou les plannings. Accessible, souple, déjà présent dans l’organisation, il s’impose souvent comme une solution évidente.

Mais dès que la gestion des temps gagne en volume et en complexité, ses limites deviennent plus visibles. Même lorsque les processus sont bien cadrés, la saisie manuelle demeure imparfaite : entre 1 % et 4 % des informations saisies comportent des erreurs. Rapporté à des milliers de lignes d’heures travaillées, de compteurs ou d’absences, ce niveau d’imprécision suffit à fragiliser la paie, le reporting et la prise de décision.

 Source : Quality Magazine, “Manual data entry and its effects on quality”, 2023

Que coûte l’utilisation d’Excel dans sa gestion des temps ?

Un temps administratif structurellement sous-estimé

Dans une GTA gérée sur Excel, une part significative du travail RH consiste à maintenir les fichiers exploitables. Des tâches reviennent chaque mois, indépendamment du niveau d’organisation :

• la collecte des feuilles de temps,
• les relances,
• les contrôles de cohérence
• ou encore les mises à jour avant consolidation.

Dans les faits, ce sont 96 minutes par jour sur des activités sans valeur ajoutée directe, notamment en raison du changement de contexte entre applications et de la recherche d’informations dispersées.
Transposé à une équipe RH de cinq personnes, avec un coût horaire moyen chargé de 35 €, ce temps représente plus de 20 000 € par an consacrés à faire circuler, vérifier et ajuster des données, sans produire d’analyse ni de pilotage.

Ce temps n’apparaît sur aucune ligne budgétaire. Il est pourtant absorbé en continu, par les équipes RH comme par les managers sollicités pour compléter, corriger ou valider des informations éclatées entre fichiers et outils.

Source : Slack / Salesforce, “Small Business Productivity Trends”, 2024

Des ressaisies et des contrôles qui s’enchaînent en fin de période

Une fois les divers fichiers excels consolidés, des écarts apparaissent souvent :

• des heures manquantes,
• des absences mal positionnées,
• ou encore des compteurs incohérents.

Chaque anomalie déclenche une série de vérifications et de corrections, souvent concentrées sur les derniers jours du mois. Ce fonctionnement crée un pic de charge récurrent. La gestion des temps devient alors une activité de rattrapage, avec une pression accrue à l’approche de la paie.

Le coût ne tient pas à l’erreur isolée, mais à la répétition des contrôles et des ajustements qu’impose un fonctionnement fondé sur des fichiers manuels.

Une dépendance forte aux fichiers et aux personnes clés

À mesure que la GTA évolue, les fichiers Excel intègrent des règles de plus en plus spécifiques tels que :

• des cycles particuliers,
• des exceptions,
• des ajustements conventionnels, etc.

Ces logiques reposent en général sur l’historique du fichier et sur la personne qui l’a construit ou modifié.

Cette situation correspond à un risque de dépendance à une personne clé : en cas d’absence ou de départ, la continuité du suivi devient fragile.

La gestion des temps repose alors davantage sur une connaissance individuelle que sur un processus maîtrisé et transmissible, ce qui constitue un point de faiblesse en matière de contrôle interne.

Un pilotage contraint par des données tardives

Enfin, Excel fournit une vision essentiellement rétrospective. Les données deviennent exploitables une fois consolidées, en fin de période. Les dépassements d’horaires, les déséquilibres de charge ou les tensions sur les plannings sont identifiés après coup.

Ce décalage limite les marges d’ajustement. Les décisions se prennent tardivement, souvent à un coût plus élevé :

• des heures supplémentaires non anticipées,
• des renforts en urgence,
• une dégradation de l’organisation du travail.

Le coût n’est plus seulement administratif, il devient opérationnel.

Comment objectiver le coût réel d’Excel dans votre gestion des temps ?

Les coûts d’une GTA sur Excel sont désormais identifiés. L’enjeu consiste à les traduire en ordre de grandeur exploitable, sans audit lourd ni hypothèses complexes. Une approche simple permet d’obtenir rapidement une vision claire du coût réel pour l’organisation.

Passer d’un ressenti à un chiffrage

La première étape consiste à centraliser ce qui est aujourd’hui dispersé. Il ne s’agit pas d’inventorier toutes les tâches, mais de répondre à quelques questions clés, sur un mois type :

• combien d’heures sont consacrées à la gestion des temps hors analyse (collecte, contrôle, consolidation) ?
  
• combien de personnes sont impliquées, même ponctuellement ?
  
• ces interventions se concentrent-elles sur certaines périodes ?

Ces éléments existent déjà dans l’organisation. Les formaliser permet de transformer un ressenti diffus en volume mesurable.

Convertir le volume en coût lisible

Une fois le volume d’heures estimé, la conversion peut se faire simplement via cette formule : heures mobilisées × coût horaire moyen chargé.

Ce calcul fait souvent apparaître une réalité sous-estimée : la gestion des temps sur Excel ne mobilise pas une personne dédiée, mais un temps fragmenté, réparti entre RH, paie et managers. C’est précisément cette fragmentation qui rend le coût peu visible.

Raisonner en équivalent de charge annuelle

Pour rendre ce coût lisible, l’enjeu n’est pas d’additionner des micro-tâches, mais de ramener le temps réellement mobilisé à une charge annuelle.

Concrètement, vous pouvez additionner :

• le temps mensuel consacré à la collecte, au contrôle et à la consolidation des fichiers,
  
• le temps de correction en fin de période,
  
• les interventions ponctuelles des managers pour ajuster ou valider les données.

Dans une organisation de taille intermédiaire, ces activités représentent souvent entre 25 et 40 heures par mois, réparties entre RH, paie et managers.

Sur une année, cela correspond à environ 320 à 500 heures de travail, soit près d’un quart de poste à temps plein mobilisé uniquement pour faire fonctionner la gestion des temps sur Excel…

Une solution de gestion des temps centralisée permet de réduire durablement les ressaisies, de fiabiliser les règles de calcul et de disposer d’une visibilité continue sur les compteurs et les plannings.

Identifier les points de bascule

Avec cette estimation, vous pouvez repérer quelques signaux d’alerte :

• une augmentation continue du temps consacré à la gestion des fichiers,
• des pics de charge récurrents en fin de période,
• une dépendance accrue à certaines personnes,
• des décisions prises systématiquement après coup.

Lorsque ces signaux s’additionnent, le coût devient structurel.

Vers une gestion des temps optimisée

Passer d’Excel à une gestion des temps optimisée ne consiste pas à changer d’outil pour changer d’outil. L’enjeu est de réduire les ressaisies, fiabiliser les données et retrouver de la visibilité en cours de période.

Les fonctionnalités attendues en priorité d’une solution de gestion des temps

Un logiciel de gestion des temps et activités réellement adaptée doit permettre :

• l’intégration native des règles de temps de travail (cycles, heures supplémentaires, absences, repos),
  
• des calculs automatiques et sécurisés, sans formules manuelles,
  
• un suivi en temps réel des compteurs et des écarts,
  
• des boucles de validation clairs entre collaborateurs, managers et paie,
  
• une traçabilité des modifications et une gestion fine des droits.

Les bénéfices d’une gestion des temps optimisée

Une gestion des temps bien cadrée, surtout si vous êtes une grande structure, permet de :

• limiter les pics de charge en fin de période ou celles liées à votre secteur d’activité,
  
• réduire le temps consacré aux contrôles et aux corrections,
  
• anticiper les dépassements plutôt que de les constater après coup,
  
• de fiabiliser les données transmises à la paie et au reporting.

Estimer votre budget de projet GTA

Passer à une gestion des temps optimisée ne suppose pas un budget complexe. L’essentiel est d’anticiper quelques postes clés, au-delà du seul coût de licence.

Dans la pratique, l’estimation d’un budget GTA se structure autour de quatre éléments :

• le périmètre fonctionnel réellement nécessaire (temps, absences, planification, interfaces paie),
  
• le paramétrage des règles de temps de travail,
  
• la formation des utilisateurs,
  
• les coûts récurrents liés au support et aux mises à jour.

Conclusion

Excel ne pose pas problème en soi. Ce sont les coûts invisibles qu’il génère dans la durée qui fragilisent la gestion des temps.

Une fois ces coûts objectivés, la question n’est plus de savoir si Excel fonctionne, mais s’il reste proportionné aux moyens mobilisés et aux enjeux de pilotage. Structurer une gestion des temps plus fiable et plus lisible permet alors de reprendre la main, de sécuriser la paie et de transformer un sujet subi en véritable levier opérationnel.