Budget projet GTA : estimer et structurer vos coûts

Quels enjeux et quel périmètre prévoir dans le budget d’un projet GTA ?

Avant de parler chiffres, vous devez savoir ce que couvre réellement un projet de gestion des temps et activités. Le budget dépend en grande partie de l’ampleur du périmètre choisi et des acteurs mobilisés.

Les processus concernés

Selon les besoins de l’entreprise, la GTA peut se limiter : 

• au suivi des temps et des absences 
• ou inclure des fonctionnalités plus poussées telles que la planification des activités, la gestion des compteurs ou encore l’intégration avec la paie ou le SIRH. 

En règle générale, plus le périmètre est large, plus le budget augmente.

Les acteurs impliqués

Le projet doit prendre en compte la diversité des utilisateurs : 

• les RH qui paramètrent les règles conformément à la loi et à la convention collective,
• la DSI qui gère les intégrations techniques, 
• les managers qui pilotent les plannings 
• et bien sûr, les collaborateurs qui utilisent l’outil au quotidien.

Les prérequis à anticiper

La définition du périmètre passe aussi par : 

• l’analyse des règles de gestion internes (forfaits, heures supplémentaires, astreintes), 
• le volume de données à reprendre, 
• le nombre d’utilisateurs,
• et le nombre de sites concernés, 
• mais les diverses règles légales et conventionnelles à appliquer.

Ces éléments constituent la base du budget initial, mais restent non exhaustifs.

Quels sont les principaux postes de coûts d’un projet GTA ?

Une fois le périmètre défini, reste à identifier les postes qui composent réellement le budget. Ils se répartissent entre coûts initiaux, liés à la mise en place de la solution, et coûts récurrents, nécessaires à son bon fonctionnement dans la durée.

La licence et l’abonnement

Le choix du modèle économique influe directement sur le budget.

• En SaaS (Software as a Service), la solution est hébergée par l’éditeur. L’entreprise paie un abonnement qui inclut généralement les mises à jour, la maintenance et un niveau de support adapté. C’est aujourd’hui le modèle privilégié, car il offre plus de souplesse et de simplicité dans le déploiement.
• En On-Premise : le logiciel est installé sur les serveurs internes de l’entreprise. L’achat d’une licence s’accompagne alors de frais annuels de maintenance et de mises à jour à gérer en interne. Ce mode tend à disparaître, la majorité des projets étant désormais déployés en SaaS.

Le paramétrage et les différentes intégrations

Chaque entreprise applique ses propres règles de temps de travail, tout en veillant au respect des règles internes, légales et réglementaires. Leur configuration dans l’outil, ainsi que l’intégration avec la paie et le SIRH, représente une part importante du coût initial.

Avant, les équipes RH passaient près de 2 semaines à retraiter les éléments variables de paie. Aujourd’hui, elles consacrent seulement 2 à 3 jours à contrôler et relancer les managers, si besoin.

Isabelle Ottaviani, Responsable Paie et Projets RH, Naos

La formation et l’accompagnement des équipes 

Un bon logiciel de gestion des temps ne tient ses promesses que s’il est vraiment adopté par les utilisateurs. Pour cela, il faudra impérativement : 

• Prévoir des sessions de formation pour les RH, managers et collaborateurs, 
• ainsi qu’un accompagnement au changement.

Certains éditeurs proposent aussi des modules d’e-learning, utiles pour former les nouveaux arrivants et maintenir les compétences dans la durée.

La maintenance et le support client

Correctifs, évolutions réglementaires, assistance technique : ces services génèrent un budget récurrent à anticiper dès le départ.

Ils jouent aussi un rôle clé dans l’adoption de la solution. La maintenance et le support assurent une continuité d’utilisation pour tous vos collaborateurs, limitent les interruptions de service et permettent de tirer pleinement parti des nouvelles fonctionnalités. Bien accompagnées, vos équipes gagnent en confiance et adoptent plus facilement l’outil au quotidien.

Les coûts cachés

Au-delà des factures éditeur, d’autres dépenses peuvent aussi peser et sont encore rarement prises en compte. C’est par exemple le cas du matériel tel que les badgeuses ou les terminaux, le temps consacré par les équipes internes à la prise en main de l’outil, ou encore les ajustements liés à l’application de nouvelles règles sociales.

Comment estimer le budget global de son projet GTA ?

Identifier les postes de coûts est une première étape. Reste maintenant à transformer ces éléments en un budget global cohérent et exploitable par la direction. Voici une méthode simple en seulement 4 étapes. 

1️⃣ Qualifier les besoins réels

Le budget à prévoir dépend directement : 

• du nombre d’utilisateurs, 
• du volume de données à reprendre 
• et des fonctionnalités attendues (simple gestion des absences ou planification avancée). 

Tâchez d’être le plus précis possible. Plus vous le serez, plus l’estimation sera fiable.

2️⃣ Rédiger un cahier des charges GTA

Un document clair, comme un cahier des charges, facilite la mise en concurrence des éditeurs et limite les imprévus. 

On y décrit les processus à couvrir, les règles de gestion, les contraintes techniques et le calendrier envisagé.

3️⃣ Comparer les offres des éditeurs

Demander plusieurs propositions permet de mesurer les écarts, tant sur les prix que sur les services inclus comme : 

• le paramétrage, 
• la formation, 
• le support, 
• ou encore les évolutions réglementaires. 

Exemple de tableau comparatif d’offres GTA

Prévoyez un tableau comparatif afin d’y voir plus clair. Voici un exemple pour vous inspirer : 

4️⃣ Structurer le budget sur plusieurs années

Un projet GTA ne se limite pas à l’investissement initial. Vous devez aussi prévoir les frais récurrents liés à l’abonnement, à la maintenance ou encore au support. En anticipant ces dépenses, vous pouvez estimer le coût total sur cinq à sept ans, durée moyenne d’équipement constatée pour une solution de GTA. Cette vision long terme vous permet de sécuriser et de valider votre investissement.

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Comment optimiser et suivre le budget GTA au fil du projet ?

Prévoir un budget est une chose. Le faire vivre dans la durée en est une autre. Pour éviter les dépassements et démontrer la valeur du projet, il est important d’adopter une approche pragmatique.

Lancer par étapes

Mieux vaut avancer progressivement. Débutez avec les fonctionnalités prioritaires (temps, absences, paie), puis ajoutez les modules complémentaires selon les besoins réels. Cette approche permet de lisser les coûts et de limiter les risques.

Suivre les dépenses régulièrement

Chaque phase, telle que le paramétrage, les tests, la formation et le déploiement, entraîne des coûts spécifiques. Les comparer au budget initial permet d’ajuster rapidement et de garder la maîtrise.

Mettre en avant les bénéfices

Le budget se justifie plus facilement lorsqu’il est relié à des résultats concrets liés à de véritables indicateurs RH tels que : 

• le temps gagné par les équipes RH, 
• la diminution des erreurs de paie, 
• la meilleure fiabilité des plannings, etc.

Ces indicateurs seront aussi précieux pour préparer les arbitrages futurs.

Conclusion

Le budget d’un projet GTA n’est pas qu’une contrainte chiffrée : c’est l’outil qui vous permet de cadrer, prioriser et piloter la réussite. Bien préparé, il devient un atout stratégique pour vos RH, vos managers et vos collaborateurs.