[1/3] Réussir son projet de gestion des temps : faire comprendre et accepter le changement

La mise en place d’un nouveau logiciel de gestion des temps et des activités est un projet qui peut être complexe et long. Il est également très impactant pour tous les salariés.
Il est primordial de préparer les collaborateurs de l'entreprise à ce changement et d’adapter certains processus internes.
 
Le facteur humain est l'une des principales causes d’échec d'un projet de gestion des temps. Il est donc nécessaire de mettre en place une stratégique de conduite du changement. Le triptyque est le suivant : la communication, la participation et la formation.
 

 

La communication : faire comprendre et accepter le changement

La communication en interne est un point essentiel au bon déroulement d'un projet de mise en place d'un nouvel outil RH
 
Elle va permettre aux différents collaborateurs de l'entreprise de comprendre les objectifs du projet et de suivre son avancement. La communication interne favorise la compréhension, l'adhésion et la participation des collaborateurs, qui, par la suite, seront plus enclins à accepter le changement.
 
La communication interne doit être faite tout le long du projet et durant chaque phase (phases de définition des besoins, phase de recette, phase de déploiement, phase d'apprentissage).
 
Une bonne communication interne doit se faire par le dialogue avec l'ensemble des équipes. Cette communication doit être transversale et permettre de rassurer les collaborateurs. Un nouvel outil de gestion des temps apporte de nombreux changements sur le quotidien des salariés, la transparence et la pédagogie sont donc très importantes.
 
En effet, chaque collaborateur a un rôle différent dans le projet, il est donc nécessaire d'adapter la communication en fonction de la cible et de ces spécificités.
 
Selon Sia partners1, un plan de communication se résume en 5 étapes :
  • Comprendre le projet de la transformation
  • Définir les enjeux de la communication
  • Identifier les cibles de communication
  • Définir les moyens de la communication
  • Planifier la communication
 
Nos conseils :conseil 1
- Organisez des réunions de présentation du projet avec les différents services de votre entreprise
- Identifiez un sponsor ( parrain du projet ) influent, chargé de communiquer avec les équipes et de les mobiliser autour de chaque moment clé du projet.
- Organisez des ateliers de storytelling
- Mettre à disposition un kit de communication afin de répondre aux questionnements des salariés autour du projet