Congés dans la fonction publique territoriale : règles et solutions RH

Asys vous propose un point précis sur les obligations réglementaires, les erreurs à éviter côté RH, et les solutions concrètes pour mieux encadrer la gestion des congés, côté agent comme côté service.

Règles de congés dans la fonction publique territoriale : le cadre légal

Congés annuels : durée et calcul des droits

Chaque agent territorial a droit à 25 jours ouvrés de congés annuels, calculés sur la base de 5 fois sa durée hebdomadaire de travail. Ce droit est identique pour les fonctionnaires et les agents contractuels. Les congés sont comptabilisés en jours ouvrés, et non en jours ouvrables.

Certaines collectivités utilisent une période de référence glissante (par exemple de juin à mai), mais la règle légale reste l’année civile. Ce type d’organisation doit faire l’objet d’une validation juridique.

💡À noter : Depuis le décret du 21 juin 2025, les agents empêchés de prendre leurs congés pour raisons de santé, maternité ou parentalité peuvent bénéficier d’un report au-delà du 31 décembre, dans la limite de 15 mois, conformément au droit européen.

Période de référence et report des congés

La période de prise s’étend du 1er janvier au 31 décembre, conformément à la réglementation. Certaines collectivités autorisent un report des congés jusqu’au 31 octobre de l’année suivante, mais cette tolérance n’a pas de portée légale universelle. Elle doit être encadrée localement et justifiée.

Fractionnement : un droit peu connu, mais utile

Un agent peut bénéficier de jours de congés supplémentaires au titre du fractionnement si au moins 5 jours sont posés hors de la période principale (du 1er mai au 31 octobre) : 

• 5 à 7 jours hors période = 1 jour de fractionnement
• 8 jours et plus = 2 jours de fractionnement

Ce droit est automatique et ne peut être supprimé par la collectivité. Il doit être pris en compte dans les compteurs, sauf renoncement exprès de l’agent.

Cas particuliers : temps partiel, multiaffectation, statut contractuel

Les agents à temps partiel ont droit à 5 fois le nombre de jours qu’ils travaillent chaque semaine.

Par exemple, un agent qui travaille 3 jours par semaine bénéficie de 3 × 5 = 15 jours ouvrés de congés annuels.

Le calcul ne repose donc pas sur un prorata du temps complet, mais sur le nombre réel de jours travaillés par semaine.

Les difficultés de gestion des congés dans la fonction publique territoriale

Suivre les jours de congés, les reports et les droits spécifiques : un casse-tête récurrent

Congés annuels, jours de fractionnement, RTT, compte épargne-temps, droits non soldés de l’année précédente… Les règles s’empilent, les cas particuliers aussi. 

Sans outil adapté, il devient difficile de garantir un suivi fiable et à jour pour chaque agent, en particulier ceux à temps non complet, en arrêt longue durée ou soumis à un cycle de travail atypique.

Des outils encore trop manuels pour gérer les absences au quotidien

Dans de nombreuses collectivités territoriales, la gestion des congés repose encore sur des feuilles Excel, des demandes papier ou des échanges par mail. 

Cette organisation artisanale ralentit les validations et crée des doublons voire des oublis. Elle mobilise aussi un temps précieux pour les RH et les encadrants.

Entre RH et agents, une validation des congés parfois floue ou tardive

Sans règles claires sur les délais de réponse ou les critères de validation, certains agents se retrouvent dans le flou : 

• Leur demande de congé est-elle acceptée ? 
• Quand recevront-ils une réponse ? 

Côté RH, l’absence de vision globale sur les plannings complique l’arbitrage, notamment pendant les périodes sensibles comme l’été ou les vacances scolaires.

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Comment fiabiliser la gestion des congés dans la fonction publique territoriale ? 

1️⃣ Structurer la procédure de demande et validation des congés

Pour éviter les erreurs et les tensions, il faut cadrer le processus dès la demande :

• fixer une date limite de dépôt (ex. : 1 mois avant la période souhaitée),
• préciser les critères d’acceptation (ordre de dépôt, ancienneté, continuité du service),
• identifier clairement les personnes en charge de la validation.

Une trame écrite, diffusée à tous les agents, réduit les incompréhensions et protège les RH en cas de litige.

2️⃣ Mettre à jour les droits chaque mois

Un suivi régulier des compteurs évite les mauvaises surprises en fin d’année. Cela suppose de :

• intégrer rapidement les arrêts maladie, temps partiels, absences exceptionnelles,
• contrôler les reports autorisés ou non,
• actualiser les soldes en fonction du temps de travail effectif.

Certaines collectivités choisissent de partager un récapitulatif mensuel des droits restants aux agents pour plus de transparence.

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3️⃣Automatiser les calculs avec un outil adapté

Un logiciel de gestion des congés permet de :

• appliquer automatiquement les règles du décret du 26 novembre 1985,
• calculer les droits au prorata pour les agents à temps partiel ou nouvellement recrutés,
• alerter en cas de dépassement ou d’oubli (congés non pris, jours non validés),
• générer des plannings consolidés par service ou par direction.

👍 Pour les grandes collectivités, Chronos est le logiciel conçu pour répondre aux contraintes des organisations multi-sites. Son utilisation simple et intuitive vous permet de 

• centraliser les données temps, 
• intégrer les règles propres à chaque statut
• et de consolider les plannings.

Le Département de l’Aude fiabilise le passage aux 1607 heures avec Chronos

Le passage aux 1607 heures a nécessité une réorganisation complète du temps de travail, avec des enjeux forts de dialogue social, de flexibilité et de fiabilité des plannings.

Le Département de l’Aude (2600 agents) a choisi Chronos pour accompagner cette transition et structurer la gestion du temps.

Les agents bénéficient aujourd’hui d’un dispositif souple et flexible.
Virginie Ramirez, Responsable de l’unité pilotage RH au Département de l’Aude

4️⃣ Formaliser un cadre de planification partagé avec les encadrants

Le rôle des managers est central : ce sont eux qui arbitrent les demandes au regard de l’activité du service. 

Une vue partagée des plannings, un droit de validation en ligne, et un accès aux compteurs des agents facilitent leur travail. Certains logiciels proposent des tableaux de bord RH accessibles aux encadrants, avec filtres par période, service ou type d’absence. Il est alors préférable de se tourner vers un logiciel RH spécialement pensé pour les collectivités.

5️⃣ Ne pas négliger l’accompagnement au changement

Même avec un bon outil, la gestion des congés ne se fiabilise pas toute seule. Le changement passe aussi par l’usage.
Quelques bonnes pratiques à partager en interne :

• informer les agents dès le début sur les nouvelles modalités (demandes en ligne, suivi des soldes, délais de traitement),
• former les encadrants à l’utilisation des plannings partagés,
• désigner un référent RH par direction pour accompagner les questions terrain,
• prévoir un point d’étape 3 à 6 mois après la mise en place, pour ajuster si besoin.

Conclusion 

La réglementation encadrant les congés dans la fonction publique territoriale est bien définie. Mais entre les cas particuliers, les délais à respecter et les contraintes de service, sa mise en œuvre reste complexe.

Pourtant, en outillant mieux les RH et en cadrant les procédures, les collectivités peuvent sécuriser les droits des agents… sans alourdir leurs process.