Éléments variables de paie : que devez-vous vraiment savoir ?

Découvrez dans cet article quels sont les éléments variables de paie, comment les calculer et réussir leur gestion.

Élément variable de paie : définition et conseils

Qu’est-ce qu’un élément variable de paie ? 

Les éléments variables de paie, aussi appelés EVP, sont des données qui influencent le montant d’une fiche de paie chaque mois. Ils diffèrent des éléments fixes comme le salaire de base, car ils dépendent d’événements intervenus au cours du mois pour le salarié. Les EVP peuvent être des heures supplémentaires, des absences ou encore des primes par exemple. 

Elles sont propres aux entreprises et définies selon la convention collective ou accord d’entreprise et les spécificités du secteur et des métiers. Voici des exemples d’EVP : 

• Heures complémentaires
• Absences rémunérées : gestion des congés payés, RTT
• Absences non rémunérées : arrêt maladie, congé sans solde
• Prime de performance
• Prime d’objectif 
• Prime de panier
• Prime exceptionnelle
• Prime d’assiduité 
• Commission
• Indemnité de repas 
• Indemnité de transport 
• Indemnité de déplacement 
• Notes de frais
• Retenues sur salaire pour absence injustifiée ou remboursement
• Avances, acomptes, etc. 

Comment calculer les éléments variables de paie

Découvrez à présent les éléments variables de paie calculés. 

Le calcul des EVP dépend des conditions de travail des salariés et de leur activité. Toutefois, certaines règles sont propres à chaque EVP et les calculs doivent être réalisés en prenant en compte l'encadrement du droit du travail.  

Exemples de calculs des EVP : 

Les primes : elles peuvent être exceptionnelles, c’est-à-dire sans calcul. Ou bien attribuées selon la performance ou les objectifs atteints par le salarié par exemple. Le montant des primes doit être clairement indiqué au sein de l’entreprise. 

Les heures supplémentaires : elles sont majorées selon un pourcentage spécifique. Pour le connaître, il faut compter le nombre d’heures supplémentaires : le taux est à 25% pour les 8 premières heures au-delà de 35h et ensuite 50%. De plus, selon les conventions, le nombre d'heures supplémentaires possibles est limité. Les heures supplémentaires effectuées au-delà de cette limite doivent être récompensées en repos compensateur.

Les indemnités : elles concernent les remboursements des frais de transport par exemple. Pour les calculer, il faut consulter les barèmes de l’URSSAF qui évaluent leur nature et les plafonds d’exonération.

Les absences : elles sont retenues sur salaire lorsque ce sont des jours d’absence non rémunérés. Ces retenues pour absence sont souvent calculées proportionnellement aux heures non travaillées.

Lorsqu’une même fiche de paie est concernée par plusieurs de ces variables, la multiplication des calculs - et donc des erreurs - peut vite devenir un casse-tête dans la fonction RH. Découvrez les raisons de cette complexité et comment bien les gérer en entreprise. 

En quoi la gestion des EVP est-elle complexe ?  

La saisie des EVP peut être difficile à gérer, découvrez comment réussir cette étape pour délivrer des paies aux montants justes.

Saisie des éléments variables de paie

Les équipes RH doivent chaque mois s’assurer que les données soient bien remontées pour générer les fiches de paie. 

Cela passe par la collecte, la validation et l’intégration de plusieurs sources, par exemple : 

• Outil de pointage 
• Notes de frais 
• Feuilles de temps 
• Demandes d’absences
• Arrêts de travail, etc. 

Mais le processus demande une rigueur importante et plusieurs points de friction peuvent intervenir. Par exemple, le salarié peut prendre du retard à fournir les pièces justificatives, il peut y avoir des erreurs dans les saisies de données, des absences de justificatifs, etc. De plus, des actions réalisées manuellement peuvent entraîner un bon nombre de risques.

Un processus manuel qui comporte des risques d’erreurs  

La saisie des EVP est un travail chronophage, mensuel et complexe, parfois encore réalisé manuellement dans les entreprises. En gardant ce type de fonctionnement, les responsables RH peuvent réaliser des erreurs et faire courir des risques à l’entreprise. Voilà pourquoi il est important de passer à la dématérialisation RH. 

Ces erreurs peuvent être dues à des erreurs de calcul, de report de données ou des erreurs de synchronisation depuis des outils tiers. Les conséquences peuvent prendre différentes formes au sein de l’entreprise et entraîner une non-conformité en cas de contrôle. Sur le plan humain, des erreurs de calcul peuvent générer une insatisfaction du côté des employés et nuire à leur confiance.

En bref, le processus de saisie des EVP est important pour préserver la qualité de vie au travail mais aussi la sécurité juridique de l’entreprise. Découvrez maintenant comment réussir la gestion des EVP grâce aux bons outils RH. 

Comment réussir la gestion des éléments variables de paie ?

Une synchronisation entre outil de paie et logiciel de temps 

La réussite de la gestion des EVP passe par une bonne synchronisation avec votre outil de paie. En effet, les logiciels de temps, aussi appelés GTA, permettent de traquer les heures travaillées par les collaborateurs. Un bon logiciel de temps envoie les informations aux éditeurs de paie sans action manuelle supplémentaire requise.

Ce transfert de données peut être fait en temps réel via des APIs, ce qui assure une bonne conformité et un gain de temps pour les équipes RH. De plus, les données sont sécurisées et les potentielles erreurs de saisie évitées.

Pour résumer, un bon logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) doit son efficacité dans la bonne retranscription des données sur les fiches de paie. C’est en tout cas l’aboutissement que vous devez rechercher.

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Paramétrer des notifications et alertes pour le suivi 

Nous le savons, la bonne gestion des EVP passe par la collecte de données, encore faut-il les recevoir à temps !

Une solution bien pratique est d’automatiser les processus de relance via des notifications et rappels. Ces automatisations peuvent concerner l’équipe RH pour augmenter la productivité ou dégager du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée. Mais elles peuvent aussi servir à relancer des salariés pour fournir des pièces justificatives diverses, comme des justificatifs d’absence ou des notes de frais par exemple. 

Respecter les réglementations en vigueur

Pour vous assurer un bon suivi de ces EVP, pensez à adopter un logiciel qui comprend et applique les réglementations de votre secteur d’activité. Un bon outil RH tel qu’une GTA dotée d’un GED va par exemple conserver un historique des actions réalisées, des notes de frais ou justificatifs envoyés, etc. Cela peut paraître évident mais cette traçabilité est essentielle pour rester conforme en cas de contrôle. 

Ainsi, votre logiciel de GTA devient le garant de la conformité de l’entreprise, de la performance des équipes RH mais aussi d’une culture d’entreprise saine. 

Pour conclure, les éléments variables de paie peuvent être complexes à gérer pour les équipes RH. Leur multiplication et les calculs spécifiques peuvent multiplier les erreurs de saisie. Pour réussir cette gestion des EVP, la solution réside dans l’adoption d’un logiciel de GTA synchronisé à votre outil de paie. La donnée est ainsi sécurisée, centralisée et la traçabilité assurée pour l’entreprise. La gestion des EVP varie d’une structure à l’autre et certaines possèdent des temps de travail propres à leur secteur d’activité. Découvrez comment gérer les horaires atypiques en entreprise.