Data RH : Comment l’utiliser efficacement dans votre stratégie RH ?

Cet article vous guide pas à pas pour comprendre comment utiliser la data RH comme levier stratégique. Vous y découvrirez des exemples, des bonnes pratiques et des solutions concrètes pour transformer vos données en véritable moteur de développement RH.

Comprendre la Data RH

Qu’est-ce que la Data RH ?

La data RH désigne l’ensemble des données relatives aux ressources humaines d’une organisation. Elle englobe la collecte via différents outils, le rythme de mise à jour, ainsi que l’analyse à travers des KPI et des tableaux de suivi. Son utilisation soutient l’adaptation de la stratégie RH et facilite la prise de décision au service des équipes RH.

La data RH réunit plusieurs sources de données pour offrir une vision complète. On y retrouve les informations issues de la paie, de la gestion des temps et des activités, du recrutement, de la formation, mais aussi de la performance des collaborateurs.

Quelles informations englobe la Data RH ?

La data RH ne se limite pas au simple effectif ou au salaire moyen de vos équipes. En effet, elle inclut également le nombre de femmes et d’hommes, les personnes en situation de handicap, ainsi que les compétences et niveaux de langues de vos collaborateurs. De plus, elle couvre les temps de travail moyens, qu’ils soient globaux, par équipe ou par personne, ainsi que le taux d’absentéisme, les habitudes de congés, les mobilités internes et le turnover.

Ces données représentent donc un véritable levier stratégique pour vos décisions RH et vos objectifs business. Elles renforcent non seulement votre marque employeur, mais elles garantissent aussi la conformité juridique, notamment pour le suivi des données administratives, telles que le nombre de collaboratrices ou les personnes en situation de handicap.

Ainsi, une exploitation organisée de la data RH favorise une gestion optimale des ressources humaines au sein de l’entreprise.

Les objectifs de la Data RH

Améliorer la gestion du personnel au quotidien

La data RH, lorsqu’elle est collectée et analysée à l’aide de KPI définis, a pour objectif d’améliorer la gestion du personnel au quotidien. En effet, en collectant des données issues de vos processus RH, vous obtenez de précieuses informations qui permettent d’optimiser vos outils, vos processus, et de prendre des décisions éclairées.

Par exemple, avec un outil de GTA, il devient possible d’observer les habitudes de congés de vos collaborateurs et d’anticiper les remplacements nécessaires lors des absences prévues. De même, les données de paie offrent une vision claire des primes versées et, lorsqu’elles sont croisées avec la gestion des temps, elles permettent d’identifier les collaborateurs réalisant le plus régulièrement des heures supplémentaires.

Ainsi, l’exploitation structurée de la data RH facilite la planification des activités, renforce la performance des équipes, et contribue à une gestion optimale des ressources humaines au sein de l’entreprise.

 Renforcer l’efficacité du recrutement et de la mobilité interne

La data RH s’avère un levier précieux pour améliorer le recrutement et la mobilité interne. En effet, grâce à votre SIRH, il devient possible d’enregistrer les compétences de vos collaborateurs et de les solliciter selon les missions ou les postes à pourvoir.

Par exemple, un collaborateur maîtrisant une ou plusieurs langues étrangères peut devenir un profil stratégique dès qu’une branche internationale s’ouvre. Ainsi, vos stratégies de développement à l’international s’appuient sur les compétences déjà présentes dans l’entreprise.

De plus, la data RH signale rapidement les manques de compétences sur vos postes à pourvoir, facilitant le choix du candidat idéal.

Enfin, les ATS exploitent ces données pour faire correspondre les talents avec vos besoins, ce qui accélère vos processus de sélection et optimise l’efficacité des recrutements.

Favoriser le bien-être et l’engagement des collaborateurs

La data RH constitue un levier précieux pour identifier les situations où le bien-être et l’engagement des collaborateurs nécessitent une attention particulière. En effet, l’analyse des données sur l’absentéisme et ses causes permet de détecter de manière prédictive des signes d’épuisement professionnel ou de démotivation chez certains collaborateurs.

De plus, le turnover constitue un indicateur complémentaire sur le niveau d’engagement au sein de votre organisation.

Par ailleurs, la mise en place d’un score de satisfaction, collecté régulièrement, offre une vision claire des attentes et ressentis des équipes. Ainsi, il devient plus facile de définir des actions correctives et d’améliorer la qualité de vie au travail, tout en répondant aux enjeux RH identifiés par vos collaborateurs.

Optimiser la performance et la stratégie RH

Atteindre ses KPI RH reste un enjeu majeur pour chaque organisation. Qu’il s’agisse d’indicateurs de productivité, de coûts, de diversité ou de suivi des formations, la collecte et l’analyse des données offrent une vision claire et mesurable.

Grâce à ces informations, les équipes RH alignent leurs actions sur les objectifs stratégiques définis. Les données soutiennent alors chaque décision RH et renforcent la cohérence entre la stratégie business et la stratégie RH de l’entreprise.

Tout au long des projets, les indicateurs révèlent l’atteinte des objectifs ou signalent des ajustements nécessaires. Ils orientent ainsi la mise en place d’actions correctives et contribuent à améliorer la performance globale.

En disposant de données chiffrées fiables, les RH argumentent plus facilement leurs choix devant la direction. Ils assurent également une plus grande transparence auprès des collaborateurs, tout en renforçant la confiance grâce à une qualité de données issue des outils RH et du quotidien des équipes.

Comment utiliser la Data RH dans son entreprise ?

Exemples concrets d’applications de la Data RH

Atteindre ses KPI RH et rester aligné avec la stratégie de l’entreprise passe aussi par des usages concrets de la donnée RH.

Voici quelques exemples parlants :

• En formation, les données identifient le temps disponible, les compétences nécessaires pour évoluer, ou les parcours spécifiques liés à certains métiers.
• Pour la GPEC, elles signalent les certifications obsolètes, les compétences à mettre à jour, et garantissent le maintien de l’employabilité des collaborateurs.
• Côté rémunération, elles offrent une vision claire sur les primes sur objectif, les écarts de salaires, ou encore les augmentations annuelles.
• Dans la gestion des talents, elles aident à repérer les profils stratégiques, à trier les candidatures, et à anticiper le désengagement.
• Enfin, en matière de prévision, elles soutiennent l’anticipation de l’absentéisme, du turnover, des remplacements, et des compétences futures à développer.

Ainsi, la data RH devient un véritable levier opérationnel, à la fois pour répondre aux enjeux immédiats et pour préparer l’avenir des équipes.

Comment récupérer les données RH ?

Les données RH se trouvent partout dans l’entreprise et sous différentes formes. Elles proviennent à la fois des outils et logiciels RH comme le SIRH, la GTA, le CRM ou les ATS, mais aussi des enquêtes internes menées auprès des collaborateurs, telles que le NPS ou les entretiens mensuels structurés.

D’un côté, les outils numériques collectent des données automatiques, en temps réel et souvent quantitatives.

De l’autre, les enquêtes internes apportent des informations plus récurrentes, parfois plus qualitatives, et enrichissent la vision des équipes RH.

Chez Asys, par exemple, les managers réalisent chaque mois un entretien individuel avec chaque collaborateur. Lors de cet échange, une échelle de 1 à 5 évalue le ressenti. Cette mesure simple génère une nouvelle source de données RH qui peut ensuite être analysée pour suivre l’engagement, détecter les risques de démotivation et améliorer la qualité de vie au travail.

Comment analyser efficacement ces données ?

L’analyse des données RH repose sur plusieurs approches complémentaires. D’une part, les logiciels RH intègrent souvent des tableaux de bord. Ils offrent ainsi une meilleure visibilité et une lecture simplifiée des données collectées.

D’autre part, des outils de Business Intelligence croisent les différentes sources de données. Ils identifient alors des points d’attention utiles pour orienter vos prochaines décisions RH.

Enfin, les modèles prédictifs et l’Intelligence Artificielle enrichissent encore cette analyse. Ils centralisent et croisent les informations, puis en tirent des conclusions concrètes.

Ces résultats guident la mise en œuvre d’actions RH adaptées et soutiennent l’élaboration de la stratégie RH en cohérence avec les enjeux business.

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Construire une stratégie Data RH efficace

Étapes de mise en place d’une stratégie Data RH

Mettre en place une stratégie Data RH efficace contribue à l’atteinte des objectifs et à la prise de décision en matière de stratégie business.

Pour réussir, plusieurs étapes sont essentielles :

1. Définir des objectifs SMART : simples, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps. Ces critères garantissent une collecte et une analyse de données RH orientées vers un but précis.
2. Identifier les données utiles : chaque entreprise dispose de nombreuses informations. Cependant, seules celles en lien direct avec vos objectifs RH doivent être retenues afin d’éviter une perte de temps et de budget.
3. Choisir les bons outils : un SIRH, une GTA ou encore des solutions de Business Intelligence facilitent le traitement et le croisement des données.
4. Former les équipes : la culture Data RH doit être partagée. Les équipes RH, mais aussi l’ensemble des collaborateurs, doivent comprendre les enjeux et la manière dont les données sont collectées puis exploitées.
5. Déployer et suivre la stratégie : un déploiement progressif favorise l’adoption et facilite le suivi des résultats.

Chaque étape devient ainsi un levier pour ajuster la stratégie et améliorer la performance RH.

Quels sont les défis et risques à anticiper ?

La mise en place d’une politique de Data RH entraîne plusieurs défis qu’il convient d’anticiper. Tout d’abord, il reste essentiel de fiabiliser la collecte des données. Des processus clairs réduisent les erreurs lors de la saisie et de l’analyse.

Ensuite, la question de la conformité RGPD se pose. Les données personnelles doivent être traitées dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données. Les collaborateurs disposent d’un droit de suppression de certaines informations. De plus, la conservation des données doit rester limitée dans le temps.

Enfin, la sécurité des données constitue un autre enjeu majeur. La mise en place de mesures de protection robustes réduit les risques de fuite d’informations et garantit la confiance des collaborateurs dans l’usage de leurs données.

Comment organiser la Data RH dans l’entreprise ?

Que ce soit la DRH, la DSI, la Data Analyst ou les managers, tous jouent un rôle clé au sein de l'entreprise dans la conduite d'une stratégie de la data RH.

• La ou le DRH assure l’alignement entre la stratégie RH et la stratégie business.
• La ou le DSI garantit la conformité, la sécurité et la fiabilité des données collectées et analysées.
• La ou le Data Analyst transforme les données en informations exploitables. Il identifie les apprentissages nécessaires pour atteindre les objectifs RH et améliorer les processus internes.
• Les managers, quant à eux, diffusent la culture Data au sein des équipes. Ils expliquent la stratégie, les méthodes de collecte et les principes d’analyse, tout en accompagnant les collaborateurs dans leur appropriation.

Ainsi, l’organisation de la Data RH repose sur une collaboration entre DRH, DSI, Data Analyst et managers, garantissant une gestion optimale des données et une adoption réussie par les équipes.

La GTA, au cœur de la Data RH

Les solutions de gestion des temps et activités (GTA), comme Chronos ou So’Horsys, centralisent une grande variété de données RH. Elles regroupent non seulement le suivi du temps de travail réel, mais aussi la gestion des absences et des congés, ainsi que l’analyse du taux d’absentéisme et du roulement des équipes. Elles facilitent en outre la prévision des absences et l’anticipation des besoins de remplacements, renforçant ainsi la planification RH.
Toutes ces informations nourrissent directement la Data RH. Elles s’affichent dans des tableaux de bord clairs et s’intègrent à la fois au SIRH et à la paie, offrant ainsi une vision globale et cohérente.
Grâce à ce croisement de données, les équipes RH enrichissent leur base de data RH et sécurisent le calcul des EVP. Elles ajustent par ailleurs les politiques de télétravail ou d’avantages sociaux, comme les tickets-restaurant ou les repos compensateurs, tout en concevant des plans d’action RH précis. Ainsi, la GTA devient une source clé de data RH, indispensable pour alimenter l’analyse stratégique et guider chaque décision RH.

Impacts stratégiques de la Data RH

Comment la Data RH transforme la fonction RH

La Data RH transforme profondément la fonction RH, en faisant passer les équipes d’une gestion essentiellement administrative à un rôle stratégique, capable de piloter les talents et la performance de l’entreprise grâce aux données.

Quels enjeux pour l’entreprise ?

La Data RH ne transforme pas seulement la fonction RH en interne : elle a un impact direct sur la stratégie et la performance globale de l’entreprise. Grâce à l’analyse des données RH, l’entreprise peut :

• Anticiper les compétences clés pour rester compétitive et préparer la relève.
• S’adapter aux évolutions du marché, en ajustant ses effectifs et ses pratiques RH en temps réel.
• Gagner en agilité organisationnelle, en optimisant les processus et en facilitant la prise de décision stratégique.

En intégrant ces enjeux dans sa stratégie, l’entreprise passe d’une gestion réactive des ressources humaines à une démarche proactive et orientée performance.

Quels sont les défis de demain pour la Data RH ?

Alors que la fonction RH se transforme grâce aux données, plusieurs défis majeurs se dessinent pour les années à venir :

• Intelligence artificielle et automatisation : intégrer des outils capables de traiter massivement les données tout en optimisant le temps des équipes RH.
• Analyse prédictive : anticiper les besoins en compétences, les risques d’absentéisme ou de turnover grâce à des modèles prédictifs fiables.
• Éthique et transparence : garantir un usage responsable des données personnelles des collaborateurs, en respectant la confidentialité et la réglementation.

Ces défis soulignent l’importance d’une Data RH stratégique, responsable et innovante, qui accompagne la transformation de l’entreprise tout en plaçant les collaborateurs au cœur des décisions.

Conclusion

La Data RH est un levier stratégique pour transformer la fonction RH et renforcer la performance de l’entreprise. Elle permet d’anticiper les besoins en compétences, d’optimiser le recrutement et la mobilité interne, et de soutenir l’engagement des collaborateurs.

Pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de structurer une stratégie claire, de choisir les bons outils et de former les équipes à l’exploitation des données. Ainsi, la donnée devient un véritable moteur de décision, d’innovation et de performance, tout en plaçant vos collaborateurs au cœur de vos choix.