02/02/2022

Lecture : 4 min

Comment choisir son logiciel de gestion des congés ?

Lorsque l’on parle de gestion des congés et des absences, cela vous évoque peut-être des feuilles de calcul Excel, une montagne de papiers, des tâches chronophages (et pénibles !) et parfois même un véritable casse-tête administratif générateur de frustrations et de risques juridiques.

 

Et pourtant, il existe une solution simple et efficace pour gagner en fiabilité, mais également en efficacité tout en améliorant sensiblement le climat social. Il s’agit du logiciel de gestion des absences et des congés. Et comme pour bon nombre de logiciels RH, il est parfois difficile d'avoir une idée précise de ses besoins et des fonctionnalités disponibles. Pour vous aider, suivez le guide !

 

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des congés ?

Un logiciel de gestion des congés va bien au-delà du simple enregistrement des absences. Il s’agit à la fois d’un outil de pilotage et d’optimisation de la gestion de vos ressources, mais il peut également être le garant d’un dialogue social plus serein et d’une fidélisation de vos talents.

 

En effet, un logiciel d’absences vous permet de gérer tous les types de congés : congés payés, RTT, congés d’ancienneté, absences maladie, récupération, etc. Et le plus important, le suivi des congés se fait en conformité avec vos accords d’entreprises et votre convention collective. Il est également un facteur de performance pour vos RH, managers et collaborateurs qui pourront centraliser dans une seule et même interface : compteurs de congés, demandes d’absences et validation des demandes.

 

 

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion des congés ?

Un logiciel de gestion de absences simplifie au quotidien le processus de planification des absences et des congés.

 

Les fonctionnalités pour les collaborateurs

Depuis leur smartphone ou leur PC, les collaborateurs visualisent à tout moment leurs différents soldes de congés (congés payés, RTT, récupération, etc.). Ils réalisent leurs demandes de congés directement depuis le logiciel et peuvent suivre, en temps réel, le traitement de leurs demandes. Il est possible de personnaliser les calendriers pour par exemple personnaliser la pose de congés sur certaines période tels que les pics d’activités. Les membres du CSE auront, eux, la possibilité d’adresser leurs demandes d’heures de délégation.

 

Les fonctionnalités pour les managers

En tant que valideurs des absences, ils sont alertés, grâce à un workflow, lors d'une nouvelle demande. Les logiciels de gestion d’absences donnent des informations fiables et en temps réel, notamment sur la planification des équipes pour permettre aux managers de valider ou non la demande.

Lorsque la demande d’absence est validée, le collaborateur en est informé. Si la demande d’absence est acceptée, elle apparaît automatiquement dans le planning et est alors comptabilisée pour le traitement de la gestion des temps et de la paie.

 

 

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des congés ?

 

Pour dématérialiser le process de gestion des absences et des congés

En optant pour un logiciel de gestion des congés, vous pourrez dire adieu aux feuilles de papier générées par les diverses demandes d’absences de vos collaborateurs. Fini les demandes égarées ou les demandes faîtes à l’oral sans traçabilité !

La dématérialisation des absences représente également un avantage en termes de calcul des droits à congé et mise à jour des différents compteurs de congés. Dès qu’une demande est validée et enregistrée, les jours de congés restants de vos collaborateurs se calculent automatiquement et leur sont transmis instantanément. Les compteurs individuels sont ainsi fiabilisés.

 

Pour faciliter les tâches administratives RH des managers

Les managers reprennent la main sur la gestion des absences grâce à une solution RH facile à utiliser. Ils reçoivent des alertes d’informations ou de rappel pour valider les demandes. Ils ont une vue actualisée de la situation de chaque collaborateur. L’ensemble du processus est sécurisé avec des calculs automatiques et cela génère ainsi moins d’erreur lors de l’établissement des paies.

 

Pour responsabiliser les collaborateurs en matière de gestion des absences

Il n’est pas rare que les demandes de congé soient sources de tensions au sein des équipes, et plus particulièrement encore lors des prises de congés d’été.

Avec un logiciel de gestion des absences, vos équipes ont une vue d’ensemble sur leur planning pour gérer en toute autonomie les périodes de présence et d’absence de chacun. Les logiciels de gestion des absences permettent de définir différents niveaux de droits et d’accès : salariés, managers, chefs d’atelier, responsables RH, etc. En fonction de leur degré d’intervention, ils auront la possibilité de valider, refuser ou modifier les demandes d’absences de leurs collaborateurs, ce qui aura pour avantage de déléguer un certain nombre de tâches du service RH vers les équipes opérationnelles.

 

 

Quels sont les critères de choix d'un logiciel de gestion des congés ?

Afin de vous aider à choisir le logiciel RH qui vous convient, voici quelques critères de choix d’un logiciel de gestion des absences.

 

La typologie du logiciel et le service client proposé

Si la plupart des logiciels actuels fonctionnent sous le mode SaaS, vous garantissant ainsi une maintenance et une mise à jour permanente de votre logiciel, il est également primordial de vous renseigner sur le service client qui vous sera proposé, mais aussi et surtout sur les garanties de la sécurisation de vos données.

Chez Asys, nos équipes de conseil et d’assistance sont toutes basées en France. L’hébergement de nos logiciels d’absence en mode SaaS est assuré par Oracle sur le territoire français.

 

Un logiciel évolutif qui peut s'intégrer à vos solutions déjà existantes

Parmi vos critères de choix, vous devrez également vous attarder sur les modules complémentaires.

Le logiciel de gestion des absences est-il compatible avec votre logiciel de paie ? Le logiciel propose-t-il d’autres fonctionnalités SIRH ? Le logiciel permet-il de gérer tous les types d’absences ? Propose-t-il un système de validation à plusieurs niveaux ?

Vous devez anticiper le futur de votre SIRH et privilégier une solution qui saura suivre votre croissance.

 

Un logiciel simple d'utilisation et accessible par tous et partout

L’ergonomie et la facilité d’accès sont également des critères de choix déterminant lors de votre prise de décision. Ces critères sont primordiaux pour que les collaborateurs utilisent réellement le logiciel et abandonnent Excel.

Les salariés pourront-ils se connecter depuis n’importe quel support disposant d’Internet ou doivent-ils obligatoirement se loguer depuis un ordinateur ? Si oui, les applications pour mobile et tablette sont-elles réellement adaptées à la vue sur Smartphone ? Le logiciel est-il simple d’utilisation et de compréhension ? Peut-on être accompagné lors de la prise en main ?

 

 

asys_070 Vous l’aurez compris, pour choisir un logiciel de gestion des absences, vous devez réfléchir à votre usage actuel et futur. Mais avant tout, pensez à vos collaborateurs. Ils seront les principaux utilisateurs. Impliquez-les au maximum et en amont du choix pour garantir une bonne acceptation de votre nouvelle solution de gestion des absences.

 

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