Comment gérer les anomalies de pointage dans l’industrie ?

L’industrie est un secteur en constante évolution et en recherche de flexibilité maximale. La gestion des ressources humaines y est particulièrement complexe et la gestion des temps et des plannings est un pilier d’efficacité pour les gestionnaires RH et leurs directions.

Dans cet environnement, la badgeuse est un moyen de suivi des temps de travail très répandu. Facile d’utilisation et riche en données, les badgeuses sont des incontournables pour gérer les multiples rythmes de travail du monde de l’industrie.

En tant que gestionnaire RH, vous traitez des anomalies de pointages au quotidien. Effectuons ensemble un tour d’horizon des différentes situations rencontrées et des solutions pour y répondre.

 

Les pré-requis pour utiliser une badgeuse

L’utilisation d’une badgeuse nécessite de définir deux points :

  • Les plages de présence attendues pour chaque salarié.
  • Les règles RH pour traiter les anomalies de manière transparente auprès de tous les collaborateurs. Ces règles seront intégrées dans votre logiciel de gestion des temps couplé à la badgeuse.

 

utiliser une badgeuse

La différence entre "pointage réel " & "pointage imputé"

  • L’heure de pointage réel est toujours stockée et ne peut être modifiée.
  • On parle d’heure imputée pour désigner une heure de pointage modifiée a posteriori.

 

Un salarié badge en dehors de l’horaire attendu ?

Si la badgeuse peut paraître très rigide pour gérer les temps de travail, elle est en fait un outil très simple qui permet beaucoup de flexibilité.

Par exemple, dans le cas d’un salarié qui badge en dehors de l’horaire attendu, différentes options sont possibles pour corriger cette anomalie :

Si un employé badge 10 minutes avant ou après son horaire de prise de poste, il est possible de ramener automatiquement le pointage à l’horaire initialement prévu (l’horaire théorique).
Exemple : Je badge à 7h45 (pointage réel) pour prendre mon poste à 8h (horaire théorique). Les règles de gestion édictées par les RH ramènent le badgeage à 8h (heure imputée).

Dans cette situation, l’avantage d’un logiciel de gestion des temps est de rectifier les pointages de manière automatisée mais aussi de déclencher une alerte auprès de managers ou RH pour une vue en temps réel des équipes sur le terrain.

 

correction de pointage_badgeage en retard.PNG

 

Un salarié prévu l’après-midi badge sur l’horaire du matin ?

Lorsque les salariés ont des horaires cycliques dans le cas du travail posté (des équipes successives travaillant alternativement d’une semaine à l’autre), il peut arriver quelques changements. Par exemple, un salarié prévu de l’après-midi passe sur l’horaire du matin sans que son manager n’ait le temps de modifier son planning ou un échange d’horaire est fait entre employés.

Si ces changements de planification sont fréquents, il est possible pour éviter des anomalies de mettre en place un traitement spécifique.
En fonction du premier pointage de la journée, votre logiciel de gestion des temps indiquera une anomalie et traitera l’horaire pour le mettre au cycle de travail voisin. Le système regardera le type horaire ayant le début le plus proche de l’heure pointée et appliquera alors ce cycle horaire en remplacement.

 

correction de pointage_badgeage sur cycle horaire.PNG

 

Un collaborateur ne respecte pas son temps de pause du midi ?

Après badgeage, si le temps de pause déjeuner est inférieur ou supérieur au temps légal prévu, plusieurs options sont possibles en fonction de votre politique RH.  

Premièrement , votre logiciel de gestion des temps enverra une alerte au manager pour le notifier de la situation. Votre solution RH appliquera ensuite vos règles de gestion. Un décompte automatique du temps de travail pourra être fait ou une tolérance effectuée en ramenant l’heure de badgeage à l’heure prévue.

 

correction de pointage_badgeage en dehors du temps de pause.PNG

 

Et en cas d’oubli de pointage ?

Il peut arriver qu’un salarié oublie de badger en début ou en fin de journée. Votre logiciel de gestion des temps vous notifiera alors en cas de pointage impair (au lieu de 2 ou 4 badgeages).
Un workflow déclenchera une alerte pour informer le manager, qui pourra corriger manuellement le pointage manquant.
Le salarié peut également effectuer une demande de correction de pointage via son self-service pour modifier un pointage ou déclarer un oubli.

 

correction de pointage_badgeage manquant.PNG

 

Badgeuse et logiciel de gestion des temps : un gain de temps certain dans l'industrie

Une badgeuse peut fonctionner seule mais le fait de l’associer à un logiciel de gestion des temps amène de nombreuses fonctionnalités en plus au service RH et aux managers : acquisition des temps de travail, des pauses, déclaration d’activités ou de prise de poste par badgeage, remontée d’alertes, etc.

Pour les collaborateurs, la badgeuse est aussi un outil de proximité qui peut proposer certains services RH : consultation des compteurs de congés, demande d’absences, consultation de plannings, demandes de correction de pointages, etc.

Pour le traitement des anomalies de pointages (qui sont normales et quotidiennes), le couplage badgeuse-logiciel RH permet d’automatiser de nombreux traitements. Les ajustements de pointages se font selon les règles RH définies tout en gardant une trace des pointages réels.

Les badgeuses répondent à une réelle nécessité de service dans le secteur de l’industrie. Elles permettent de plus de sécuriser la paie en générant automatiquement les primes et de voir en temps réel la présence des équipes.

 

 

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