Logiciel GTA : Gestion des temps et des activités

Comment définir la gestion des temps et des activités ?

La gestion des temps et des activités – ou GTA – désigne une fonctionnalité essentielle du SIRH. Elle structure le suivi des temps de travail, des absences, des présences et de la gestion des activités des salariés.

Présente dans toutes les entreprises, la GTA concerne autant le secteur public que le privé, quels que soient la taille, le secteur ou les effectifs de l’organisation.

Son impact va bien au-delà du simple pointage. Elle contribue à la conformité avec les obligations légales, à la performance RH et à la satisfaction des collaborateurs.

Les principaux avantages varient selon les profils : les PME visent l'efficacité avec des outils simples, tandis que les grandes structures recherchent des solutions personnalisées. Les collectivités territoriales, elles, intègrent la GTA dans le cadre du passage aux 1607 heures.

Quels sont les thèmes RH couverts par la gestion des temps et des activités ?

La gestion des temps et des activités s’appuie sur un système complet, organisé en modules interconnectés, pour couvrir un large éventail de thématiques RH.

Elle intègre notamment :

• Le suivi des temps de travail, des heures supplémentaires ou de délégation

• La gestion des temps de présence, des pauses et du pointage via badgeuse (physique ou virtuelle sur smartphone et PC)

• La gestion des absences : demandes de congés, RTT, récupération, congés exceptionnels

• Le suivi analytique des tâches et du temps passé sur chaque activité

• Le calcul des compteurs individuels pour chaque collaborateur

• Le suivi des facteurs de pénibilité, utiles pour le Compte Pénibilité

Chaque module s’adapte à la réglementation en vigueur, selon les accords d’entreprise. Les données sont mises à jour en temps réel et accessibles par les managers comme par les salariés, assurant une transparence et une fiabilité accrues.

Ces informations alimentent directement le logiciel de paie, garantissant une gestion fluide des éléments variables. L’intelligence artificielle, intégrée dans certains outils, vient enrichir l’analyse des données, détecter des anomalies ou anticiper des besoins en ressources.

Quels sont les enjeux d'une bonne gestion du temps ?

Les enjeux d’une gestion des temps efficace sont multiples. Elle garantit d’abord le respect du droit du travail, des conventions collectives et des accords internes. Dans le secteur public comme dans le privé, cette fonction répond à une obligation légale incontournable.

Une gestion manuelle génère des erreurs, alourdit les processus et nuit à la satisfaction des équipes. Pour gagner en fiabilité, automatiser devient une nécessité. Un logiciel de gestion centralise les données, sécurise les échanges et offre un retour sur investissement mesurable.

Voici les principaux avantages d’une solution structurée et connectée :

• Assurer la conformité grâce à un suivi clair et traçable des horaires, absences et activités.

• Simplifier les tâches quotidiennes via une application mobile intuitive pour les salariés et les managers.

• Optimiser la gestion des activités en connectant les temps à la paie, à la formation ou à la planification.

• Suivre les heures supplémentaires ou les absences pour anticiper leur impact sur les coûts et l’organisation.

Une bonne gestion des temps contribue ainsi à une organisation plus fluide, plus juste et centrée sur l’humain.

Qui est concerné par la gestion des temps et des activités ?

La gestion des temps et des activités est l’un des sujets RH les plus transversaux. Elle impacte directement le quotidien des salariés, des managers et des professionnels RH. Présences, suivi des absences, plannings, heures supplémentaires ou activités : la GTA structure l’organisation du travail à tous les niveaux.

Des collaborateurs acteurs du suivi au quotidien

Les salariés utilisent un logiciel de suivi, souvent via un portail self-service accessible sur ordinateur ou via une application mobile. Ils y réalisent leurs demandes de congés, consultent leurs plannings, suivent leurs compteurs ou mettent à jour leur dossier RH. Cette méthode décentralisée favorise l’autonomie et le gain de temps.

Une aide au management opérationnel

Les managers jouent un rôle essentiel dans le suivi des temps de leurs équipes. Ils valident les absences, contrôlent les pointages, ajustent les plannings et suivent les primes ou les activités. Grâce à un logiciel de gestion, ils pilotent ces processus de façon claire, structurée et conforme aux règles internes.

Une responsabilité structurante pour les équipes RH

Les RH assurent le cadrage de la GTA. Ils définissent le référentiel, veillent à la conformité et accompagnent les utilisateurs dans l’adoption des outils. Le suivi des absences, la gestion des temps de travail et la bonne application des processus restent au cœur de leur mission.

Pourquoi mettre en place un logiciel RH de GTA dans votre organisation ?

La mise en place d’un logiciel RH dédié à la gestion des temps et des activités apporte de nombreux bénéfices concrets pour les équipes RH et l’ensemble des collaborateurs.

Un logiciel GTA pour simplifier la gestion des ressources humaines

Utiliser un tableur ou gérer les feuilles de temps sur papier reste courant, mais ces méthodes augmentent les risques d’erreurs, de doublons et d'informations obsolètes. Un système de badgeuse, combiné à un logiciel de GTA, centralise l’enregistrement du temps, du temps de pause aux heures supplémentaires, en passant par chaque demande de congé ou absence.

Les logiciels de GTA permettent aussi de gérer plusieurs contrats et sites, quel que soit le rythme de travail ou la distance. L’automatisation du suivi des congés et du calcul des variables de paie facilite le quotidien des RH. Le temps passé sur les tâches administratives diminue, libérant ainsi du temps pour des missions plus stratégiques.

Un logiciel RH pour développer et optimiser le capital humain de l’entreprise

La GTA devient un levier de pilotage RH. Le reporting en temps réel et les capacités d’analyse offrent une vision claire de l’organisation du travail. Ces données alimentent le contrôle de gestion, renforcent le management de proximité et encouragent la responsabilisation des équipes.

Les RH disposent ainsi d’un outil pour accompagner le développement humain, fidéliser les talents et améliorer la performance collective.

Comment bien choisir et mettre en place un logiciel de GTA ?

Le choix d’un logiciel de gestion des temps et des activités influence directement la performance RH et le pilotage des équipes. Une solution bien pensée favorise l’optimisation des processus, soutient la planification et accompagne l’évolution de l’organisation.

Pour réussir, le projet doit s’appuyer sur les usages réels des collaborateurs. Il s’adapte à la structure, au secteur et aux priorités RH de l’entreprise. Cette approche centrée utilisateur garantit un gain de temps durable et une meilleure expérience au quotidien.

Chez Asys, plusieurs solutions sont proposées selon les besoins :

• Chronos s’adresse aux grandes entreprises et au secteur public. Il gère des règles complexes avec un paramétrage avancé et une intégration fine dans le SIRH.

• So’Horsys cible les PME et les ETI. Cette solution clé en main assure une prise en main rapide et une gestion des temps simplifiée.

Une mise en œuvre structurée, accompagnée par des experts, favorise l’adhésion des équipes et sécurise chaque étape du déploiement.

En conclusion

Adopter une solution de gestion des temps et de gestion des activités contribue à améliorer durablement la productivité, la satisfaction des équipes et la qualité du pilotage RH.

En simplifiant les tâches chronophages, les RH se recentrent sur l’humain et la gestion des ressources humaines à forte valeur ajoutée. Ce recentrage participe à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et performance.

Grâce à des données fiables et à des processus fluides, la GTA renforce la qualité de vie au travail. Elle devient un levier stratégique pour créer un environnement de travail serein, efficace et orienté vers l’avenir.

Nos ressources pour vous aider à mener un projet de gestion des temps

Pour vous aider à choisir la solution qui vous convient, nous vous proposons plusieurs ressources :

• Nos conseils pour mener à bien votre projet SIRH
• Nos modèles de cahier des charges pour vous aider à cadrer votre projet GTA ou SIRH
• Nos Ebooks pour vous aider sur des sujets RH ciblés : l'annualisation, la badgeuse, la business intelligence, l'autonomie des salariés.
• Des témoignages utilisateurs pour bien comprendre l'apport d'un logiciel de GTA au sein de votre organisation