GTA : Gestion des temps et des activités

Comment définir la gestion des temps et des activités ?

La définition précise de la « gestion des temps et activités », appelée « GTA » (à ne pas confondre avec le jeu vidéo) est une fonctionnalité du SIRH dédiée au suivi des temps de travail, des présences, des absences et des activités des salariés.
Cet incontournable de la stratégie RH des entreprises concerne toutes les organisations publiques comme privées, de tous les secteurs d’activités et quelques soient leurs effectifs.
Les besoins en termes de gestion des temps et des activités sont différents selon la taille et l’activité de l’entreprise. Les PME recherchent avant tout un logiciel simple et économique quand les grandes entreprises recherchent un logiciel sur-mesure adapté à leur processus. Les collectivités territoriales sont également concernées par la gestion des temps et des activités, notamment dans le cadre de la réforme du passage au 1607 heures

Quels sont les thèmes RH couverts par la gestion des temps et des activités ?

La gestion des temps et des activités recouvre plusieurs thématiques RH :

• Le suivi des temps de travail, des heures supplémentaires, des heures de délégation

• La gestion des temps de présence et des pauses

• La gestion des absences : demandes de congés, RTT, récupération, congés spéciaux

• Le suivi analytique des activités et heures passées par tâche

• Le calcul des compteurs individuels pour chaque salarié

• Le suivi des facteurs de pénibilité pour alimenter le Compte Pénibilité

• Le pointage par badgeuse traditionnelle ou virtuelle sur smartphone et PC
• Etc.

Chaque sujet est traité de manière différente selon la réglementation et les accords en vigueur dans l’entreprise ou l'organisation. Les informations liées aux temps de travail sont mises à jour en temps réel et consultables par les managers et les salariés.

Quels sont les enjeux d'une bonne gestion du temps ?

Le premier objectif de la gestion des temps et des activités est de respecter la règlementation du droit du travail, de la convention collective ou encore les accords d'entreprise. Le suivi des temps de travail est un sujet quotidien et pourtant chronophage pour les équipes RH et les managers d'équipe. Le traitement manuel des données de temps de travail, de la saisie initiale jusqu'au retraitement pour la paie, est risque d'erreurs.

Une bonne gestion des temps et des activités revêt plusieurs enjeux :

• Rendre les données RH plus fiables en supprimant les multiples saisies, en automatisant le calcul des variables de paie et en assurant une meilleure traçabilité des données
• Gagner du temps en décentralisant certaines tâches simples et récurrentes auprès des managers ou des salariés (validation d'absence, saisie de temps, etc). La suppression des formulaires sur papier, pour les feuilles de temps par exemple, est aussi une source de gain de temps.
• Améliorer la productivité en automatisant les éléments variables de paie. La GTA est un fonctionnalité du SIRH. Les données de gestion des temps et des activités alimente de nombreux outils de gestion RH : paie, formation, logiciel de gestion de l'intérim, logiciels de BI, etc.
• Maîtriser les coûts en réalisant un suivi analytique des temps de travail, en pilotant le suivi des heures supplémentaires, des heures majorées, des astreintes, etc.

Qui est concerné par la gestion des temps et des activités ?

 La GTA est sûrement le sujet RH le plus décentralisé car il concerne le quotidien des salariés : présences, congés, planning, suivi d'activité, déclaration d'heures supplémentaires. Les problématiques de GTA RH touchent donc les collaborateurs, les managers et bien sûr les équipes RH. 

La GTA concerne les collaborateurs au quotidien

Les salariés utilisent un portail RH appelé self-service pour traiter tous les sujets liés à la GTA. Disponible sur un PC ou sur mobile, le self-service permet de faire des demandes de congés, de suivre ses compteurs personnels, de consulter son planning, de modifier les informations de son dossier salarié, etc.

La gestion des temps et des activités au cœur du management

Les managers d’équipe sont parties prenantes de la bonne gestion des temps et des activités de leurs équipes. Ils interviennent sur tous les sujets de suivi des temps de travail, de pauses, de la prise de congés, de la validation des primes, du suivi d'activités, de la correction des pointages via badgeuse, etc. Pour tous ces sujets, les logiciels de gestion des temps aident les managers à piloter leurs équipes.

La gestion des temps de travail, une tâche récurrente pour les équipes RH

Les équipes RH sont en charge de l'administration du personnel. La GTA est un sujet central pour la gestion du personnel. Les RH assurent la définition du référentiel GTA, sont garants de sa bonne application et accompagnent les managers et les collaborateurs dans leur usage quotidien des logiciels de GTA.

Pourquoi mettre en place un logiciel RH de GTA dans votre organisation ?

Vous trouverez de nombreux avantages à mettre en place un logiciel de gestion des temps dans votre entreprise.

Un logiciel GTA pour simplifier la gestion des ressources humaines

La gestion des temps de travail est parfois réalisée avec un tableur ou simplement avec du papier. Mais cela entraîne souvent de multiplier les documents, de ressaisir les informations, d’avoir une information qui n’est plus à jour ou d’avoir une information erronée.
Les logiciels de gestion des temps de travail permettent de gérer tous types de contrats de travail, tous types d’horaires, de gérer des sites ou centres de production éloignés au sein d’un seul outil. Ils calculent automatiquement les éléments variables de paie pour simplifier l’établissement des paies.
Le gestionnaire RH gagne du temps au quotidien pour se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.

Un logiciel RH pour développer et optimiser le capital humain de l’entreprise

Les logiciels de gestion des temps et activités permettent de mieux piloter vos équipes. Le suivi des temps est fiabilisé et l’information RH est partagée auprès de chaque collaborateur concerné. Les logiciels de gestion des temps favorisent le management des équipes, la fidélisation des employés et la productivité des DRH.

Comment bien choisir et mettre en place un logiciel de GTA ?

Il est important de bien choisir le logiciel que vous mettrez en place pour vous accompagner dans le pilotage de vos équipes et la croissance de votre entreprise.
Asys vous propose plusieurs logiciels répondant à des besoins différents, et de nombreuses fonctionnalités afin de garantir l’aboutissement de vos projets SIRH.

• Le logiciel Chronos répond aux contraintes spécifiques des grandes organisations, privées ou publiques.
• So’Horsys est solution de gestion des temps clé en main pour répondre aux attentes des PME et ETI. En complément, le logiciel SIRH Premium-RH aide les organisations à digitaliser tous leurs processus RH : recrutement, entretiens, compétences, notes de frais, santé et sécurité, etc.
  
  

Nos ressources pour vous aider à mener un projet de gestion des temps

Pour vous aider à choisir la solution qui vous convient, nous vous proposons plusieurs ressources :

• Nos conseils pour mener à bien votre projet SIRH
• Nos modèles de cahier des charges pour vous aider à cadrer votre projet GTA ou SIRH
• Nos Ebooks pour vous aider sur des sujets RH ciblés : l'annualisation, la badgeuse, la business intelligence, l'autonomie des salariés.
• Des témoignages utilisateurs pour bien comprendre l'apport d'un logiciel de GTA au sein de votre organisation