Améliorer la planification, mieux répartir les heures travaillées, diminuer les heures supplémentaires, assurer l’équité entre les salariés, ... L'annualisation comporte de nombreux avantages pour une entreprise ou une organisation publique. Et digitaliser l'annualisation dans un logiciel de gestion des temps permet un meilleur pilotage de la modulation des temps de travail.
Nous vous proposons dans cet article les prérequis et les trois grandes étapes pour mener à bien votre projet de digitalisation de l’annualisation.
Les prérequis pour bien préparer son projet d’annualisation
Le 1er prérequis a tout projet SIRH est de disposer d'un référentiel de gestion des temps complet, partagé et compris. Ce référentiel sera le pilier de votre projet. Il décrit de manière compréhensible - et si besoin illustré – l’ensemble des règles de gestion des temps de travail applicables dans votre organisation.
Ce premier travail vous aidera à clarifier et uniformiser vos règles. Vous serez ainsi plus efficace lors des ateliers de spécifications fonctionnelles menés avec l’éditeur de logiciels. Pour rappel, les ateliers de spécifications permettent de traduire des règles RH en règles de paramétrage dans votre futur logiciel.
Dans le cadre d’un projet d’annualisation, voici 3 questions centrales qui auront un impact important sur votre projet SIRH :
- Toutes les situations doivent-elles être intégrées à votre solution de gestion des temps ?
Exemple : si une règle d'annualisation concerne une dizaine de personnes, est-il pertinent de créer un automatisme lourd à implémenter et maintenir dans la durée ? - Comment traiter la gestion des absences ?
- Quelle sera la gestion des multicontrats ?
Il est conseillé de d’abord éprouver vos règles sur le terrain pour éviter de créer des formules trop complexes.
Étape 1 : Calculer le temps de travail annualisé
L’objectif de la première étape est de spécifier la durée du travail attendue. La durée de travail attendue est le temps de travail que doit réaliser le salarié ou l’agent sur la période de modulation. Dans la fonction publique, on utilise généralement le terme "obligation annuelle de travail".
Pour définir ce temps de travail attendu, vous devez spécifier le nombre d'heures dues par le salarié sur une année. Pour cela vous pouvez utiliser une formule de calcul composée des éléments suivants : temps de présence (CDD ou CDI), régime horaire (temps complet ou partiel), prorata pour une entrée en cours d’année, statut horaire (39h, 35h, etc.) et tout autre élément pertinent.
Aucun texte législatif ne donne de méthode précise de calcul. À vous de la spécifier en respectant les règles relatives à la durée annuelle du travail et aux temps de repos.
Nous vous proposons ci-dessous 2 exemples de calcul :
Étape 2 : Décompter les temps de travail
La seconde étape de la digitalisation de votre annualisation est le calcul des temps de travail effectifs.
Pour cela il faut d’abord déterminer la source du suivi des temps. Est-ce que les relevés de temps de travail viendront des badgeuses ? Des plannings ? Ou des contrats de travail ?
En cas de badgeage, toutes les heures pointées entrent dans le cadre de l’annualisation sauf accord contraire. S’il n’y a pas de badgeage, la durée des temps de travail de vos collaborateurs viendra des plannings ou du contrat de travail. La durée horaire de la journée prendra par défaut le poids défini par son planning ou son contrat de travail.
Une fois l’origine du suivi des temps déterminée, vous pourrez calculer le temps de travail effectif en valorisant les heures réalisées.
Vous devrez aussi composer avec les activités rentrant dans le temps de travail des collaborateurs. Quelle place auront les heures de nuit, les astreintes, les fériés, les chômés, etc. ?
En dernier point, il est important d’avoir des règles de gestion claires pour la gestion de vos absences. Vous pouvez vous poser les questions suivantes pour établir vos règles de gestion :
- Comment valoriser une absence maladie : au planning ou au contrat ?
- Quelle sera la gestion des RTT ?
- Comment traiter les reliquats de congés ou les congés anticipés ?
- Est-ce que ces absences seront prises en compte dans le calcul d’annualisation ?
- Combien d’heures valent une journée d’absence ? Un temps classique de 7,5h ou une journée avec un poids de RTT ?
Étape 3 : Piloter l’annualisation
Piloter votre annualisation est une étape très importante. Un pilotage efficace permet des actions correctives pour atteindre vos objectifs de modulation en fin de période.
Pour bien piloter votre annualisation, nous vous proposons de prévoir les indicateurs suivants :
- Le solde hebdomadaire de chaque collaborateur,
- Le RAF (Reste À Faire), qui est un indicateur se calculant par la différence entre le temps attendu et le temps travaillé,
- Les projections sur les heures supplémentaires en fin de période,
- Les indicateurs d’équité (nombre de repos, nuits travaillées, etc.).
Ces indicateurs sont des informations importantes à suivre tout au long de l’année. Selon les indicateurs, vous pourrez mettre en place des actions correctives comme une embauche d’intérimaires, un meilleur respect des temps de repos, une modification des plannings sur les prochaines semaines, etc.
Ces indicateurs pourront être partagés selon vos processus internes : Quels indicateurs dois-je donner aux managers ? Quelles informations de suivi donner aux salariés ? Aux responsables RH décentralisés ? Au contrôle de gestion ?
Vous devrez aussi définir la périodicité de l’indicateur pour qu’il soit utile : à la semaine, au mois, au semestre ou en fin de période ?
Les + d’une solution RH :
Les indicateurs de l'annualisation sont directement visibles dans le planning ou dans l’espace du collaborateur selon son profil (manager, RH, etc.)
Les mises à jour des indicateurs se font en temps réel en fonction de la planification et les logiciels de GTA comme Chronos et So’Horsys savent calculer les heures supplémentaires prévisionnelles en fin d’année. Des alertes peuvent être aussi envoyées selon des seuils et des périodes prédéfinies.
Cet article fait partie de notre dossier sur l'annualisation et sa digitalisation
dans les organisations privées et publiques.
Découvrez nos deux autres articles :
➡️ (1/3) Comment mettre en place l'annualisation du temps de travail en entreprise
➡️ (3/3) La conduite du changement : facteur clé de réussite d'un projet d'annualisation
