RH : Comment simplifier le décompte des primes dans l'industrie ?

Dans l’industrie, la fin de mois est souvent synonyme de casse-tête pour les services des ressources humaines, les gestionnaires de paie et les managers.
La raison : le temps passé au décompte des primes diverses et variées inhérentes aux différentes activités des collaborateurs. 
Conventions collectives, accords de branche, usages dans l’entreprise, changements de poste, etc., autant de raisons qui, au fil des années, ont considérablement complexifié cette tâche.

Heureusement, à l’heure de la digitalisation des informations RH et de paie, il est désormais simple de réaliser cette tâche trop souvent chronophage. 
La solution repose sur un couplage logiciel de gestion des temps et badgeuse qui génère comme résultats : gain de temps, fiabilité et amélioration du climat social.


Sommaire :

 

décompte des primes dans l'industrie

 

Quelles sont les primes les plus courantes dans l’industrie ?

Sources de motivation et venant en compensation d’un travail usant, les primes sont légion dans le secteur de l’industrie. Elles sont recensées dans les conventions collectives, accords de branche, accords d’entreprise, règlement intérieur ou contrat de travail. On peut les classer dans trois grandes catégories :

Primes relatives au remboursement de frais professionnels

  • Prime de panier : bien qu’elle ne soit plus citée dans le code du travail, la prime panier est encore en vigueur dans la majorité des sociétés industrielles. Cette indemnité repas est versée par l’employeur au salarié obligé de se restaurer dans les locaux de l’entreprise (horaires décalés, travail de nuit, etc.), quand il ne dispose pas d’une cantine sur son lieu de travail ou que le temps de pause est insuffisant pour rentrer prendre son repas à domicile. 

  • Prime de salissure : s'applique lorsqu’une tenue de travail nécessitant des frais de nettoyage particuliers est imposée aux salariés par l’entreprise.

Primes relatives aux conditions de travail

  • Prime d’habillage et de déshabillage : est due lorsque le port d’une tenue de travail est imposé par l’employeur et que l’habillage et le déshabillage doivent être réalisés sur le lieu de travail. Cette contrepartie vise à compenser les minutes perdues à chaque prise et départ de poste. Elle peut être accordée soit sous forme de repos, soit sous forme financière. 

  • Prime de pénibilité : généralement allouées aux collaborateurs dont le travail est particulièrement usant physiquement ou redondant.

  • Prime de froid ou de chaleur : elle s’applique généralement aux salariés travaillant dans un local à basse ou haute température.

  • Prime d’insalubrité : elle s’applique en compensation d’une hygiène de travail particulièrement mauvaise liée à l’activité de l’entreprise.

  • Prime de risque : ce supplément de rémunération est attribué aux salariés travaillant dans des conditions à risque.

  • Prime d’astreinte : pouvant être accordée sous forme financière ou sous forme de repos, elle sert à compenser l’empiétement du travail sur la vie privée et la disponibilité à tout moment du salarié. A noter qu'en cas d'intervention du salarié, la durée d'intervention doit être considérée comme un temps de travail effectif. Hors interventions, la période d'astreinte a aussi des répercussions sur le calcul de la durée minimale du repos quotidien et hebdomadaire. 

  • Prime de nuit : vient en dédommagement des horaires de nuits pouvant générer des “atteintes à la santé”. Elle peut faire l’objet d’une majoration de salaire, d’une prime, d’une contrepartie en repos et alimente le compte pénibilité des collaborateurs. 

Primes relatives à la performance individuelle ou collective

  • Prime de rendement : aussi appelée prime de productivité, elle est destinée à récompenser une performance du salarié ou de son équipe.

  • Prime de résultat : individuelle ou collective, cette prime peut être versée en contrepartie de la réalisation des objectifs professionnels par le salarié.

  • Prime d’assiduité : pour limiter le taux d’absentéisme, elle vient récompenser les salariés pour leur présence.

Toutes ces primes impactent la gestion des temps de travail mais aussi la rémunération puisqu'elles génèrent des éléments variables de paie.

Pourquoi libérer les managers et les RH du décompte des primes ? 

La gestion de ces primes s'avère particulièrement chronophage pour les services RH et les managers utilisant encore des tableurs Excel ou des fiches papier.

En effet, de par leur présence sur le terrain, c'est généralement aux managers d'équipes de production que revient la charge du suivi des plannings et du reporting, très souvent sur Excel. Ils doivent ensuite partager ce fichier au service des ressources humaines pour validation avant le passage dans le logiciel de paie. Les risques d'erreurs et de litiges avec les salariés sont alors bien réels.

C'est pourquoi, automatiser le suivi des primes permet d'offrir un vrai service :

  • aux managers de production en leur faisant gagner du temps de saisie et de contrôle,
  • aux ressources humaines en leur évitant une saisie et un traitement des anomalies,
  • aux gestionnaires de paie en sécurisant les données récupérées pour l'établissement de la paie,
  • aux salariés en assurant le bon calcul de leurs primes.

Comment marche l’automatisation du traitement des primes ?

Schéma automatisation décompte primes dans l'industrie

Grâce à une solution de pointage par poste reliée à un logiciel de GTA (Gestion des Temps et des Activités), lui-même interfacé avec le logiciel de paye, la question des primes peut être automatisée.
Parce qu’un cas réel est plus parlant, découvrez dans l’encadré ci-dessous ce que vous offre cette solution.

Exemple de cas dans l’industrie agro-alimentaire

Un collaborateur travaille en 2x8. Tel que :

  • En semaine 1 et 3 : du lundi au jeudi en horaires de jour, il est opérateur sur la chaîne d’embouteillage. Le vendredi, il travaille dans les bureaux pour participer aux réunions sur l’amélioration des process opérateurs.

  • En semaine 2 et 4 : du lundi au vendredi en horaires de nuit, il travaille sur la zone conditionnement où la température ambiante est inférieure à 10°. Ce qui peut donner lieu à une prime de froid.

  • Il est d’astreinte une nuit en semaine 1 ainsi que le troisième week-end du mois.


A partir du pointage effectué par le collaborateur, le logiciel de GTA va pouvoir mettre à jour automatiquement les compteurs pour que la paye calcule automatiquement :

  • La majoration des heures de nuits : à partir du nombre de nuits travaillées.

  • La prime panier de jour : à partir du nombre de jours travaillés en journée hors bureaux.

  • La prime panier de nuit : à partir des nuits travaillées dans le mois.

  • La prime d’habillage : en dénombrant les fois où le salarié a dû s’habiller et se déshabiller pour ses prises et départs de poste.  

  • Le nombre de Tickets Restaurants relatifs au nombre de jours travaillés en bureau. 

  • La prime de froid : à partir du nombre d’heures travaillées dans un climat froid. 

  • La prime d’astreinte en tenant compte des variables de week-end et de nuit.

Ainsi, chaque fin de mois, le manager, sur son portail dédié, n’a plus qu’à traiter les éventuelles alertes et/ou valider les compteurs qui sont automatiquement intégrés au logiciel de paie. 
Quant au collaborateur, il dispose désormais sur un portail salarié, d’une vision tout au long du mois de ses compteurs d'éléments variables de paie.

 

Quatre bénéfices à automatiser le calcul des primes dans l’industrie

Collaborateurs, managers, RH, gestionnaires de paie et direction : tous ont à gagner avec l’installation d’une solution de pointage et de gestion des temps et des activités. Si vous en doutez encore, nous avons listé les 4 objectifs principaux :

  1. Gain de temps pour les managers et services RH en évitant les doubles saisies, les calculs à la main ou sur Excel, les revues de chaque planning. Ils peuvent ainsi accorder plus de disponibilité à des sujets plus porteurs de valeur ajoutée.

  2. Amélioration du climat social en prévenant tout risque d’erreurs dans le calcul des primes

  3. Transparence pour les collaborateurs qui grâce au portail salarié peuvent savoir à tout moment où en sont leurs compteurs d'éléments variables (paniers de jour et de nuit, astreinte, salissure, pénibilité, etc.)

  4. Sérénité pour les services de paye et l’équipe de direction qui n’ont plus à gérer l’insatisfaction des collaborateurs voir des redressements par les administrations suite à des erreurs de calcul.

Vous êtes aussi confrontés à ce problème et souhaiter automatiser le traitement de vos primes, venez échanger avec un conseiller So'Horsys

 

contactez-nous