Réussir son projet d'annualisation avec la conduite du changement

Conduite au changement : notre méthodologie en 5 étapes

Chez Asys, nous avons identifié 5 étapes à suivre pour mettre en place une stratégie de conduite du changement efficace :

1. Identifier les cibles : définir la liste des populations impactées par la mise en place de l’annualisation.
2. Identifier les impacts directs et indirects : il est, par exemple, possible de réaliser des interviews avec vos cibles pour ajuster les besoins du terrain et les pratiques de chacun.
3. Identifier les points de résistance : pour vous permettre de préparer des leviers qui lèveront les résistances de chaque cible.
4. Bâtir un plan de communication et de formation : pour favoriser l’acculturation des équipes et l’intégration des nouveaux usages au quotidien
5. Vérifier que la stratégie est efficiente : en se donnant des objectifs SMART (Spécifique - Mesurable - Atteignable - Réaliste - Temporellement défini)

Asys a identifié deux populations qui sont particulièrement impactées par la mise en place de l’annualisation des temps de travail : les managers et les collaborateurs.

Découvrez comment chacune de ces populations peut être accompagnée au cours de la mise en œuvre du projet d’annualisation des temps de travail

Les managers : un public essentiel du projet d’annualisation

L’annualisation est pour les managers un changement dans leurs processus RH. Ce changement de pratique RH pourra les amener à évoluer dans leur rôle en passant de « planificateurs » à de véritables pilotes des temps de travail de leurs équipes.

Par exemple, pour arriver à l’objectif de modulation prévu en fin de période, ils devront cadrer les heures supplémentaires, anticiper les périodes de récupération et le cas échéant, moduler l’usage de l’interim.

Les managers vont ainsi devenir acteurs de la gestion des temps de leurs équipes à court et moyen termes. L’annualisation va les amener à réfléchir la planification en fonction de l’activité prévisionnelle de l’entreprise.

A cet égard, il sera intéressant en premier lieu de rappeler ou de redéfinir les rôles et les périmètres des managers :

• Dans quelle mesure sont-ils responsables de la planification ?
• Qui contrôle les plannings ou les indicateurs RH ?
• Qui valide les congés et absences ?
• Etc.

L’annualisation implique une modification des habitudes de travail qui peut être parfois significative.

Pour faciliter le changement, 3 leviers principaux sont à activer :

1 - La communication :

la communication est un point clé dans une stratégie de conduite du changement pour garantir une bonne acculturation des équipes aux nouvelles pratiques RH. Il convient donc d’établir un plan de communication qui doit démarrer très en amont et être maintenue tout au long du projet.

Mais quoi communiquer ? Il faut se tourner vers les besoins des managers et leurs indiquer comment l’annualisation et les outils de gestion de temps vont répondre de manière très concrète à leurs missions :

• Améliorer le prévisionnel,
• Obtenir des compteurs pertinents pour les managers,
• Pouvoir donner de l’information directement à ses salariés,
• Etc.

2 - La formation :

Les formations accordées autour des process RH et de l’outil de GTA seront essentielles pour permettre la mise en œuvre concrète des nouvelles pratiques liée à l’annualisation.

Il est aussi important de veiller à mettre en place un support de proximité sur les process RH et/ou l’outil de GTA.

3 - S’assurer de l'efficience de la stratégie :

Il est important de s’assurer dans les premiers mois que les outils de reporting et/ou décisionnels mis en place correspondent aux besoins et guident suffisamment les managers.

Il est aussi possible de mettre en place un système de tutorat par le n+2 (le n+1 du manager). Ce sera par exemple l’occasion de prendre un temps à chaque fin de trimestre avec son référent pour s’assurer de bien lire les indicateurs et de mener des actions ou modifications de planning en conséquence.

Un autre exemple très intéressant est de mettre en place une « communauté » de managers où ils pourront échanger sur le sujet, poser leurs questions et répondre à celles des autres managers (avec la solution de collaboration interne par exemple). Des temps d’échange dédiés ou un « manager référent » pourront accompagner les managers de proximité, ce qui peut s’avérer très efficace pour la mise en pratique de l’annualisation et d’un outil de GTA.

La gestion du changement pour les collaborateurs

La conduite du changement auprès de la population des utilisateurs finaux est tout aussi importante. Les leviers que nous vous avons exposés précédemment pour les managers doivent être adaptés dans leur contenu aux collaborateurs.

Il convient tout d’abord d’expliquer le principe de l’annualisation aux collaborateurs : pourquoi l’entreprise décide-t-elle de la mettre en place ? Dans quel cadre légal cela s’applique t il ? Qu’est-ce que cela va changer pour eux dans leur quotidien ?

Les services RH pourront prévoir des réunions d’information régulières ainsi que des supports écrits afin de les accompagner dans la durée.

Voici des exemples de sujets que vous pourriez aborder :

• Expliquer les raisons du choix de l’annualisation et les grandes étapes du projet,
• Présenter les règles de gestion des temps à ses salariés et comment elles s’appliqueront concrètement,
• Anticiper les points de friction principaux comme par exemple le paiement des heures supplémentaires en décalé ou les modifications de plannings,
• Communiquer sur des compteurs clairs et simples.

Une fois la pratique RH expliquée, vous pourrez ensuite présenter l’aspect logiciel en mettant en valeur les avantages de la solution GTA, avec, par exemple un avant / après des process RH.

Pour finir, vous pourrez vous appuyer sur les tableaux de bord de votre solution de GTA pour transmettre plus facilement les informations que vous souhaitez aux partenaires sociaux.

Les + d’une solution RH
Les indicateurs de l'annualisation sont directement visibles dans le planning ou dans l’espace du collaborateur selon son profil (manager, RH, etc.).
Les mises à jour des indicateurs se font en temps réel en fonction de la planification et les logiciels de GTA comme Chronos et So’Horsys savent calculer les heures supplémentaires prévisionnelles en fin d’année. Des alertes peuvent être aussi envoyées selon des seuils et des périodes prédéfinies.

Cet article #3 fait partie de notre dossier sur l'annualisation et sa digitalisation
dans les organisations privées et publiques.
Découvrez nos deux autres articles :
➡️ (1/3) L’annualisation du temps de travail en entreprise
➡️ (2/3) Comment digitaliser l’annualisation avec un logiciel de gestion des temps ?