Collectivités : 6 critères pour bien choisir votre logiciel de gestion des temps et planification

Le printemps 2021 marque pour le bloc communal la fin de la période de délibération pour définir les règles relatives au temps de travail de leurs agents, conformément à la loi de transformation de la fonction publique

Ce passage aux 1607h annuelles de travail effectif obligent les collectivités à changer leurs pratiques concernant la gestion des temps et la planification, avec par exemple, la mise en place de l’annualisation du temps de travail.  

Pour les collectivités, s’équiper d’une solution SIRH de GTA, telle que Chronos ou So’Horsys, va permettre de :

  • Se mettre en conformité avec cette réforme et les autres contraintes légales,
  • Mettre en place sereinement l’annualisation du temps de travail,
  • Gagner du temps sur des tâches chronophages,
  • Apporter de la transparence et faciliter la communication entre agents et employeurs

 

Grâce à notre expertise autour du secteur public, nous vous proposons de détailler les critères indispensables au choix d’une solution de GTA adaptée aux collectivités :

  1. LA FACILITÉ de la gestion de l’annualisation du temps de travail
  2. L'AUTOMATISATION de la gestion des absences et des congés
  3. L'ACCESSIBILITÉ et la mobilité
  4. LA PERSONNALISATION du logiciel 
  5. LA PERFORMANCE & L’ÉQUITÉ  dans la planification des équipes 
  6. L’ACCOMPAGNEMENT projet et la conduite du changement

1. La gestion facilitée de l’annualisation du temps de travail

Certains personnels des collectivités connaissent des cycles de travail variés selon leurs missions et la mise en place de l’annualisation du temps de travail peut permettre :

  • À la collectivité de piloter efficacement le temps de travail sur l’année, notamment au regard des 1607 heures,
  • Au personnel de conserver une rémunération identique tout au long de l’année, y compris lors de période de pic ou de baisse d’activité,

L’annualisation n’est pas une pratique aisée pour les responsables RH et la solution de GTA doit faciliter le pilotage et le suivi des temps effectif de travail.

Grâce au calcul en temps réel des compteurs, le responsable RH pourra vérifier régulièrement le temps de travail effectué et prendre les actions nécessaires pour arriver à l’équilibre en fin d’année. Et ainsi éviter les heures supplémentaires ou au contraire, éviter le report du temps à effectuer sur l’année suivante.

 

2. La gestion fiable et automatisée des absences et des congés

La gestion des absences et des congés est un sujet essentiel pour les organisations publiques et leurs agents mais peut être très chronophage du fait de la multiplicité des types d’absences possibles et de la gestion particulière des congés.

Au-delà des congés annuels, jours fériés et journées de bonification, la solution de GTA doit permettre de suivre les congés spéciaux, rémunérés ou non, en vigueur dans les collectivités comme les absences pour délégations syndicales (IRP), les absences de type ASA, les événements familiaux, mandat politique etc.

Grâce à la dématérialisation de la gestion des absences et congés, le logiciel de gestion de temps doit vous permettre de gagner en temps et en fiabilité. Pour cela, il faut prévoir un module comme le Freetime de Chronos qui permet :  

  • Une mise à jour en temps réel des droits et des alertes en cas d’anomalie,
  • Un calendrier intuitif et visuel des équipes,
  • Un processus de demandes et validation automatisé

 

3. l'accessibilité et la mobilité

Autre fonctionnalité indispensable pour les agents et leur manager : avoir accès à leur portail respectifs en self-service sur PC, smartphone ou tablette.

  • Côté agentle portail RH va leur permettre de suivre leur temps de travail, gérer leurs congés et déclarer leurs activités en toute autonomie. 
  • Côté manager, les plannings et les compteurs doivent se mettre à jour en temps réel sur le portail manager pour qu'il puisse valider les demandes des agents, corriger les anomalies ou encore suivre les compteurs d'annualisation.

 

La disponibilité des solutions sur smartphone et tablette est un véritable plus pour permettre aux agents et managers mobiles sur différents sites d'accéder à leur information à tout moment.

 

4. La personnalisation de la solution

La solution de GTA doit savoir prendre en compte la multiplicité des corps de métiers travaillant au sein des collectivités territoriales : voiries, espaces verts, crèches, établissements scolaires, police municipale, etc.

La personnalisation du logiciel RH à travers la souplesse du paramétrage est alors clé pour intégrer les différents contrats, les différentes organisations du travail et calculer automatiquement les éléments variables de paie.

Par ailleurs, la multiplicité des sites est aussi une spécificité des collectivités à laquelle le logiciel doit pouvoir répondre, avec par exemple des accès adaptés à plusieurs profil utilisateurs.

 

5. La planification des équipes : associer performance et équité  

La planification des ressources est un enjeu important pour les gestionnaires au sein des collectivités pour bien répondre aux besoins des différents services publiques.  

Une solution de planning peut être un allié puissant pour gérer efficacement les affectations au regard des compétences et des besoins, et ce dans le cadre de l’annualisation.

Un critère important pour assurer l’équité entre les agents : l’activation d’alertes et des compteurs dans le planning pour piloter les astreintes, les récupérations, le travail le weekend et jours fériés.

 

6. L’accompagnement de projet et la conduite du changement

Bien choisir sa solution de gestion des temps et planification c’est aussi bien choisir l’entreprise et les équipes qui vont accompagner la mise en place de ce projet auprès des gestionnaires et des utilisateurs finaux, les agents.

En effet, digitaliser sa gestion des temps implique parfois un changement de pratiques important qu’il faut savoir accompagner.  

Le facteur humain étant indissociable de la réussite d’un projet de gestion des temps, l’entreprise que vous allez choisir doit prévoir une stratégie pour accompagner les changements de processus et les nouveaux usages qui en découlent.

 

Pour aller plus loin

Pour vous aider à préparer votre projet sereinement, Asys vous offre un modèle de cahier des charges personnalisable adapté aux collectivités ainsi qu'une grille Excel d’analyse des réponses :

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