Aventics optimise sa gestion des temps avec Chronos

AVENTICS est fabricant mondial de composants et systèmes pneumatiques. Afin d’optimiser sa gestion des ressources humaines, Aventics a choisi le logiciel de gestion des temps et de planification Chronos. Les objectifs étaient multiples : mieux piloter les temps de travail, automatiser les processus liés à la gestion des temps et redonner aux managers la dimension RH de leur poste.

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Engagé dans une démarche d’amélioration de ses processus, Aventics (Bonneville) constate les limites du logiciel de gestion des temps en place face à la multitude de compteurs à gérer, à une annualisation complexe et au besoin d’automatiser des processus RH chronophages. « La direction des Systèmes d’Information et la direction des Ressources Humaines ont conjointement choisi Chronos pour sa convivialité. Ses nombreuses possibilités de paramétrage répondaient à la complexité de notre organisation » explique Meggy Mollier, Responsable de l’administration du personnel.

 

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Objectifs du projet

  • Optimiser le suivi les temps de travail
  • Automatiser les processus liés à la gestion des temps
  • Redonner aux manager la dimension RH de leur poste

Mieux piloter les temps et automatiser les processus

Chronos apporte une meilleure visibilité sur les données RH grâce à l’automatisation avancée de calculs de compteurs. Des rapports prédéfinis permettent à Aventics d’exploiter les informations de gestion des temps à la demande : suivi d’absentéisme par salarié, par service, par unité de production, suivi des congés payés, des CET, suivi des astreintes, des pointages, … Toutes les données issues de Chronos peuvent être exploitées.

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De même, le suivi de l’annualisation auparavant réalisé sous Excel® a gagné en fiabilité. Les calculs d’annualisation sont automatiquement ajustés en fonction des plannings et des absences. A la fin de la période, un publipostage informe chaque salarié de sa situation afin qu’il choisisse la récupération ou le paiement des heures. L’interface avec le logiciel de paie Sage® simplifie également le traitement des éléments variables de paie liés aux astreintes, heures de nuit, de week-end, etc.

Parmi les processus à automatiser, le suivi de la productivité a gagné en fluidité et en réactivité. Le matin, l’après-midi et la nuit, les responsables d’équipe remontent le suivi analytique des activités auprès du contrôle de gestion. Les changements de poste sont anticipés et corrigés si besoin par les managers directement dans Chronos afin de produire des états de productivité en temps réel. Le pilotage analytique de chaque secteur de production ou centre de coûts est plus simple à réaliser sur le terrain, fiabilisé et plus facilement exploitable pour les besoins de reporting du groupe.

Redonner aux managers la dimension RH de leur fonction

Lors du lancement de Chronos, Aventics a déployé un plan de formation de ses managers en deux temps. Tout d’abord auprès d’une quinzaine de team leaders (production), impliqués dans la gestion du changement, puis auprès d’une soixantaine de managers issus de tous les services : achat, administratif, informatique, logistique, méthodes, ...

« Depuis, les managers ont repris la main sur la gestion de leurs équipes et de leurs plannings, et notamment sur le contrôle des pointages au quotidien. Nous avions auparavant 2 heures de décalage dans la remontée d’informations terrain, aujourd’hui c’est instantané. Chronos évite de nombreux e-mails ou appels chronophages avec la RH. La gestion des temps s’est rapprochée du terrain, notamment avec l’utilisation du ChronoBoard par les managers » souligne Meggy Mollier.

Le ChronoBoard est le tableau de bord RH du manager : arrivée d’un nouveau salarié ou intérimaire dans le service, changement d’affectation, demande d’absence, habilitation ou compétence arrivant à échéance, anomalie de pointage,alerte en cas de dépassement de compteurs, visite médicale à renouveler, dépassement du nombre d’heures travaillées sur une journée, sur une semaine,…

« Les managers ont gagné en autonomie et sont responsabilisés sur la gestion de leurs équipes. Les échanges avec la RH sont plus qualitatifs » poursuit Meggy Mollier. Chronos favorise la décentralisation vers les managers : modifier le planning pour changer un horaire ou le temps réalisé, faire une demande de prêt de salarié,visualiser les compteurs à jour du salarié, éditer le planning, … Pour les accompagner au quotidien et sécuriser les pratiques, Chronos émet des alertes bloquantes ou informatives, par exemple lors de la modification de planning.

Pour tous les salariés, Chronos offre un espace personnel permettant de consulter les soldes, les pointages, de faire des demandes de tous types d’absences, de déplacement, etc. « Les demandes de congés sont tracées, l’historique est accessible, ce workflow simple satisfait à la fois les managers, les salariés et la RH » indique Meggy Mollier.


Dans une enquête de satisfaction interne menée auprès des managers, Chronos obtient la note de 8/10.


Un accompagnement projet et métier

« Durant la mise en place de Chronos, nous avons été accompagnés par un consultant expérimenté qui nous a apporté son regard extérieur au moment où nous remettions à plat nos règles de gestion » poursuit Meggy Mollier. Un gestion de projet efficace et un accompagnement de proximité ont permis à Aventics de maîtriser le planning de mise en oeuvre de Chronos dans le respect des délais.

Aventics a par la suite opté pour le Télé-Service. Cette offre de maintenance du paramétrage assure les travaux d’adaptation et d’évolution de la solution et garantit son maintien en conditions opérationnelles. « Nous sommes très satisfaits du Télé-Service. Une consultante nous est dédiée. Elle connaît notre projet et notre organisation. Toutes ses interventions sont rapides et tracées. Nous gardons la main grâce à un livre de procédures. Chronos est parfaitement à jour sur nos évolutions RH » conclut Meggy Mollier.

A retenir

  • Processus RH automatisés
  • Décentralisation de la gestion des temps auprès des managers et salariés
  • Responsabilisation des managers opérationnels
  • Meilleure visibilité sur les données RH
  • Reporting facilité